Redução de custo é sempre um desafio para as empresas dos mais diversos segmentos. No outsourcing, ele é ainda maior devido à necessidade de oferecer um serviço de alto nível aos clientes e, ao mesmo tempo, atuar com valores competitivos no mercado sem abdicar da lucratividade que garante a sustentabilidade do negócio. Pensando nesta necessidade, preparamos um conjunto de estratégias que facilitam esta redução de forma assertiva. Acompanhe!
Abordagens inteligentes para redução de custo
Em um primeiro momento, essas ações de redução de custos parecem simples. No entanto, os resultados delas são muito mais abrangentes do que se imagina. Nesse caminho de otimizar os recursos operacionais no outsourcing, precisamos ter claro que cada operação deve ser considerada com o intuito de diminuir os custos de forma global. Por mais simples que uma operação pareça, lembre-se que ela sempre pode ser otimizada.
Implementar soluções de gerenciamento de impressões
Cada uma dessas soluções contribui de forma direta para a redução do custo de impressão e devem ser aplicadas de maneira abrangente nas empresas que atuam no mercado de outsourcing.
– Gestão centralizada e automatização
Um controle eficiente de custos está muito ligado ao contínuo monitoramento das atividades de impressão e ao uso de recursos de automação que evitam a necessidade de constantes intervenções manuais. Para isso, é necessário centralizar o gerenciamento de impressões.
– Contínua análise de dados
Por meio de relatórios gerenciais é possível analisar dados atualizados que respaldam decisões inteligentes quanto ao gerenciamento de impressão. Esta análise deve ser feita regularmente, não apenas em situações que requerem correção.
– Rápidas ações de melhoria
Para reduzir custo outsourcing de impressão é preciso que as ações de melhoria sejam ágeis e programadas. Ou seja, após análise de informações e verificação de situações que devem ser prevenidas ou corrigidas, as ações práticas devem ser adotadas o quanto antes, considerando curto, médio e longo prazo.
– Fortalecer o engajamento dos times
O alcance dos resultados depende do engajamento dos colaboradores quanto às ações que devem ser adotadas. Treinamentos pontuais e reforço constante das práticas que devem ser seguidas no gerenciamento de impressões são fatores decisivos para aumentar a produtividade e evitar custos excessivos.
Otimização do uso do toner
Esta é outra estratégia de destaque na redução de custo. A otimização começa a partir da racionalização do ambiente de impressão com uso de softwares que permitem verificar o padrão de uso individual dos usuários e acompanhar o nível do toner. Estes são exemplos de ações que contribuem para a otimização do uso do toner:
- Definir alertas de uso para quando o nível do toner cair abaixo de um determinado limite;
- Em todas as situações possíveis, atuar com padrões de impressão que sejam mais econômicos e otimizar as configurações de impressão para reduzir a cobertura de toner;
- Gerenciamento de toner integrado ao controle de estoque de suprimentos.
A combinação desses três fatores gera efeitos positivos imediatos para a redução de custos e também para o aumento da eficiência.
Planejamento estratégico para reduzir custos
Um planejamento bem elaborado é o ponto de partida para que a redução de custo de impressão seja consistente. Para realizá-lo, é preciso considerar estes dois pilares:
Definição das necessidades da empresa
Os provedores de outsourcing possuem necessidades específicas que devem ser detalhadamente consideradas. Um exemplo dessas necessidades básicas é elevar a eficiência das operações para impedir desperdícios que podem ser facilmente evitados.
Para manter a competitividade, outro aspecto primordial é oferecer uma experiência diferenciada aos clientes, o que abrange eficiência técnica e adoção de recursos tecnológicos capazes de otimizar as operações e equilibrar os custos com a qualidade do serviço oferecido.
Trabalhar com um índice de lucratividade que mantenha o negócio sustentável e com potencial de crescimento é também umas das necessidades que precisam ser atendidas.
Definição de metas e indicadores de performance
Para aumentar sua receita e potencializar a lucratividade dos seus contratos, é imprescindível trabalhar com metas bem definidas e indicadores de performance que devem ser acompanhados continuamente. Informações rápidas são recursos de primeira necessidade para reduzir custos no mercado de outsourcing e elas podem ser obtidas a partir de relatórios gerenciais que oferecem um parâmetro geral das operações.
Adotar tecnologias para otimização de processos e redução de custos
Não é exagero dizer que a redução do custo de impressão depende na maioria do quanto sua empresa utiliza recursos tecnológicos. Aplicada de forma estratégica e direcionada às necessidades específicas da sua empresa, a tecnologia traz excelentes resultados na otimização dos processos e na melhora da experiência dos clientes, o que repercute positivamente no faturamento e no índice de lucratividade. Vamos ver três fatores que sempre precisam ser considerados.
Automação de processos de impressão
Quando consideramos o ambiente de impressão, é impossível não contar com recursos de automação para torná-lo mais eficiente. O uso de equipamentos e softwares modernos é determinante para elevar a eficácia gerencial e proporcionar um atendimento de alta qualidade. Este diferencial também impacta na fidelização e prospecção de novos clientes.
Digitalização de documentos
O processo de digitalização de documentos tem sido um aliado de grande importância na redução de custo de impressão e sempre deve ser aprimorado. No mercado de outsourcing, as empresas que consideram este fator conseguem adotar preços mais competitivos e elevar o potencial de expansão.
Lembrando: os provedores de outsourcing apenas oferecem esta possibilidade. Quem decide se irá contratar e, efetivamente, utilizar o serviço de digitalização, é o cliente final.
Reduzir custos de impressão e aumentar a lucratividade não é um sonho distante. Com estratégias e ferramentas combinadas para um mesmo propósito é possível obter resultados surpreendentes que tornam sua empresa mais dinâmica e competitiva.
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