Entenda como funciona a guarda eletrônica de Nota Fiscal de Serviço

Antes de começarmos a falar sobre guarda eletrônica da NFS-e, vamos relembrar o que é o XML. Em uma pesquisa rápida na internet podemos explicar o que é um XML, a sigla vêm do inglês “Extensible Markup Language”, é uma linguagem de marcação recomendada pela W3C (World Wide Web Consortium), para a criação de documentos com dados organizados hierarquicamente, tais como textos, banco de dados ou desenhos vetoriais. A linguagem XML é classificada como extensível, porque permite definir os elementos de marcação. 

É obrigatório a Guarda Eletrônica da NFS-e pelo Prestador de Serviço? 

Conforme pode ser visto no artigo anterior (releia), na NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica) não existe uma padronização no layout de arquivos, estando livre para cada prefeitura implantar seu respectivo layout e regra de negócio.

Em alguns lugares não existe a obrigatoriedade da guarda eletrônica do XML (Extensible Markup Language), pois o próprio município realiza a guarda eletrônica e o envio do XML autorizado para o tomador de serviço, diferente da NF-e que obriga a empresa a realizar a aguarda do XML, conforme portaria número 098/2014, § 7° do artigo 9°:

“Caput da Cláusula 7ª: “O emitente da NF-e deverá, obrigatoriamente, encaminhar ou disponibilizar download do arquivo da NF-e e seu respectivo Protocolo de Autorização de Uso ao destinatário e ao transportador contratado, imediatamente após o recebimento da autorização de uso da NF-e.”.

Fonte: Sefaz

O NFS-e ColdWeb

O NFS-e ColdWeb é um dos módulos do NFS-e, que permite ao prestador de serviço realizar o guarda eletrônica dos seguintes documentos:

• XML RPS;
• XML NFS-e.

O NFS-e ColdWeb trabalha de uma forma bem simples. Após o documento ser processado pelo NFS-e, e a prefeitura realizar a conversão da RPS em NFS-e, o software do NFS-e realiza o envio do XML de RPS e NFS-e para o NFS-e ColdWeb, assim, realizando a guarda eletrônica do XML para o prestador de serviço, onde se caso a prefeitura realize uma auditoria no prestador de serviço pode apresentar para o fiscal da prefeitura os documentos emitidos.

Conforme visto no tópico anterior, não existe obrigatoriedade da guarda eletrônica da NFS-e para algumas prefeituras, entretanto, é uma boa prática para as empresas emitentes de NFS-e, se preocuparem com o armazenamento de uma copia do documento emitido em seus servidores e também realizar o envio do respectivo XML para o tomador de serviço. Assim, o software do NFS-e ColdWeb realiza a guarda eletrônica e envio do XML de NFS-e para o tomador de serviço.

Benefícios do modulo NFS-e ColdWeb.

– O fiscal do prestado de serviço pode consultar a NFS-e que foi metida no mês atual ou em meses/anos anteriores.

– Em caso de auditoria por parte da prefeitura, o prestador de serviço possuiu em mãos a guarda eletrônica da NFS-e e RPS que foram emitidas.

– Envio por e-mail do XML de RPS e XML de NFS-e;

– Download do XML de RPS e NFS-e.