Um dos custos variáveis mais representativos de um outsourcing de impressão, os suprimentos podem ser gerenciados de forma mais inteligente
As estimativas são objetivas: os suprimentos podem representar até 40% do custo total de um contrato de outsourcing de impressão, o que inclui os recursos humanos, desenvolvimento e controle de sistemas, gastos logísticos, entre outros. E, é claro, há diferentes pesos dentro dos suprimentos: há preocupação maior com o consumo excessivo de toners do que com o uso de papel.
Como se trata de um custo variável dentro de cada cliente, existe uma preocupação em conseguir criar uma sincronia entre um monitoramento eficiente do parque de impressões e o planejamento de reposição de suprimentos. O passo inicial nesta empreitada é garantir a cobertura de 100% dos dispositivos usados por uma companhia, incluindo aqueles que estejam em ambientes distribuídos.
Com isso, o outsourcing e a própria organização passam a ter os dados completos sobre as impressões dentro do negócio. Com essas informações, ganha-se a possibilidade de criar um histórico de uso, melhorando a previsão de consumo de suprimentos. Além disso, identifica-se a necessidade de reposições de forma precisa e baseada em indicadores, evitando trocas prematuras.
Conforme explicamos neste artigo, as trocas prematuras têm diversas razões, mas devem ser combatidas pelo provedor, pois geram benefícios também aos clientes finais, que passam a fazer um uso mais inteligente e eficiente de recursos.
Como uma gestão completa de reposição impacta os clientes
Ao compreender a fundo o desempenho de um parque de impressão, várias análises se tornam mais efetivas, o que permite ao provedor operar de forma proativa. Na prática, isso resulta em diversos benefícios como a manutenção de um bom relacionamento com os clientes e a antecipação de potenciais falhas, o que pode impedir o fornecimento do serviço com qualidade.
Veja outras vantagens de um gerenciamento de estoque:
Rastreabilidade dos materiais – O provedor passa a ter uma visão completa de todos os suprimentos até o término do seu uso. Trata-se de um grande benefício, pois permite mapear o uso dos toners e de outros materiais, o que aumenta a segurança do patrimônio alocado e da própria relação com os clientes.
Gestão assertiva – Administrar adequadamente os suprimentos resulta em benefícios sob várias óticas: no aspecto financeiro, melhora a rentabilidade de projetos; no logístico, aumenta a previsibilidade, otimizando as entregas e reduzindo custos; no estoque, aumenta a inteligência das compras, diminuindo o inventário armazenado e os recursos disponibilizados para tal; e na segurança, pois há a certeza de que o parque de impressão seguirá operando.
Controle em tempo real – Um software como o NDD Print MPS permite acompanhar em tempo real a quantidade de suprimentos e compará-lo com a performance baseada em seu histórico. Dessa forma, é possível ter um planejamento mais eficiente e, se houver necessidade, antecipar ou atrasar entregas, dentro de um planejamento logístico.
Alertas de trocas prematuras – Em muitos casos, o cliente realiza a troca de forma prematura. Para o provedor, é possível gerenciar essa situação sem gerar atritos com o cliente e, ao mesmo tempo, evitar desperdícios, especialmente dos toners, com o seu custo atrelado ao dólar. Outro ponto é que a compreensão desse problema pode facilitar a educação e a criação de materiais que orientem o cliente final sobre os momentos ideais para as trocas, fomentando uma economia sustentável.
Melhoria da negociação com fornecedores – O entendimento do atual estoque e dos prazos para as trocas permite ao provedor compreender o que está armazenado e qual vai ser a necessidade no curto, médio e longo prazos. Essa visão integral pode ser aplicada para a negociação com os fornecedores, reduzindo os custos e otimizando as entregas conforme a real necessidade.
É nítida que a tomada de decisões relacionadas à gestão de reposição de suprimentos está baseada na inteligência construída dentro do software especializado para o outsourcing de impressão. Dentro desse contexto, um dos aspectos primordiais tanto para o provedor quanto para o cliente final é a possibilidade de elaboração de relatórios, que simplifiquem essa análise.
Esses materiais devem oferecer uma visão completa do parque de impressão e de seu histórico em apresentações fluídas. É importante ter a possibilidade de personalizar, filtrar dados e exibi-los de diferentes maneiras, seja em gráficos ou em dashboards capazes de habilitar o cruzamento de informações, dando aos gestores novos insights sobre o parque de impressão.
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