Nos últimos anos, a tecnologia permitiu que as empresas substituíssem as imensas pilhas de papel por documentos eletrônicos, que podem ser gerados, enviados, recebidos e armazenados de maneira muito mais prática e fácil. São vários os benefícios, principalmente para a área fiscal, que ganhou muito mais agilidade. No entanto, assim como antes era necessário cuidar com incêndios, inundações e outros problemas que comprometessem os arquivos, hoje a atenção é com as falhas técnicas que causam interrupções no sistema. Por isso, contar com uma solução de gestão de alertas é essencial para não interromper as operações de seu negócio.
A gestão de alertas é feita a partir do monitoramento da geração, do armazenamento, da recepção e da emissão de documentos eletrônicos. Assim, é possível identificar imediatamente toda e qualquer falha ou incidente que possa comprometer o sistema e encaminhar a rápida solução, evitando, portanto, paralisações no negócio. Dessa forma, os gestores têm uma tranquilidade maior para trabalhar sem precisar se preocupar tanto com inconsistências na parte fiscal da empresa.
Esse trabalho torna-se ainda mais importante porque a identificação é a parte que mais leva tempo na resolução de um problema. Portanto, antecipar-se e ter a possibilidade de atuar diretamente na causa é um grande diferencial competitivo para o empreendimento.
Como funciona a gestão de alertas?
Assim que a falha é identificada, a ferramenta alerta imediatamente os responsáveis pela solução por meio de mensagem de texto, e-mail ou telefone. Avisados do problema, os profissionais começam a trabalhar rapidamente para consertar o erro e permitir que os processos continuem rodando normalmente. Caso a equipe esteja indisponível, outra é indicada, conforme a hierarquia.
Digamos que ocorreu uma falha da recepção dos documentos eletrônicos e a empresa parou de receber os arquivos. Sem o monitoramento, a resposta pode ser muito mais lenta, acontecendo, inclusive, quando alguma empresa ou órgão já estiver entrando em contato para fazer alguma reclamação.
Outro problema poderia ser a perda de acesso ao banco de dados. Se não existir uma solução rápida para monitorar e resolver rapidamente essa situação, a empresa pode acabar arcando com prejuízos pela demora na entrega de algum documento ou pagamento de um imposto.
Geralmente, o monitoramento envolve alvos que interferem diretamente no sistema de geração, armazenamento, recepção e emissão dos documentos eletrônicos. A definição dos pontos que serão monitorados está ligada aos recursos utilizados para manter o processo funcionando. Entre os principais estão os sistemas operacional e gerenciador de banco de dados e serviços de documentos eletrônicos.
Gestão de alertas como apoio para a TI
Além de gerar os alertas de falhas e incidentes, o monitoramento ainda pode ser um apoio para a equipe de tecnologia da informação da empresa, que passa a acompanhar em tempo real o status de toda a infraestrutura do negócio e a ter mais autonomia. São informações preciosas que os gestores tem à disposição para promover melhorias constantes.
Podemos ver que se a gestão fiscal do negócio não estiver acompanhada de um sistema que resolva rapidamente os problemas técnicos, todo o trabalho pode ser comprometido. Então, procure uma solução que disponha desse serviço. Conte conosco para sermos seus parceiros e ajudarmos na gestão da sua empresa!
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