Se prevé que el mercado de la digitalización de documentos crezca un 4% anual hasta 2024

Más seguridad, organización e integración con otras soluciones conducen a la expansión de este negocio, que debería ser ocupado por quienes ya realizan el outsourcing de impresión

Se trata de un procedimiento sencillo y común en el día a día de muchas empresas: escanear documentos para garantizar copias digitales más seguras, más fáciles de archivar y que no corran el riesgo de los materiales físicos (como el extravío de su almacenamiento).

Sin embargo, la digitalización de documentos es un proceso que puede optimizarse de numerosas maneras y, por tanto, tiene un enorme potencial de crecimiento. Según una investigación de Technavio, entre 2020 y 2024 se espera que el mercado alcance los US$ 1,28 mil millones, con una tasa de expansión anual del 4%.

Otro estudio, de Fior Markets, apunta a un incremento del 5,7% anual hasta 2024, haciendo que el segmento gane US $1,56 mil millones – se situó en US $1,12 mil millones en 2019 -. A pesar de las diferencias entre las cifras, ambos análisis muestran un sector con potencial de crecimiento para los próximos años.

Hay una tendencia a que las organizaciones que trabajan con servicios de impresión ocupen naturalmente este espacio, ya que son conscientes de las necesidades corporativas y son más capaces de ofrecer estas soluciones con más agilidad.

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¿Por qué la expansión?

¿Por qué una tarea tan sencilla abre un mercado tan grande para los próximos años? La respuesta es: las empresas esperan tener más seguridad, aumentar la fluidez de los procesos e integrarlos con los diferentes sistemas utilizados en la empresa. Más información:

• Seguridad – Es posible crear un proceso que realice automáticamente la criptografía, especialmente en materiales considerados privados o sensibles, permitiendo el acceso solo con contraseñas o con base en la placa/departamento del empleado.

Los equipos de área fiscal deben tener acceso a las facturas, mientras que el sector de marketing no necesita comprobar este documento. De este modo, se garantiza el acceso a los documentos a quienes realmente lo necesitan, lo que también es una buena práctica basada en la nueva legislación de protección de datos aprobada en todo el mundo.

• Flujo de procesos – Imagine que cada empleado de un departamento crea una carpeta para archivar los documentos escaneados. Un desastre, ¿verdad? Estas soluciones – aliadas al outsourcing de impresión – permiten crear un flujo de procesos, registrando automáticamente los documentos en carpetas según la contraseña o la tarjeta de identificación de cada empleado. La empresa gana en asertividad y organización.
• Integración – Muchos documentos escaneados necesitan integrarse con otros sistemas, como los CRM, las plataformas de Business Intelligence (BI), entre otros. Las empresas pueden garantizar funcionalidades que lean los documentos y los conviertan en datos automáticamente, asegurando el cumplimiento de la inteligencia de datos de la corporación.

¿Y Usted, cómo está acercando la digitalización de documentos a sus clientes?

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