Soluções que integram ERP, TMS ou torres de controle podem facilitar o controle das obrigações relacionadas às exigências de documentos do setor de transportes
O canhoto digital trouxe uma série de oportunidades para software houses. Ao longo dos últimos anos, o fisco investiu na digitalização de documentos e de obrigações, fazendo com que a fiscalização e o acompanhamento de medidas se tornem mais simples, incluindo nos meios de transporte e comprovantes de entrega. Em vigor desde setembro de 2019, o Comprovante de Entrega Eletrônico, nome oficial do canhoto digital, foi instituído com alguns objetivos:
– Padronizar os formatos de entrega das companhias;
– Fortalecer os processos omnichannel, integrando vendas em lojas físicas e virtuais;
– Deixar de usar o papel para comprovação;
Embora crie novos processos relacionados à legalidade das entregas, o canhoto digital não precisa se tornar uma dificuldade para as empresas, sobretudo no aspecto de gestão, especialmente com a integração do software de logística aos sistemas de gestão já usados pela companhia.
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Integração automática e eficiente
É simples integrar soluções para o canhoto digital para as software houses. Há APIs existentes, capazes de incluir funcionalidades dentro dos sistemas já usados pelas empresas, incluindo o canhoto digital. Essas soluções permitem o registro automático do evento e o valor legal na Secretaria da Fazenda (Sefaz), podendo ser integrados a um ERP, uma torre de controle ou um TMS (Transport Management System, na sigla em inglês).
Com o acesso mais ágil e centralizado em um único ponto, torna-se mais efetivo gerenciar e administrar os comprovantes de entrega, seguindo os formatos digitais definidos pela legislação. O armazenamento eletrônico pode ser feito por meio de foto, o que impede alterações e rasuras, dando segurança a todos os envolvidos – dos transportadores, passando pela software house e o fisco – e garantindo a legalidade das entregas.
É importante que esse comprovante contenha algumas informações:
– Número do protocolo de autorização do CT-e/NFe;
– Data e hora da conclusão da entrega;
– Quem recebeu a entrega;
– Chave de acesso da NF-e.
Esses comprovantes devem ser guardados por 5 anos, pois podem ser exigidos pelo fisco a qualquer momento.
Os problemas do processo manual
Ao digitalizar este processo, ganha-se um diferencial competitivo. Um processo manual está sujeito a erros, perdas, rasuras e alterações – e, no caso atual, não segue a legislação vigente.
A ideia do uso do formato digital está em linha com uma série de mudanças propostas pelos órgãos fiscalizadores. No meio físico, há lentidão para que seja recebido, já que segue um trâmite antes de retornar à área administrativa. Com a automação, ganha-se agilidade e segurança na entrega.
Antigamente, existiam dois documentos para comprovar a entrega de mercadorias, separado entre transportadoras e empresas com frotas próprias:
1 – Canhoto da Nota Fiscal (Danfe) – Legalmente aceito para comprovar a entrega por meio de frota própria.
2 – Canhoto do Conhecimento de Transporte (Dacte) – Aceito para comprovar a entrega por meio de transportadoras.
O canhoto digital substitui estes dois documentos. Dessa forma, há unicidade nos modelos de entrega, simplificando tanto para as companhias quanto para o fisco.
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