Imagine a seguinte situação: um funcionário da sua empresa, que tem acesso a informações altamente restritas, compartilha uma impressora com vários outros colaboradores. Ele envia um arquivo confidencial para impressão; porém, ao chegar no equipamento para retirar as folhas, elas não estão lá; foram pegas por engano por outra pessoa.
Você com certeza entende o que este cenário significa: vazamento de informações. Dependendo do caso, pode causar transtornos internos ou até desentendimentos com parceiros e clientes da empresa. A boa notícia, porém, é que é possível manter a segurança das informações mesmo com impressoras compartilhadas. Para isso, contamos com o recurso de liberação segura das impressões.
Como funciona?
Ao solicitar uma impressão, o documento é enviado à nuvem (um processo chamado de “Pull Printing”). Então, a liberação segura poderá ocorrer em qualquer impressora de rede que esteja conectada a esta nuvem.
Para a liberação, podem ser utilizadas diferentes formas de autenticação, como PIN, PIN Seguro, Usuário e Senha ou um Cartão de Aproximação. Também existe a possibilidade da autenticação integrada com o Active Directory,
Nesse processo, os agentes de liberação também são essenciais. Eles são a interface através da qual os usuários vão efetuar sua autenticação. As opções disponíveis são: agente de liberação via web, leitor de cartões ou “embarcado”, uma interface que fica disponível na tela touch da própria impressora (ou, caso ela não tenha, de um tablet).
Vale a pena reforçar: este processo significa que não é possível que um usuário autorize e retire as impressões solicitadas por outro. Todos os trabalhos de impressão ficam protegidos por parâmetros de segurança.
Quais as vantagens?
A primeira vantagem já ficou clara no cenário que descrevemos lá no começo. Com a política de retenção de impressão e liberação segura, é possível evitar o vazamento acidental de documentos confidenciais na empresa. Esta é uma vantagem muito importante quando diferentes departamentos ou funcionários com acessos especiais compartilham a mesma impressora.
Porém, estas políticas também são um adicional interessante para o controle de desperdício e consumo sustentável dos suprimentos, pois extingue o desperdício de folhas deixadas na bandeja. Caso o usuário esqueça da solicitação de impressão efetuada, o arquivo simplesmente continuará na fila de impressão até ser liberado ou apagado. Se você quiser saber mais sobre como reduzir custos de impressão, você também pode ver nossas oito dicas sobre o assunto.
Como implementar a liberação segura?
A nddPrint traz essa solução através da ferramenta Releaser, mais um módulo do nosso software de gestão de impressões. É uma ferramenta que pode ser adotada por todos os Outsourcings de Impressão para agregar mais valor ao serviço prestado.
As empresas que irão contratar o serviço de outsourcing para suas impressões também devem perguntar sobre a disponibilidade da ferramenta de liberação segura. Ela é essencial para manter a segurança de informações dentro de empresas de médio e grande porte.
A nddPrint tem muito mais a falar sobre, liberação segura e software de gestão de impressões. Para acompanhar nossos próximos artigos e ficar por dentro do conteúdo de qualidade que é publicado aqui no blog, cadastre seu e-mail no formulário abaixo e assine nossa newsletter.
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