Conforme as impressoras foram ficando mais e mais rápidas, muitos dos problemas dos usuários foram resolvidos, conferindo-lhes a habilidade de imprimir maiores volumes em menor tempo. Da mesma forma que isso é positivo quando pensamos em algum artefato volumoso que precisa ser produzido em pouco tempo, isso pode se tornar um grande problema, fazendo com que as impressões se banalizem e que os usuários passem a cometer abusos.
Embora eles possam não agir de má intenção, os custos, mesmo assim, persistem. Por esse motivo, muitas empresas buscam alternativas para que ainda possam continuar disponibilizando impressões para seus funcionários, sem incorra em custos exorbitantes. Quer saber como? Confira.
Cotas
Uma das alternativas mais comuns é o estabelecimento de cotas, limitando o total de páginas que cada usuário pode imprimir. Alternativamente, o limite pode também ser disponibilizado para um setor específico (ou centro de custo), fazendo com que os usuários que a ele pertencem possam compartilhar dessa cota.
O sistema de cotas, embora extremamente simples e aparentemente sem pontos negativos, se torna desafiador quando avaliamos a questão como um todo, pois ao estabelecermos um limite, precisamos também definir como agir quando ele for ultrapassado.
Para lidar com essa situação, as cotas podem ser definidas das seguintes formas:
- Cotas bloqueantes: permitem apenas o número pré-estabelecido, bloqueando as demais impressões a partir daquele ponto. Embora seja extremamente eficiente em termos de controle de custos, esse método pode ser complicado em termos de logística, pois pode requerer ligações frequentes.
- Cotas informativas: realizam o controle, mas não bloqueiam novas impressões quando alcançado o limite pré-estabelecido. Elas são adequadas para ambientes que não podem parar a produção, e nesses casos, o efeito educacional é muito mais impactante que a economia em si.
Flexibilidade na administração
Como discutido anteriormente, se impressões não puderem ser realizadas devido ao limite de cotas, podem requerer uma ação imediata. O envolvimento direto da área de TI é altamente indesejável, por impor um gargalo à liberação de novas cotas. Por esse motivo, muitas empresas estabelecem um sistema de cotas flexível, com cotas adicionais que podem ser distribuídas entre os funcionários do setor pelo seu gestor.
Alternativamente, outra forma de se flexibilizar o limite de cotas é o uso de cotas recorrentes, nas quais, uma vez transcorrido o limite após um certo período, um novo conjunto de cotas pode ser disponibilizado. Por exemplo, pode ser estabelecido um sistema de cotas, com adicionais liberadas a cada 30 dias.
Benefícios das cotas
Os benefícios do uso de cotas de impressão vão muito além da mera redução de custos, abrangendo ainda um uso mais racional de recursos, com consequentes ganhos ambientais. Contribui ainda para uma melhor educação dos usuários em uma boa gestão de recursos, podendo até mesmo se encaixar em planos de gestão ambiental.
Além disso, a adoção de cotas simplifica a bilhetagem de impressão, quando for utilizado um outsourcing, ao mesmo tempo em que evita surpresas no momento da fatura mensal.
Você já trabalhou com o sistema de cotas de impressão? Como foi sua experiência? Deixe um comentário, e não deixe de saber mais sobre as soluções e serviços da NDD.
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