Os canhotos digitais, também conhecidos como comprovantes de entregas eletrônicos, estão cada vez mais presentes na atuação de embarcadoras, transportadoras e, até mesmo, de software-houses, mundo afora.
O porquê disso? Simples. Com o avanço da tecnologia, esta etapa tão importante da operação de transporte e logística não poderia ficar de fora de um contexto mais inteligente e ágil. Mas, claro, sem perder eficiência e se mantendo de acordo com a legislação vigente.
E isso vale para NF-e, CT-e e todos os outros documentos fiscais que envolvem o processo de entregas.
É por isso que, neste artigo, você irá entender os principais pontos a serem considerados ao adquirir uma solução para o gerenciamento do que ocorreu na viagem e a comprovação de suas entregas.
- Quais benefícios devem ser garantidos?
- Quais funcionalidades devem ser asseguradas para as entregas?
- Como escolher o serviço ideal para a sua empresa?
Continue a leitura e conheça as respostas!
#1 Canhotos digitais: quais benefícios devem ser garantidos?
Seja a sua empresa uma embarcadora, transportadora ou mesmo software-house, é importante considerar os seguintes benefícios ao adquirir uma solução para canhotos eletrônicos, de acordo com cada atuação no processo logístico de entregas:
- padronização da forma de comprovação de entrega das mercadorias;
- diminuição dos custos operacionais e de espaço físico para canhotos de papel;
- auxílio na mensageria junto ao Fisco (Secretaria da Fazenda);
- facilidade de acesso e compartilhamento dos documentos;
- armazenamento seguro, prático e eletrônico dos canhotos;
- comprovação da entrega em tempo real;
- maior transparência sobre o processo de entregas;
- necessidade apenas da disponibilização dos arquivos XML para funcionar;
- disponibilização de aplicativo fácil e eficiente para os motoristas.
Garantindo esses benefícios, a sua empresa também assegura um serviço de comprovação de entregas inteligente, ágil, eficiente e legal.
Agora, tenha atenção às funcionalidades que a solução pretendida deve atender.
#2 Quais funcionalidades uma solução de canhoto digital deve garantir para a logística de entregas?
Além de garantir os benefícios ideais para a atuação da sua empresa, é importante atentar-se às funcionalidades da solução pretendida. Veja, a seguir, as principais aplicações que devem ser consideradas por embarcadoras, transportadoras e software-houses:
Confirmação da entrega em tempo real
Saiba quando sua mercadoria chegou ao destino e receba a confirmação de entrega instantaneamente.
Armazenamento do comprovante digital pelo período legal ou estendido
Canhotos eletrônicos devem ser armazenados por 05 anos, o qual é determinado pela legislação. Por isso, a solução escolhida deve garantir o armazenamento seguro e de fácil acesso dos canhotos pelo tempo legal e, até mesmo, estendido (01 ano).
Funcionamento online ou offline
Ter acesso às informações de entrega a qualquer momento é muito importante. Por isso, é necessário que este acesso seja possível com ou sem rede de dados disponível.
Dashboards gerenciais
Monitoramento visual através de gráficos para uma compreensão rápida e fácil para tomada de decisões baseadas em dados reais.
Notificações de ocorrências
Garanta que a sua escolha de solução para canhotos digitais ofereça informações sobre possíveis problemas na entrega.
Fotos, assinatura e Comprovante Digital com registro na SEFAZ
Escolha uma solução que ofereça inteligência na guarda da imagem, assinatura e comprovante digital capturadas do canhoto, com registro automático na SEFAZ.
Outras funcionalidades a serem consideradas:
- Busca e atualização do MDF-e
- Lista de documentos de entrega
- SCAN do código de barras do CT-e
- Geolocalização
- Comunicação entre central e motorista
Funcionalidades necessárias para software-houses
- Integração simples e segura através de API;
- disponibilizando apenas os arquivos XMLs;
- Segurança de que a solução esteja de acordo com as normas vigentes;
- Funcionalidade que possibilite ao seu cliente mais agilidade e transparência para tomada de decisão;
- Redução de custos com desenvolvimento.
#3 Como escolher a melhor solução de canhotos digitais para a sua empresa?
É importante que você faça uma avaliação sobre as suas dificuldades na logística de transporte de entregas, bem como quais pontos precisam ser melhorados de forma prioritária. Sabendo das suas necessidades, fica bem mais fácil escolher uma solução no mercado que atenda a elas.
Outro ponto muito importante a ser considerado no momento da escolha da solução é se ela faz a mensageria dos comprovantes de entregas digitais junto à Secretaria da Fazenda (SEFAZ). Essa garantia legal irá manter a sua empresa em acordo com as necessidades fiscais, fazendo com que você foque no que realmente importa: a satisfação dos seus clientes.
Por fim, não esqueça, é importante que a solução escolhida lhe dê autonomia, agilidade, eficiência e segurança.
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