La gestión de impresión es la base de una relación exitosa entre el servicio administrado de impresión y el cliente, dando autonomía y la posibilidad de establecer sus propias reglas, como la contabilización de impresión.
La relación entre el proveedor de impresión y el cliente debe construirse y establecerse a lo largo del tiempo. El papel del proveedor es ofrecer las funcionalidades necesarias y, sobre todo, orientar sobre la forma correcta de utilizarlas. Para que la aplicación sea eficaz, la contabilización es la base del éxito.
Este es el primer artículo de la serie “Gestión eficiente de impresión con NDD”, que tendrá otros dos posts, cómo: creación de una política de uso de la impresora; e impresión sin complicaciones.
Un informe elaborado por Quocirca destaca la importancia de la agenda climática para el futuro de las organizaciones. Según la encuesta, el 76% de las empresas considera la sostenibilidad como una clave para los negocios en 2025. En este sentido, una de las medidas más evidentes es ser más eficiente en el uso del papel y otros elementos de impresión, especialmente los tóneres.
En otras palabras, se abre una ventana de oportunidad para el proveedor de outsourcing debido a las necesidades del cliente, que está interesado en algunos aspectos: reducir sus costes de impresión de forma inteligente, centrarse en sus actividades estratégicas y conseguir enviar un mensaje de sostenibilidad. Esto sólo es posible si la contabilización se hace correctamente.
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La importancia de la contabilización de impresión
Uno de los aspectos clave de la buena relación de un proveedor con sus clientes es garantizar la monitorización de 100% del parque de impresión. Sólo con este cuidado será posible disponer de todos los elementos para ayudar al cliente a desarrollar una estrategia de gestión de impresión totalmente alineada con su negocio.
Dentro de NDD Print 360, uno de los diferenciales es la capacidad de adaptación al entorno de impresión del cliente. La contabilización puede hacerse de forma directa, integrada o en spool, como se explica en este artículo. El propósito es asegurarse de que el uso de las impresoras esté completamente cubierto, lo que permitirá una toma de decisiones más inteligente.
Dentro del objetivo de reducir el consumo de papel y optimizar el uso de los recursos, el proveedor también puede orientar al cliente en relación con el establecimiento de cuotas de impresión. Es un conjunto de reglas, métodos y límites para determinar la aplicación adecuada de los recursos, en un modelo que se alinea con su rutina.
Existen cinco tipos de cuotas de impresión a adoptar por la empresa: Informativa; Bloqueada; Privada o corporativa; Recurrente y Adicional. En este artículo hablamos de cada uno de ellos en mayor profundidad.
Estas normas pueden aplicarse siguiendo parámetros muy concretos, según el tipo de departamento, el puesto y, en proyectos especiales, abriendo excedentes. El objetivo es definir una política de límites que no se debe sobrepasar y, en su caso, tener una clara justificación de su motivación.
Impresión eficiente en todo momento
Las cuotas de impresión son esenciales, pero una gestión eficiente de impresión aprovecha una contabilización adecuada para generar otros beneficios para el cliente. El control del volumen de impresión es la base para garantizar el buen funcionamiento del parque de impresión.
Es a través de esta atención que el proveedor puede identificar las situaciones que interfieren con la rutina del cliente. Vea más sobre los beneficios de un control adecuado:
Descubrimiento de eventos – Básicamente, puede identificar inconsistencias en el dispositivo, evitando que entre en mantenimiento.
Control de los suministros – Más eficiencia e inteligencia en el uso de los suministros.
Gestión de inventarios – Si los suministros se controlan adecuadamente y existe un historial de consumo, resulta más sencillo gestionar las compras relacionadas con la operación.
Estos puntos garantizan que el parque de impresión esté en pleno funcionamiento, asegurando la satisfacción del cliente. Además, el uso de una solución adecuada, como NDD Print 360, da al cliente la autonomía para tomar decisiones por sí mismo, de modo que el proveedor se convierte en parte del engranaje del proceso, pero los objetivos los define el cliente.
En el próximo artículo, analizaremos la creación y adopción de políticas de impresión, que pueden ser un elemento clave de imagen de la organización y también reducir sus costes globales.
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