Embora pareça simples, a operação de um parque de impressoras, ou outros dispositivos, é um serviço complexo e que deve considerar diversos detalhes. Por vezes, essas minúcias passam despercebidas e podem gerar algum tipo de mal-estar para o cliente em razão de falhas. Nesse quesito, o chamado monitoramento de agentes – considerado uma inovação em termos de funcionalidade – é um dos aspectos fundamentais com o qual o provedor de outsourcing deve se preocupar na oferta de serviços.

Os agentes consistem em softwares responsáveis por coletar informações de dispositivos, como impressoras ou computadores. Se houver algum erro neste monitoramento, há possibilidade de que a operação do cliente seja comprometida por diferentes variáveis, como a interrupção na coleta de dados de algum dispositivo.

O mero acompanhamento do andamento desses agentes nem sempre é suficiente, visto que, em muitos casos, existe a necessidade de intervir em prol do bom desempenho da solução e do serviço contratado pelo cliente final. Nesse quesito, a solução que o provedor de outsourcing utiliza, precisa oferecer a possibilidade de resolução de problemas simples e de maneira remota, contribuindo para a continuidade da operação dos parques de impressão ou demais dispositivos monitorados.

Entenda os motivos pelos quais o seu provedor de outsourcing deve investir no monitoramento de agentes:

Visão completa da solução

Os sistemas mais evoluídos do mercado permitem monitorar a distância o parque de impressoras de forma integral. Dessa forma, o provedor de outsourcing é capaz de realizar o seu trabalho, sem causar incômodos ao cliente com pedidos de autorização para acessar o seu ambiente, fazendo com que o provedor ganhe autonomia em sua atuação.

Redução de custos com deslocamento

O acompanhamento a distância dos parques de impressão reduz o custo com os deslocamentos de sua equipe. Ao monitorar remotamente os agentes, é possível identificar o status de cada um deles e ir até o cliente apenas em casos nos quais não seja possível encontrar uma solução de forma remota. Trata-se de otimização de recursos e de sua força de trabalho, sem impactar no serviço oferecido.

Antecipação de problemas

Ao observar atentamente os seu parque, o provedor pode adotar uma postura proativa, visando se antecipar a eventuais problemas detectados nos agentes monitorados. Com esse cuidado, os dispositivos estarão sempre em operação, garantindo a sua funcionalidade e a satisfação do cliente final.

Agilidade na prestação de serviços

Como estamos falando de equipamentos eletrônicos, nenhum deles é infalível, ainda que os cuidados necessários com a manutenção sejam executados. Eventuais problemas e interrupções podem acontecer, mesmo com o cuidado da equipe. Neste sentido, o monitoramento de agentes permite solucionar algumas dessas adversidades de forma ágil.

Visão global e específica

Do ponto de vista do cliente e do outsourcing, o monitoramento de agentes é benéfico por propiciar uma visão global e específica do negócio. Explica-se: se a empresa conta com parques de impressão localizados nas cinco regiões do Brasil, é possível monitorar a base de agentes tanto de maneira centralizada, quanto ter uma visão específica e individual deles.

Trata-se de um benefício para ambos os envolvidos: o outsourcing é capaz de compreender a situação do cliente como um todo e de cada parque isoladamente. Para o cliente, vale a mesma lógica, já que o monitoramento de agentes permitirá uma análise integral da solução e, também, específica de cada local, oferecendo soluções e uma tomada de decisão muito mais assertiva.

Além dos cuidados com as impressoras, essa mesma lógica se aplica a outros dispositivos, como é o caso dos notebooks. Com muitas empresas adotando o home office, ou modelos de trabalho híbridos, essa funcionalidade abre a possibilidade de acompanhar a saúde dos agentes que monitoram esses dispositivos – além dos dispositivos em si, o que se torna essencial em uma estrutura de Workplace as a Service (WaaS).