No segundo artigo, apontamos outras 5 tendências e soluções que o setor de outsourcing de impressão precisou buscar ao longo deste ano
No último artigo, mostramos como o contexto pandêmico impactou diretamente os outsourcings de impressão. Nele, apontamos como o home office/trabalho híbrido, Workplace as a Service (Waas), foco na experiência do cliente, a “Zoom Fatigue” e o SaaS se tornaram aprendizados – e uma necessidade – para as organizações que operam no setor.
Neste artigo, vamos abordar outros cinco pontos importantes e que devem ser considerados, levando em conta toda a mudança de perspectivas trazidas pela pandemia e as dificuldades de adaptação vividas pelos próprios provedores rumo a oferta de serviços inovadores aos clientes finais.
1. Digitalização
Quando se fala em transformação digital, a digitalização é o primeiro necessário passo. Para muitas empresas, a mudança de processos se torna complexa, especialmente se houver dificuldade no fluxo adequado de informações. Para garantir os benefícios da digitalização, como o acompanhamento de dados, é preciso que todas as informações estejam disponíveis e de fácil acesso.
Nesse contexto, o outsourcing de impressão tem o conhecimento e a estrutura para criar um fluxo de trabalho que garanta a digitalização de documentos e de informações de forma rápida, fácil e acessível. É possível definir a qualidade dos documentos, pastas de salvamento automático (de acordo com o usuário ou departamento), integração a outros sistemas e segurança das informações.
Essa automatização das digitalizações resulta em aumento de produtividade, organização de informações e evita que dados importantes se mantenham em papel.
2. Segurança de dados
Em um mundo cada vez mais digitalizado, garantir a segurança das informações que circulam pelo seu negócio é fundamental. Ninguém quer ter informações confidenciais expostas para concorrentes ou pior: ter a credibilidade arranhada com o vazamento de dados sigilosos de clientes, o que pode até mesmo levar a aplicação de multas.
Não à toa, um estudo da Quocirca indicou que 72% das empresas estão preocupadas com falhas de segurança e 77% aumentaram os investimentos na segurança de suas impressões. Há tendência de que esses receios cresçam na proporção da digitalização de dados e do uso dessas estratégias no dia a dia das corporações.
O papel dos outsourcings de impressão é de identificar meios para garantir a tranquilidade dos seus clientes e manter a privacidade das informações, inclusive com orientações sobre as formas seguras de uso das plataformas.
3. Liberação segura de impressão
Quando se fala em segurança das impressões, é importante também garantir que vazamentos e outras informações sensíveis não fiquem perdidas nas bandejas dos dispositivos. É comum colaboradores enviarem documentos para impressão e serem chamados para outras tarefas ou interrompidos por colegas, esquecendo-se desses arquivos.
Além dos custos de impressão e uso de papel, há outra preocupação: informações importantes podem permanecer na impressora aos olhares de todos. Nesse sentido, a liberação segura de impressão é uma funcionalidade determinante, especialmente para as companhias que preferem manter seus colaboradores nos escritórios tradicionais.
A funcionalidade permite o uso de crachás, senhas, PINs e até mesmo o smartphone para autorizar a impressão, o que é positivo para segurança sanitária, visto que não há toque em dispositivos comuns.
4. Fechamento mais assertivo
Os suprimentos podem representar até 40% do custo de um outsourcing de impressão. Atingir a excelência no fechamento é a típica relação ganha-ganha: sua otimização beneficia o cliente final e, ao mesmo tempo, gera economia para o provedor. Um fechamento inteligente depende do bom uso de dados, sem gerar rupturas e otimizando a logística e a força de trabalho.
A capacidade de monitorar e de ter sucesso nessa empreitada depende de funcionalidades que, muitas vezes, não aparecem para o cliente, mas são um eixo fundamental para o provedor. É o caso da maneira como se faz a contabilização de impressões, que precisa garantir todas as informações para o cliente e para o provedor.
5. Consultoria especializada
Todos os itens mencionados neste artigo estão diretamente relacionados à tecnologia ou implicam em alterações de processos ou do dia a dia das empresas, incluindo os próprios provedores. Muitas companhias sentem dificuldade em alterações desse porte e temem que o próprio time não seja capaz de realizar essas tarefas com eficiência, o que impactaria nos clientes finais e no próprio provedor.
Por isso, muitos provedores têm se beneficiado de consultorias especializadas em outsourcings de impressão, capazes de auxiliar em diversas etapas do negócio. O NDD Copiloto, por exemplo, usa a metodologia MAIA, em alusão às iniciais de “Monitoramento”, “Acompanhamento”, “Inteligência” e “Ação”.
Esses quatro pilares sustentam as vantagens em outros pontos, como na gestão de suprimentos, na capacidade analítica (que prevê o envio/aquisição de suprimentos), melhoria do uso de toners, formas de visualização de informações e relatórios, além do apoio de profissionais especialistas nesta área, familiarizados com indicadores e boas práticas.
Há tendência de que, em 2022, a maior parte destas práticas persistam e continuem trazendo modificações tanto para os provedores quanto para os clientes finais. É preciso permanecer atento e continuar investindo em tecnologia.
