Um dos principais desafios de estimar custos e resultados em projetos de longa duração é identificar quais serão os gastos durante todo o contrato

Planejar o custo fixo pode ser mais tranquilo, pois se bem planejado, se torna previsível. Contudo, ao falarmos de custos variáveis a dificuldade de projeção aumenta, justamente pela imprevisibilidade. Em projetos de outsourcing de impressão não é diferente, sendo um grande desafio projetar os custos.

Se perguntarmos aos gestores de empresas de MPS qual o grande vilão do seu negócio, o calcanhar de Aquiles dos projetos de impressão, a resposta será, majoritariamente: o suprimento.

Por isso, é necessário aprofundar a análise e entender o motivo pelo qual suprimento é um fator tão relevante e difícil de ser controlado. Hardwares, softwares, são exemplos de despesas fixas, com valores previsíveis. Já impostos, logística, assistência técnica, suprimentos, são custos variáveis. Agora, por que suprimento é um problema maior que as demais despesas variáveis?

Suprimento: a principal despesa variável

Primeiramente, consumíveis representam um valor muito relevante em projetos de MPS, por serem muitas vezes o maior custo do contrato. Eles são caros, muitos importados e sofrem com a variação do dólar. Sem falar no custo de logística para levá-los até o cliente final. Em nosso país, logística tem um valor elevado.

O segundo ponto, é porque o uso dos suprimentos não está no controle da prestadora de serviço. É o usuário final quem imprime e realiza a substituição dos cartuchos de toner e cilindros de imagem. Sendo assim, a empresa não tem como proibir ou limitar, por exemplo, um usuário de imprimir uma foto chapada (termo usado quando há impressão de toda área do papel). Também não pode impedir um usuário de substituir um cartucho de toner que ainda possui, por exemplo, 25% de capacidade de impressão. Não tendo esse controle, a perda de suprimentos é inevitável.

Se pensarmos nesse cenário em contratos maiores, com milhares de usuários, a dificuldade aumenta numa alta escala. Mas calma, é possível mitigar esse risco. Vou explicar sobre isso mais para adiante.

Como determinar a capacidade de um cartucho de toner?

Suprimentos são dimensionados pelos fabricantes com base em um padrão. Um cartucho tem uma quantidade limitada de pó de toner. Sua capacidade irá depender do que será impresso. Se imprimirmos uma página com apenas uma linha de texto, esse cartucho terá duração em número de páginas muito maior se comparada com impressões de fotos chapadas.

A norma ISO/IEC 19752:2017 padronizou todos os procedimentos para definição da capacidade de toner, estabelecendo, inclusive, uma página padrão utilizada para esse fim. Assim, as fabricantes ajustam a impressora e o driver conforme os parâmetros da norma e imprimem sequencialmente a página padrão da ISO até o pó de toner acabar. Após algumas amostragens, também definida na norma, é possível determinar a capacidade média em páginas daquele suprimento.

As prestadoras de serviço normalmente projetam seus custos com suprimentos utilizando como base as capacidades nominais dos suprimentos, por consequência, consideram que seus clientes irão ter média da taxa de cobertura em 5%. No entanto, dificilmente encontra-se clientes que imprimam com média igual ou menor que 5%. É muito comum que essa média seja acima do valor de referência. Por exemplo, se um cliente tiver média de 10% na taxa de cobertura (o dobro da norma), significa que os suprimentos terão suas capacidades de impressão reduzidas pela metade.

Será que a prestadora estava preparada para um prejuízo de 50% nos suprimentos? Só esse fato já seria suficiente para justificar o título de vilão, mas ainda há outros pontos em suprimentos que trazem ainda mais dor de cabeça aos gestores.

Trocas prematuras

Ocorre quando o usuário substitui o cartucho quando ele ainda possui pó de toner restante. Isso é corriqueiro e uma grande dor para as prestadoras de serviço. Conforme descrito acima, normalmente o suprimento já tem uma perda de seu rendimento devido à taxa de cobertura, imagine então ter mais um prejuízo simplesmente pelo fato de o usuário trocar o suprimento antes da hora.

Relembro que, infelizmente, suprimentos não estão no controle do provedor de outsourcing. E por isso, é comum ouvirmos os seguintes relatos:

– Foi realizada a troca do suprimento porque a impressora sinalizou pouco toner;
– O cliente achou que a impressão estava mais clara;
– Houve a troca do kit inteiro de cartuchos coloridos (preto, amarelo, ciano e magenta), mesmo quando apenas uma cor deveria ser substituída.

Eficiência dos suprimentos

Além da média da taxa de cobertura, já citado anteriormente, há outros parâmetros que interferem na eficiência do suprimento. A quantidade de pó de toner que o equipamento coloca em cada ponto impresso é um fator importante. Isso é controlado pelo contraste e resolução das impressões.

Ambos são configurados no driver de impressão. Para o contraste, quanto mais escuro a impressão for selecionada, maior será a quantidade de pó de toner utilizado. Considerando que no ambiente corporativo o maior volume de impressão é de documentos, gráficos e relatórios, não há necessidade de utilizar o recurso com maior contraste.

Já para resolução, sabe-se que uma impressão é formada pela junção de inúmeros pontos. Em equipamentos com tecnologia laser, é comum termos resoluções de até 1.200×1.200 dpi (dots per ich). Ou seja, 1.440.000 pontos numa área de uma polegada quadrada. Essa resolução é realmente necessária para impressão de documentos corporativos?

Se diminuirmos a resolução para 600×600 dpi (diminuindo em 75% a quantidade pontos impressos, consequentemente reduzindo a quantidade de toner utilizado) a qualidade da impressão será afetada?

Já foi comprovado que o olho humano, a uma distância de 25 cm, não distingue pontos separados com menos de 0,1 mm. Esse intervalo entre os pontos já é alcançado em resoluções de 300×300 dpi. Desse modo, fica evidente que: realizar impressões de documentos com altas resoluções não é uma necessidade em trabalhos do ambiente.

Taxa de cobertura

Já conversamos sobre taxa de cobertura no início desse artigo, mas o tema é tão relevante que merece um complemento. Com certeza, é a variável que mais interfere na eficiência dos suprimentos. A média da taxa de cobertura é inversamente proporcional à capacidade do toner, e esse fato torna crítico a gestão de suprimentos.

São corriqueiros os casos de projetos com os custos de suprimentos projetados nas capacidades nominais (taxa de cobertura de 5%) e na prática a média ser 10, 15 ou 20%. Algo que inviabiliza o resultado financeiro de qualquer projeto.

O que dificulta ainda mais a situação é que quando a prestadora de serviço assina contrato com o cliente, na maioria dos casos, ela não tem histórico do que é impresso. Então não há informação da média de taxa de cobertura. O risco é enorme.

Então, é melhor ser mais conservador e considerar uma taxa de cobertura de 15% e rendimentos dos suprimentos um terço do nominal?

Do ponto de vista financeiro, sim. Pela parte comercial, não. A possibilidade de perder o negócio é grande, pois terão concorrentes que não consideram a média de taxa de cobertura menor e com isso, terão preços melhores. No entanto, correm o risco de ter um grande prejuízo com suprimentos. Por isso o dilema é grande.

Suprimentos alternativos e compatíveis

Quando a prestadora de serviço está com gastos elevados ou precisa ser mais agressivo para ganhar uma concorrência, uma das alternativas mais utilizadas é a troca do toner original do fabricante pelos alternativos, compatíveis, paralelos ou “de serviço”.

Tendo como premissa que suprimentos são problemáticos, quando um fornecedor apresenta uma opção bem mais barata e o contrato com o cliente permite, a revenda não pensa duas vezes em escolher o uso do suprimento alternativo. A preocupação com esse tipo de consumível normalmente é sua qualidade. Nem sempre se encontra consumíveis alternativos de qualidade.

Então vem o questionamento. É vantajoso o uso do suprimento alternativo? A resposta é: depende. O provedor de outsourcing deve avaliar seus custos e se o resultado será positivo. Pois a qualidade da impressão estará diretamente ligada ao nível de entrega do seu serviço.

Contudo, é normal que gestores não possuam elementos e dados concretos para que possam avaliar se o uso dos suprimentos paralelos está dando resultado financeiro no contrato. Deste modo, em muitos casos os suprimentos alternativos não resolvem nem o seu propósito principal, que seria baixar custos.

Pois bem, dentro de toda essa realidade, é possível fazer algo? Vou te mostrar que sim.

Controle, Gestão e Processos

O primeiro passo para iniciar uma gestão de suprimentos efetiva é controlar o parque de impressão. Para tal, é necessária uma ferramenta para gerenciar as impressoras e seus consumíveis. Obviamente, que vou falar do software líder de mercado no Brasil, o NDD Print MPS. Afinal, ele apresenta todos os dados necessários para uma boa gestão de suprimentos:
– Capacidades nominais e atuais dos suprimentos;
– Previsões de término;
– Taxa de cobertura;
– Eficiência;
– Histórico de substituições;
– Trocas prematuras;
– Estoques.

Para esse controle, é necessário que todas as máquinas passíveis de monitoramento estejam configuradas no software. Só assim é possível garantir que as informações dos suprimentos estejam corretas e atualizadas.

O segundo passo é começar a identificar os principais problemas, definir prioridades, planos de ações e processos que minimizem essas causas identificadas. Aqui a chave do sucesso é realizar o diagnóstico correto e ter visão das soluções. Muitas prestadoras de serviço não conseguem realizar essa gestão operacional e estratégica e precisam de ajuda.

E visando sanar essa dor, a NDD criou um serviço de consultoria em projetos de outsourcing de impressão: o NDD Copiloto. É um serviço que traz todo o know-how da empresa líder de mercado em soluções de gerenciamento e bilhetagem de impressão.

O NDD Copiloto possui equipe especializada em negócios de outsourcing de impressão, para ajudar as empresas de forma efetiva, apresentando as melhores práticas do mercado, para otimizar e potencializar seus resultados operacionais e financeiros. Para saber mais sobre essa consultoria especializada, clique aqui.

Por fim, não existe uma receita de sucesso para gestão de suprimentos. Cada realidade é única e tem particularidades. O segredo é que esses casos devem ser estudados detalhadamente, para encontrar soluções personalizadas. Contar com o apoio de profissionais capacitados com conhecimento e experiência na área, é um diferencial para seu negócio. Provedores de outsourcing devem ter em mente a importância de realizar uma efetiva gestão de suprimentos. Pois conforme comprovei neste artigo, ela pode ser o grande influenciador entre sucesso ou o fracasso do seu projeto.