Entender o que é outsourcing de impressão é essencial para atuar de forma estratégica e eficaz nesta área tão importante para as atividades diárias das empresas, independentemente do porte ou segmento de negócio.

O que é outsourcing de impressão?

Consiste na contratação de serviços e recursos de impressão. Entretanto, o objetivo não é apenas alugar impressoras, mas estabelecer uma parceria estratégica quanto às necessidades da empresa contratante no que se refere aos processos internos de impressão.

Como funciona o outsourcing de impressão?

Ao ver o que é outsourcing de impressão, é preciso ter claro que esse processo também envolve muito mais do que apenas a contratação de um serviço ou equipamento. Isso significa que a empresa de outsourcing é responsável por:

• Gerenciar os equipamentos de impressão;
• Instalar, configurar e calibrar as impressoras;
• Fornecer suprimentos. Ex.: toners e cartuchos de tinta;
• Oferecer suporte técnico;
• Efetuar manutenções corretivas e preventivas.

O que uma empresa de outsourcing de impressão faz ao ser contratada?

Ao vermos mais detalhes de como podemos definir outsourcing de impressão, esta lista é um exemplo simples para compreender as principais atividades que a empresa provedora de outsourcing realiza ao ser contratada:

• Avaliação da infraestrutura de impressão e mapeamento das necessidades da empresa atendida;
• Monitorar, integrar, gerenciar e otimizar o ambiente de impressão;
• Propor ações para redução do número de dispositivos de impressão e respectivos suprimentos;
• Atuar de forma proativa, buscando identificar riscos de problemas antes que situações emergenciais ocorram;
• Indicar ações necessárias para reduzir o consumo de papel e gastos com eletricidade;
• Possibilitar impressão fácil e segura para todos os colaboradores;
• Oferecer soluções em nuvem para gerir e integrar todas as plataformas de impressão.

Quais os benefícios em adotar um outsourcing de impressão?

Por múltiplas razões, o outsourcing de impressão se tornou essencial para que as empresas tenham mais produtividade. Vejamos as principais:

Aumento da produtividade

O outsourcing de impressão contribui para que o fluxo de processos ocorra de forma mais ágil, segura e organizada, considerando o contexto e necessidades de cada empresa.

Expressiva redução de custos

Um levantamento feito pela Photizo Group revela que, ao adotar um serviço de impressão, as empresas conseguem economizar em média 30% do custo total. Outro dado relevante é sobre o consumo de papel, sendo estimada uma diminuição de 60% da emissão de carbono. Também é significativa a economia quanto ao tempo gasto pela equipe de TI no que diz respeito ao suporte técnico ou configuração de novas impressoras.

Fortalecimento das políticas de sustentabilidade

Terceirizar a gestão de impressão é uma das políticas mais eficazes quanto à sustentabilidade, pois há um avanço consistente na prevenção de desperdícios que impactam na preservação dos recursos naturais.

Aplicação de soluções disruptivas

O time de especialistas dos provedores de outsourcing conseguem ter uma ampla visibilidade de todo o processo de impressão, detectar quais aspectos podem ser aprimorados no gerenciamento e apontar soluções inovadoras capazes de gerar resultados consistentes na redução de custos.

Mapeamento constante dos pontos de melhoria

Ao entender o que é outsourcing de impressão, é interessante saber que uma das vantagens deste serviço é que o monitoramento do parque de impressão é constante. Isso permite uma rápida identificação de “gargalos operacionais” e ações eficazes na prevenção de problemas que comprometem a produtividade.

Atendimento ágil e estratégico

O time de outsourcing é composto por especialistas. Isso significa que o atendimento é estrategicamente direcionado com foco em soluções assertivas e resultados eficazes.

Principais desafios enfrentados pelos provedores de outsourcing de impressão

No dia a dia, estes são fatores que os provedores de outsourcing precisam lidar para garantir um atendimento de excelência aos clientes:

Padrão de qualidade continuamente elevado

Cada cliente precisa receber plena atenção na rápida solução de problemas relacionados ao parque de impressão. Portanto, os times de outsourcing precisam ser bem treinados e os processos da empresa provedora devem ter alta eficiência.

Simplificar as operações e torná-las mais assertivas

Um dos caminhos para essa agilidade é tornar as operações mais simples. Além da economia de tempo, isso é essencial para reduzir os custos operacionais do provedor de outsourcing.

Redução de custos com manutenções corretivas

O excesso de manutenções não programadas drena a lucratividade das empresas de outsourcing. Exatamente por isso, um dos desafios é adotar cronogramas de manutenções preventivas e valorizar o monitoramento constante do parque de impressão.

Comunicação ágil e resolutiva entre os times

Todos os colaboradores do outsourcing precisam de canais eficientes e rápidos de comunicação. Isso agiliza o atendimento aos clientes e torna os processos mais simples.

Antecipação à solução de problemas

Isso pode ser obtido por meio de dados quanto ao histórico de monitoramento e checagens efetuadas nas manutenções preventivas. O objetivo é evitar que situações simples de serem solucionadas antecipadamente se transformem em problemas que impactam na produtividade do cliente.

Dúvidas frequentes sobre o que é outsourcing de impressão

Algumas respostas que precisam ser conhecidas sobre a definição de outsourcing de impressão e demais dúvidas:

Qual é o objetivo do outsourcing?

Proporcionar um serviço de alta eficiência e qualidade no gerenciamento do parque de impressão.

Por quais motivos as empresas buscam por provedores de outsourcing de impressão?

• Redução de custos com impressão;
• Ganho em fluidez operacional e produtividade;
• Adoção de políticas de sustentabilidade.

Quais tecnologias são imprescindíveis nas operações de um outsourcing de impressão?

Softwares ou plataformas de gerenciamento modernas que possibilitam ampla visualização de todos os processos que envolvem os serviços oferecidos por um provedor de outsourcing.

Como as manutenções preventivas reduzem custos?

Elas detectam alterações ou problemas que podem ser solucionados em menos tempo, de forma simples e sem trazer impactos às operações do cliente. Também evita custos com deslocamentos repentinos e reposição inesperada de equipamentos, dispositivos ou suprimentos.

Quais dicas para otimizar a gestão no outsourcing de impressão?

• Contar com softwares de alto desempenho para a gestão do outsourcing;
• Valorizar a capacitação contínua dos colaboradores;
• Mapear as necessidades (básicas e específicas) de cada cliente atendido e manter um histórico dessas informações;
• Manter um cronograma de procedimentos bem organizado e com ações programadas.

NDD Orbix: eficiência e alta performance para provedores de outsourcing

Esta solução de vanguarda no mercado brasileiro é reconhecida por oferecer ferramentas conectadas às necessidades específicas dos provedores de outsourcing. Além de ganhos consistentes em alto desempenho operacional, o objetivo é contribuir para a superação dos desafios gerenciais do dia a dia e proporcionar maior lucratividade.

Solução é considerada o futuro do outsourcing

O NDD Orbix considera as demandas atuais e futuras do mercado de outsourcing, buscando oferecer recursos inovadores que aumentam a competitividade das empresas.

Gerenciamento inteligente das operações

A otimização das operações é um caminho imprescindível para alcançar bons resultados na gestão do parque de impressão sem sacrificar as margens de lucro líquido do provedor de outsourcing.

Otimização de tempo e recursos financeiros

Estes dois recursos caminham juntos e precisam ser otimizados de forma estratégica para garantir um atendimento de excelência e sustentabilidade financeira para o negócio.

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