Nota Fiscal de Serviço Eletrônica, a NFS-e, passa por atualizações recentes em relação a sua emissão, reforçando os benefícios de contar com um software especializado para esta tarefa. Neste artigo, vamos falar sobre como emitir e outras informações sobre esse documento fiscal.
Nascida com o propósito de simplificar a atuação dos empreendedores, a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) reduziu burocracias e modernizou a operação de empresas do setor de serviços. Do ponto de vista do governo, a NFS-e permitiu às secretarias de fazenda a ter mais controle sobre os negócios entre empresas, seguindo a evolução dos documentos fiscais brasileiros.
A emissão de NFS-e é uma atividade simples, mas pode gerar dificuldades para muitos empreendedores. As dúvidas principais estão em relação aos aspectos tributários envolvidos no negócio, assim como cuidados referentes a como emitir este documento.
Neste artigo, vamos trazer mais detalhes sobre a NFS-e e explicar como fazer para emiti-la, de forma legal, simples e eficiente.
Em muitos casos, os negócios usam os próprios sistemas de emissão oferecidos pelas prefeituras. Mas, em algumas oportunidades, eles deixam os empresários na mão por estarem fora do ar ou terem seu uso complicado. Em 2023, os Microempreendedores Individuais (MEIs) foram obrigados a usar um portal unificado para emitir notas.
No caso de outras empresas, como as MEs, EPP e médias e grandes empresas, elas só poderão usar este portal caso haja uma adesão do município ao padrão nacional deste documento. Em caso contrário, há a necessidade de usar os portais de prefeituras.
Confira a importância de contar com sistemas específicos para ter este controle, especialmente para organizações que estão em crescimento e aumentando o volume de notas emitidas.
O conceito de NFS-e
Como seu nome já diz, a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFs-e) é emitida na prestação de serviços. O documento formaliza uma transação – pode ser usado como recibo e tem validade jurídica e fiscal.
Em um primeiro momento, a NFS-e era emitida ainda no formato papel. Na sequência, passou a ser emitida a partir dos portais de prefeituras. Contudo, isso fez com que muitos empreendedores de cidades menores não tivessem esse tipo de serviço, o que foi resolvido com o lançamento do Portal de Gestão NFS-e para os MEIs. A questão persiste para outros negócios de serviços.
Do ponto de vista legal, a emissão de NFS-e digital tem a mesma validade jurídica dos registros físicos. Dessa forma, torna-se mais simples organizar, registrar e armazenar esses documentos pelo prazo necessário. Neste artigo, mostramos os prazos recorrentes para guardar estas informações.
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Diferença entre NFS-e e NF-e
A diferença entre NFS-e e a NF-e tradicional está relacionada à transação de um produto e não de um serviço. No caso de um conserto de uma bicicleta: se houver necessidade de adquirir peças, há a emissão de uma NF-e, enquanto a manutenção em si pressupõe uma NFS-e.
Veja alguns tipos de negócios que emitem o documento, tanto no ambiente online quanto off-line:
Online
– Marketplaces;
– Sistemas de gestão;
– Venda de cursos, videoaulas, congressos e eventos.
Off-line
– Clínicas médicas e veterinárias;
– Academias, fisioterapias e pilates;
– Faculdades, escolas, cursos de inglês e cursinhos;
– Oficinas;
– Consultorias.
Como emitir NFS-e, cancelá-las e calcular os seus impostos
Independentemente do porte do negócio, regime tributário e tipo de setor de atuação, as empresas do Simples Nacional, de Pequeno Porte (EPP), Lucro Real, Lucro Presumido (MEI) e até mesmo pessoas físicas devem emitir este documento.
Se um serviço não for registrado via NFS-e, a empresa corre o risco de cometer ato de sonegação de impostos, um crime cuja pena pode chegar até mesmo à prisão.
Atualmente, a emissão da NFS-e é feita no Portal de Gestão NFS-e para os MEIs e cidades conveniadas. Com ele, conseguiu-se estabelecer um padrão que não existia anteriormente, já que cada prefeitura atuava de maneira individual. Entretanto, não se trata de uma solução ampla e irrestrita.
Em relação ao cálculo de impostos, cada empresa tem as suas peculiaridades, dependendo do seu regime tributário.
Se estivermos falando de uma companhia que opera no Simples Nacional, trata-se de uma modalidade com alterações frequentes – o que exige mais atenção por parte do empreendedor. Neste caso, a recomendação é buscar orientação especializada de um contador.
Na maior parte dos casos, a emissão via software especializado torna a tarefa mais simples para a empresa, visto que cria um padrão e dá agilidade a este processo. Além disso, evita o trabalho dobrado de tentar emitir quando o sistema está fora do ar (em contingência).
O uso de RPS
Antes de abordarmos os sistemas de gestão, é preciso citar o Recibo Provisório de Serviços.
Quando o cliente não espera pela emissão de NFS-e, algumas companhias usam o RPS. Trata-se de uma alternativa à NFS-e do ponto de vista da relação com o consumidor. Ela é entregue de maneira imediata, tornando-se solução para hotéis, academias e estacionamentos como um meio intermediário até a emissão do documento fiscal.
Caso a sua companhia utilize deste expediente, é preciso ficar atento aos prazos estabelecidos para que o RPS seja convertido em NFS-e – algo que um sistema especializado pode fazer de forma automática ou enviar um alerta.
É preciso tomar cuidado em relação aos prazos para emissão da NFS-e, pois há uma diferença entre a data de competência (quando o serviço foi, de fato, executado) e a sua emissão.
Via de regra, o RPS precisa ser substituído até o décimo dia de sua emissão – desde que não ultrapasse o dia 5 do mês subsequente à prestação de serviços. Se isso não ocorrer, o fisco entende que a NFS-e não foi emitida, colocando a empresa em risco.
Por que apostar em um sistema de gestão para as notas?
Por que investir em uma solução fiscal para a emissão de notas? Há alguns motivos para isso:
Inconsistências nos sites
A centralização da NFS-e em um portal único reduz as falhas recorrentes dos sistemas construídos pelas administrações municipais – que continuam a operar e sofrer com interrupções. Esses problemas eram mais comuns em épocas de maior demanda: o começo ou o fim do mês, o que atrapalhava ainda mais.
Quando isso ocorre, há atraso no trabalho, interfere na produtividade do negócio e, em muitos casos, pode gerar problemas mais graves (se a inconsistência for registrada no prazo máximo de conversão do RPS em NFS-e), que geram multas e outros problemas.
Serviços específicos conseguem impedir este inconveniente e garantem que todas as emissões ocorram nos períodos adequados – em muitos casos, de forma automatizada.
Variação de serviços
Muitas empresas contam com diversas atividades autorizadas em seu CNPJ –especificadas em códigos. No ato da emissão, há a necessidade de adequar o tipo de serviço ao cliente.
O sistema pode ser programado de modo a relacionar um tipo de serviço – e até mesmo especificar operações distintas para o mesmo cliente –, de forma automatizada e simples. Essa lógica é importante não só pelo ponto de vista da adequação do serviço ao cliente, mas pelo cálculo do imposto relativo ao trabalho.
Especialmente para empresas atuantes no Simples Nacional, não se trata de uma tarefa trivial, já que há encargos que podem se alterar mensalmente. Neste caso, um sistema especializado considera as alíquotas daquele momento de forma automática.
Retenção de ISS
Dependendo da sua atividade e da localização do cliente, a retenção do principal encargo municipal, o Imposto sobre Serviços (ISS), é obrigatória. Os sistemas também auxiliam os responsáveis a ter esse cuidado e garantir um compliance eficiente.
RPS
Como mencionamos anteriormente, o Recibo Provisório de Serviço é usado na entrega de um comprovante para o consumidor em muitos casos – também cabe em ocorrências extraordinárias, como quedas de energia.
Um sistema especializado é capaz de gerar o RPS conforme as especificações e convertê-lo em NFS-e, garantindo o compliance, incluindo em relação à LGPD, e a tranquilidade do departamento responsável.
Visão integrada
Quando há necessidade de reter o ISS? Será que os RPS foram convertidos em NFS-e? Os códigos de clientes estão adequados aos serviços?
Como gestor, essa deve ser a sua preocupação e, dependendo do volume de notas emitidas, é inviável fazer o acompanhamento de todos os documentos.
As ferramentas especializadas permitem ao gestor ter uma visão completa da emissão de documentos fiscais, o que gera mais tranquilidade e controle das tarefas, com a emissão de alertas caso inconsistências sejam registradas. Além disso, a automatização de tarefas repetitivas garante que a sua equipe possa focar em atividades estratégicas para o seu negócio.
