É importante monitorar os números de NFC-e para identificar se não houve alguma quebra na sequência, o que pode ser interpretado de forma equivocada pelos órgãos fiscais. Você sabe o que é e como fazer a inutilização das NFC-e?
As emissões de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) seguem uma sequência numérica crescente: do 1 para o 2 e assim sucessivamente. Acompanhar este número é uma das formas do fisco de identificar o volume de documentos fiscais emitidos por um negócio, que são usados para a fiscalização. Por isso, é importante que as empresas façam a inutilização de NF-e e NFC-e.
A inutilização de NF-e e NFC-e deve ser realizada quando ocorre uma quebra da sequência de numeração, independentemente do motivo. É comum que aconteça por algum erro técnico em sua transmissão. Um exemplo é o documento fiscal de número 96 emitido e o próximo foi o 100. Ou seja, houve uma falha na sequência dos números 97, 98 e 99.
É dever da empresa informar os órgãos fiscais – a Secretaria de Fazenda (Sefaz) – desta situação. O prazo para comunicar o equívoco e fazer o ajuste se estende até o décimo dia do mês seguinte ao da quebra da sequência. Se a situação foi registrada em junho, ela pode ser comunicada até o 10º dia de julho para ilustrar um caso.
Vale ressaltar que a inutilização só será aceita pelo fisco se não tiver sido usada anteriormente em nenhuma outra NF-e ou NFC-e, independentemente de seu status: aceita, cancelada ou denegada.
Como as Notas Fiscais formalizam operações realizadas, é obrigação das empresas mantê-las organizadas por cinco anos em caso de fiscalizações. Como explicamos neste artigo do blog, é importante ter cuidado com notas fiscais perdidas ou extraviadas, além da inutilização.
Como fazer a inutilização de NFC-e?
A etapa mais complexa para muitas organizações não é a inutilização de NFC-e propriamente dita, mas, sim, a sua identificação. Isso é mais comum em empresas que não contam com escritórios de contabilidade parceiros ou sistemas dedicados à gestão fiscal.
O processo de inutilizar uma NFC-e é simples. Mensalmente, a empresa deve enviar à Secretaria da Fazenda (Sefaz) os números ou a sequência de NFC-e que foram inutilizados por equívocos a partir de sistemas da própria Secretaria ou via transmissão eletrônica de softwares específicos. É preciso adotar o certificado digital para comprovação de identidade e das informações.
É importante que não haja nenhuma falha nos documentos fiscais daquele mês, considerando tanto as emissões corretas quanto a inutilização de NFC-e. Se o processo for feito da forma adequada, o sistema do fisco vai trazer a informação de “faixa inutilizada”, o que garante a eficiência da transmissão das informações e sua validação.
Por outro lado, se houver algum dado inconsistente, a transmissão pode ser rejeitada. No sistema do fisco, é possível identificar o motivo e fazer a devida correção dentro do prazo legal.
Os riscos envolvidos em não realizar a inutilização de NFC-e
Desde 2019, caso a instituição não informe a situação de todas as NFC-e, ela pode sofrer punições.
De acordo com o ajuste Sinief 26/19, “constatada, a partir do 11º dia do mês subsequente, quebra da ordem sequencial na emissão da NFC-e, sem que tenha havido a inutilização dos números de NFC-e não utilizados, considerar-se-á que a numeração correspondente a esse intervalo se refere a documentos emitidos em contingência e não transmitidos”.
Em outras palavras, a interpretação do fisco neste exemplo é que o órgão realizou operações que não foram devidamente informadas. Isso pode ser caracterizado como sonegação fiscal, afetando o compliance e a reputação da organização, podendo levar a aplicação de multas.
Quer saber mais sobre NFC-e e como preparar sua empresa para a temporada de alto volume de emissão de notas fiscais? Gravamos um bate-papo sobre o assunto e você pode conferir no vídeo abaixo:
