Listamos 5 dicas fundamentais: organização, digitalização das informações, adoção de tecnologia, checagem de autenticidade e evitar extravios de notas fiscais em escritórios de contabilidade 

A gestão das notas fiscais de clientes é uma das principais responsabilidades dos escritórios de contabilidade. Esses documentos fiscais são uma garantia jurídica, financeira e administrativa para a maioria das organizações, inclusive trazendo insights sobre o desempenho de uma empresa dentro de um recorte de tempo. Esta lógica pode ser aplicada aos próprios escritórios. 

Na prática, o volume de notas fiscais em escritórios de contabilidade se iguala ao de negócios do varejo em épocas de alto volume de vendas, dependendo do número de clientes administrados. Para isso, é preciso adotar algumas boas práticas na rotina, trazendo tranquilidade tanto à operação interna quanto na percepção dos clientes sobre a empresa. 

Veja alguns cuidados do dia a dia: 

– Organização é a base 

Boa parte do sucesso na gestão de notas fiscais em escritórios de contabilidade decorre da definição de processos claros entre os envolvidos. É importante que os fluxos de trabalho estejam bem determinados entre todas as áreas. 

– Digitalização é fundamental 

Passou-se o tempo de fazer a gestão de documentos fiscais em formato físico. A digitalização das informações traz mais simplicidade e economia no armazenamento. Além disso, o uso de softwares adequados permite padronizar o salvamento de cada nota, facilitando o seu encontro no futuro. 

Neste artigo, mostramos como se deu a evolução dos documentos fiscais no Brasil, um processo que segue em andamento. 

– A tecnologia deve estar no radar 

A partir da digitalização, torna-se mais simples ganhar inteligência na gestão de notas fiscais em escritórios de contabilidade. Automação da emissão e melhoria de fiscalização com propósito de compliance estão entre os benefícios para os escritórios. 

Além disso, pode-se aplicar a inteligência artificial também, aumentando a eficiência de conferência, de cálculos tributários e garantindo mais tempo para atividades estratégicas. 

– Confira a autenticidade 

Adotar cuidados como o saneamento da base de dados e manifestação do destinatário de NF-e (MD-e) reduz as chances de fraudes e de dificuldades relacionadas ao tema. A MD-e possibilita ao destinatário se posicionar sobre todas as notas emitidas contra o seu CNPJ, enquanto o saneamento garante a idoneidade e a integridade da base de dados. 

– Evite extravios 

Um dos principais problemas desta rotina é a possibilidade de extravios ou de perdas de notas fiscais. Dentro do âmbito digital, este erro é menos preocupante do que na era pré-digital. 

Com o armazenamento de forma mais otimizada, segura e simples, é possível reaver este tipo de documento fiscal, trazendo segurança jurídica e fiscal para os escritórios e para os seus clientes. 

Vale lembrar que, via de regra, os documentos fiscais devem ser guardados por cinco anos, podendo ser exigidos pelo fisco a qualquer momento. 

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