Liberação segura de impressão: as vantagens da funcionalidade
Função dá mais tranquilidade e segurança sobre o uso dos dispositivos em um contexto de home office e trabalho híbrido, autorizando impressões mediante senhas ou outros meios
A liberação segura de documentos em impressoras é uma funcionalidade fundamental para um outsourcing de impressão e seus clientes, especialmente no contexto atual no qual as companhias estão adotando ou confirmando o uso do home office, ou trabalho híbrido.
Há diversos motivos para tal: a liberação segura coíbe exageros no uso de insumos (toners de impressão) por colaboradores ou pelos departamentos e é importante em um contexto de trabalho a distância, pois respeita a segurança de dados corporativa, garantindo a privacidade das informações confidenciais de seus clientes.
O funcionamento de uma função de liberação segura, como o NDD Print Releaser, é simples: quando são encaminhados para a impressão, os documentos são retidos e centralizados em uma nuvem. Sua liberação para a impressão só ocorre mediante uma autorização, que pode ser realizada no próprio equipamento ou via web – com o uso de softwares específicos ou aplicativos.
Entre os meios para garantir a autorização para a impressão, encontram-se a feita por usuários e senha; a criação de um PIN; por cartões de aproximação – que, inclusive, podem ser os próprios crachás dos colaboradores; por biometria; ou pela web, independentemente do dispositivo (computador, tablets ou smartphones).
NDD Print Releaser, uma solução adaptada ao contexto
Essa possibilidade está adaptada à transformação digital potencializada pela pandemia de Covid-19. Boa parte das companhias precisou construir um ambiente de trabalho em home office ou híbrido, reduzindo a presença de colaboradores nos escritórios físicos – o que, inclusive, ampliou as oportunidades de outsourcing de outros dispositivos.
Essa distância tornou o processo de impressão mais complexo, especialmente no que diz respeito à retirada dos documentos e à segurança das informações. Certos documentos são privados e, até mesmo para respeitar as novas leis relacionadas à proteção de dados, como a LGPD, devem ser resguardados somente a determinados setores, fazendo com que as empresas desrespeitem as exigências da legislação.
Com a função de liberação segura, as companhias ganham um diferencial para as suas operações: é possível garantir que um documento permaneça na fila de impressões na nuvem, até que o colaborador faça a confirmação de autenticidade.
Dessa maneira, confirma-se que a impressão chegará a quem, de fato, enviou o documento, com a convicção de que essa pessoa fez a liberação necessária para a sua retirada. Trata-se de uma boa prática sob a ótica econômica, ambiental e tecnológica.
