La divergencia entre los contadores y la contabilización es una situación habitual en las impresoras, y la respuesta no siempre es sencilla ni sigue reglas claras, lo que exige mucha atención por parte del proveedor de impresión.
No es raro que haya diferencias entre lo que indican los contadores de las impresoras y la contabilidad, creando divergencias. Los términos son similares y pueden generar dudas entre los menos familiarizados con una flota de impresión.
En muchos casos, esta diferencia ocasiona ruido en la comunicación entre el servicio administrado de impresión y su cliente, así como dificultades de gestión. Por ello, es importante entender la diferencia entre contadores y contabilidad:
Contadores
Indican el número de páginas impresas por un dispositivo. Es común que las máquinas dispongan de más de una, que recoge la información de las impresiones en páginas A4, A3, escáner, entre otras funciones de la impresora. Es decir, para conocer el volumen real de impresiones, hay que sumar los resultados aportados por cada contador.
Contabilización
Se trata de una información más cualitativa, que proporciona detalles de cada trabajo de impresión. Puede aportar datos como el nombre del usuario que envió el documento, el volumen de páginas, el título del archivo, la fecha exacta (con día y hora) y el dispositivo que respondió al pedido con sus datos técnicos (como el número de serie y la IP).
No es erróneo decir que los contadores agregan información cuantitativa de cada dispositivo, mientras que la contabilidad es capaz de aportar los datos cualitativos. Además, la contabilidad puede hacerse de diferentes maneras, involucrando al sistema operativo, integrado con otras plataformas o de forma física, como explicamos en este artículo.
¿Cuáles son las causas de los desacuerdos?
Como hemos mencionado, en algunos casos se producen diferencias entre los datos facilitados por los contables y los que muestra la contabilidad. La explicación de esto no es sencilla de encontrar y requiere de profesionales acostumbrados a tratar con imprentas y sus dispositivos.
Existe la posibilidad de que haya divergencias causadas por la forma en que se suman los datos indicados por los contadores o incluso desde donde se extrae la información contable. En realidad, hay lugares que aportan datos más fiables y que eliminarían las divergencias.
La dificultad, sin embargo, es que esta información depende de los modelos de impresora, de sus fabricantes e incluso del escenario del parque de impresión del cliente.
Así, es necesario contar con la orientación de personas con conocimiento de la tecnología y del segmento de la impresión para que este proceso sea más claro y coherente para todos los implicados.
La transparencia es un elemento esencial en un contrato de proveedor de impresión, un tipo de servicio que requiere confianza entre las empresas implicadas. El papel del proveedor de impresión no es omitir esta información, sino presentar los puntos indicados para recogerla y donde lo hace, eliminando posibles divergencias y apoyando a los clientes.
Como la divergencia de datos se produce con todo tipo de fabricantes y modelos, habrá que encontrar el camino más inteligente para cada flota de impresión, aumentando el reto para los proveedores de impresión tanto en la propia gestión como en la relación con su cliente.
La importancia de una información precisa
De hecho, tanto el proveedor de impresión como el cliente necesita obtener la información exacta para mejorar su proceso de toma de decisiones. Se necesitarán datos precisos en varios ámbitos, desde la programación del mantenimiento hasta la gestión de los suministros de reposición, elementos que ofrecen costes variables para cada contrato.
En este sentido, una gestión adecuada garantizará que el proveedor de impresión pueda mantener los dispositivos funcionando de la forma más adecuada y correcta. Desde el punto de vista del cliente, los datos permiten tomar decisiones muy acertadas basadas en una visión integral del parque de impresión, por ejemplo, para establecer:
Políticas de impresión – Dividir los dispositivos para uso interno y externo, limitar sus funciones, restringir su uso, configurar automáticamente los documentos, entre otras formas.
Cuotas de impresión – Conjunto de medidas destinadas a la utilización inteligente de los recursos de impresión, teniendo en cuenta las necesidades de cada departamento o de personas concretas. Con ellos, puedes centrarte en una utilización racional de los recursos.
Eventos – Los errores en la contabilidad o en los contadores pueden deberse a eventos de la impresora. Pueden ser indicadores importantes para que el servicio esté siempre en pleno funcionamiento.
La divergencia entre los contables y la contabilidad es una situación que puede ser resuelta de forma sencilla por los proveedores, siempre que haya transparencia y experiencia para entender sus impactos.
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