Na era da mobilidade, a gestão de impressão tornou-se crucial para empresas de todos os tamanhos e deve ser levada em consideração pelo provedor de outsourcing. A eficiência operacional e a redução de custos são apenas alguns dos benefícios que essa prática pode proporcionar ao cliente final.
A gestão de impressão na era da mobilidade
A possibilidade da oferta de serviços na nuvem transformou a maneira como as empresas estão operando. Essa tecnologia permitiu agregar soluções de maneira flexível e escalável, com pouca ou nenhuma necessidade de instalação de infraestrutura adicionais. Em um contexto de equipes remotas, é natural que as soluções com esse perfil se tornem dominantes no mercado.
Mesmo na era da mobilidade, parte das empresas ainda não vai operar em um ambiente de papel zero. Quase 7 a cada 10 executivos de TI (65%) acreditam que os documentos impressos ainda terão importância para os negócios em 2025, segundo uma pesquisa da Quocirca.
Por consequência, a busca pela mobilidade de impressão por parte dos clientes se tornou determinante e um dos principais critérios para escolher sistemas de impressão. A ideia é dar flexibilidade para que os colaboradores possam produzir da melhor maneira – o que, em muitos casos, também abre a oportunidade de agregar serviços de digitalização.
Dentro desse quesito, uma das funcionalidades mais buscadas é a chamada pullprinting com liberação segura de impressão. Com ela, torna-se mais simples e seguro para os colaboradores terem acesso às suas impressões.
Basicamente, o usuário faz a impressão de seu computador, se desloca até a MFP mais conveniente, se autentica, e autoriza a impressão física dos documentos em sua presença.
As formas mais utilizadas para autenticação são: credencial (login), biometria, PIN ou até mesmo o crachá. Isso se refere a uma impressão segura: evitando documentos esquecidos nas bandejas de impressoras, além, é claro, da facilidade para se obter os arquivos impressos no momento e local desejado.
Benefícios da gestão de impressão
A gestão adequada traz diversos benefícios para provedores de outsourcing, abrangendo desde a redução de custos até a promoção da sustentabilidade. Vamos explorar como essas vantagens impactam a eficiência operacional da sua operação e aumenta a satisfação dos clientes, abordando aspectos como aumento da produtividade, maior segurança e práticas sustentáveis.
Redução de custos
A gestão de impressão oferece uma oportunidade significativa para a redução de custos operacionais. Implementando soluções de monitoramento e controle, clientes do provedor podem identificar desperdícios e otimizar o uso de recursos. Por exemplo, políticas de impressão que incentivam o uso do modo econômico, impressão frente e verso e a restrição de impressões coloridas apenas quando necessário, ajudam a diminuir o consumo de papel e toner.
Além disso, a oferta de impressoras mais eficientes e a manutenção preventiva contribuem no dia a dia do provedor, reduzindo os custos de reparo e substituição de equipamentos.
Aumento da produtividade
Quando o provedor disponibiliza soluções de impressão móvel, possibilita que funcionários iniciem o processo de impressão de qualquer lugar, sem a necessidade de estar fisicamente próximos a uma impressora específica. Isso elimina o tempo de espera e as interrupções no fluxo de trabalho, permitindo que os colaboradores se concentrem em suas tarefas principais.
A integração de sistemas de digitalização também facilita o acesso e a gestão de documentos, agilizando processos e melhorando a eficiência operacional.
Maior segurança
Soluções como a liberação segura de impressão garantem que apenas usuários autorizados possam acessar documentos confidenciais, por autenticação, biometria, PIN ou crachá. Isso evita que documentos sensíveis sejam deixados desprotegidos nas bandejas das impressoras e reduz o risco de vazamento de informações.
Além disso, o rastreamento e a auditoria de todas as atividades de impressão proporcionam uma camada extra de segurança e conformidade com as políticas de proteção de dados.
Sustentabilidade
Quando o cliente reduz o consumo de papel, e o provedor realiza uma gestão assertiva de suprimentos, por exemplo, acabam não só economizando dinheiro, mas também minimizam seu impacto ambiental.
Além disso, a digitalização de documentos e fluxos documentais, promovem um ambiente de trabalho mais ecológico e responsável.
Como escolher o melhor software para gestão de impressão?
Escolher o software adequado para gestão de impressão é essencial para garantir que a solução atenda às necessidades específicas de processos e dos seus clientes.
Primeiramente, é importante avaliar a compatibilidade do software com os dispositivos e sistemas operacionais em uso na organização. A facilidade de uso e a capacidade de integração com outras ferramentas de gestão são igualmente cruciais.
Outro aspecto a ser considerado é a capacidade do software de oferecer relatórios detalhados sobre o uso de impressoras, permitindo uma análise aprofundada e a identificação de áreas para melhoria, além de ser multifabricante, possibilitando uma gestão para diferentes equipamentos.
A segurança é uma prioridade, portanto, escolha um software que ofereça recursos robustos de proteção de dados, para você e seu cliente. Por fim, considere o suporte e a assistência técnica fornecidos pelo fornecedor do software, garantindo que a empresa tenha acesso a ajuda especializada sempre que necessário.
Entre em contato com a equipe da NDD Orbix para saber mais!
