Saiba como a contratação de uma solução externa para gestão de documentos fiscais pode agregar valor ao seu negócio; listamos 7 vantagens desta estratégia.

Muitos sistemas ERPs não contam com uma plataforma específica para gerenciar documentos fiscais – e, no Brasil, há uma infinidade deles, que podem colocar empresas em risco de multas ou outros passivos legais.  

E pior:  

Cada um deles é frequentemente atualizado por leis, tornando essa tarefa ainda mais árdua para que empresas que não são especialistas desenvolvam sistemas. 

A boa notícia é que há ferramentas especialistas capazes de se integrar facilmente ao ERP, de forma simples e com a possibilidade de ser escalada, em caso de avanço da organização. Dessa forma, é possível ter o benefício buscado com o desenvolvimento interno. 

Neste artigo, vamos mostrar para você os principais benefícios de apostar em uma dessas plataformas em vez de optar por desenvolvê-la dentro de casa.  

Há diversos fatores por trás dessa decisão, que passam desde a já mencionada dificuldade em acompanhar as modificações da lei, chegando até mesmo em questões de foco na estratégia do negócio. 

Agregue valor à gestão de documentos fiscais do negócio

Dois fatores principais pesam no desenvolvimento das soluções in house: 

Modificações de lei: As constantes mudanças da lei, as emissões de notas técnicas e atualizações da legislação tributária vão fazer com que a sua empresa precise se especializar no acompanhamento e monitoramento de possíveis alterações da legislação. 

O alto custo de desenvolvimento: Além da força de trabalho focada nessa solução – e não no core business do seu negócio –, a equipe de TI vai precisar ter um olhar sempre atento para o funcionamento destas iniciativas. 

Estas são as duas razões preponderantes para que a contratação de soluções terceirizadas seja vista como uma iniciativa que agrega mais valor ao negócio.  

Mas há uma forma simples de contorná-las. Contratando uma solução especialista que se integra ao seu ERP. Abaixo apresento alguns motivos (com explicação) de porque esta é uma boa ideia: 

1) Custo de manutenção  

A conta precisa ser feita da forma correta. Não basta apenas comparar o custo de uma solução com a possibilidade de desenvolver internamente. É preciso compreender que a manutenção desse sistema será complexa, além de obrigar o seu negócio a manter uma equipe focada especificamente neste sistema. Com uma solução externa, o custo se reduz. 

2) Personalização 

Trata-se de muitas informações a serem consideradas. Quanto maior o volume de operações da empresa, mais complexidade envolvida no desenvolvimento de um sistema. Com soluções terceirizadas, como o NDD Space, aumenta a possibilidade de personalização de acordo com as demandas do seu negócio. É possível configurá-lo e integrá-lo de forma simples. 

3) Centralização de informações  

Independentemente de sua área de atuação, as informações fiscais estão agrupadas em um único sistema, o que permite ter uma visualização completa dos dados necessários. Nesse contexto, torna-se mais simples monitorar os processos e acompanhá-los, com a organização na emissão e arquivamento de documentos fiscais. 

4) Controle 

Ferramentas especialistas como o NDD Space dão mais controle no armazenamento, garantindo a permanência dos documentos fiscais em seu devido lugar, podendo ser acessados a qualquer momento. Inclusive para a emissão de relatórios, entre outros dados – o que é fundamental para companhias que lidam com grande quantidade de informações. 

5) Agilidade e performance 

Em muitos casos, há a necessidade de disponibilizar para os consumidores e parceiros comerciais os documentos de maneira eletrônica. É importante que isso seja feito de forma automática e ágil, permitindo o acesso em caso de necessidade. Nesse contexto, as melhorias de sistemas e plataformas garantem mais performance, independentemente do volume de arquivos geridos. 

6) Experiência 

No momento de selecionar o seu parceiro, é possível optar por companhias com anos de experiência no mercado. Esta expertise costuma se aliar à solução em si, visto que os conhecimentos são vinculados à identificação e à solução de problemas. Em outras palavras, as dificuldades que seu time terá já foram totalmente solucionadas por um parceiro, incluindo potenciais não conformidades. 

7) Compliance 

Sua companhia garante a conformidade dos documentos fiscais, podendo se focar – de maneira despreocupada – nas decisões estratégicas relevantes para o negócio. 

Como escolher um parceiro para documentos fiscais? 

O primeiro passo é identificar como a futura parceira é vista no mercado. Busque referências online e com seus parceiros comerciais que já adotaram esse tipo de terceirização de documentos fiscais. Além disso, algumas questões são pertinentes para escolher a sua fornecedora de software: 

• Qual a quantidade de clientes atendidos? 
• A empresa é especializada em documentos fiscais? 
• Qual a sua área de atuação? Conhece as minúcias fiscais do seu estado ou município? 
• Sua empresa não quer divulgar a marca de terceiros? Aposte nos sistemas “White Label”. 

A terceirização de soluções fiscais é um caminho escolhido por boa parte das companhias. Ficou alguma dúvida sobre o tema? Deixe nos comentários!

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