O cliente demonstrou interesse em contratar equipamentos e serviços sob demanda? A primeira coisa que sua empresa de outsourcing precisa fazer é estruturar um contrato de locação que vai validar e formalizar o serviço.
- Quais cláusulas são obrigatórias?
- O que precisa ser especificado nas informações?
- Por quanto tempo o contrato será válido, e em quais condições pode ser revisto?
Hoje, o time NDD vai responder o que deve ser avaliado antes da sua empresa fechar uma proposta comercial, e como fazer um contrato de locação que realmente fortaleça essa parceria. Acompanhe!
O que é um contrato de locação
O contrato de locação é um documento redigido pela provedora para esclarecer todos os pontos críticos da prestação do serviço, como escopo, responsabilidades, regras de manutenção, monitoramento e prazos de renovação.
O documento também serve para proteger toda a operação e os equipamentos obtidos através da empresa.
O contrato como ferramenta estratégica para proteger sua operação
Inicialmente, parece que o contrato de locação é apenas um instrumento formal que documenta a entrega de serviços, mas o seu papel é muito mais estratégico e importante do que o próprio provedor de outsourcing imagina.
As cláusulas, que são juridicamente vinculantes, protegem a operação e os equipamentos de riscos envolvendo falta de pagamento, uso indevido dos dispositivos, responsabilidade por danos ou perdas, e até mesmo descumprimento de prazos.
A ausência de um contrato pode deixar a empresa vulnerável no que tange à cobrança de valores e à gestão do parque instalado, e, ainda por cima, dificultar qualquer ação jurídica que ela venha a movimentar caso haja inadimplência ou devolução irregular dos ativos.
Cláusulas importantes: o que avaliar?
Antes de a empresa prestadora redigir o contrato de locação, é recomendado que o time responsável pela elaboração do documento avalie alguns pontos:
- Qual o volume estimado de uso dos equipamentos?
- Quais são os tipos de serviço contratados?
- Qual será o local de instalação e condições do ambiente?
- Quais os riscos envolvidos na operação e transporte dos ativos?
Essas informações serão necessárias para firmar as cláusulas que, de fato, vão proteger o negócio contra qualquer falha de expectativa ou litígio comercial.
Agora, quais cláusulas são necessárias:
1- Escopo de serviços
Essa cláusula define tudo o que será entregue ao cliente, desde os tipos de equipamentos locados, suas configurações técnicas, até os serviços agregados como manutenção preventiva, substituição de peças e suporte técnico. Quanto mais detalhado for o escopo, menor o risco de interpretações equivocadas ao longo do contrato.
É aqui que também se determina o que está ou não incluso na cobertura da locação.
2- Níveis de serviço (SLA)
O SLA, sigla para Service Level Agreement, estabelece os prazos máximos para atendimento, troca de equipamentos, suporte remoto e outras demandas previstas.
O ideal é que o SLA sempre seja ajustado conforme o tipo de operação do cliente, porque operações críticas demandam tempos de resposta mais curtos e soluções mais ágeis. Um ambiente com alta demanda por disponibilidade, por exemplo, exige prazos mais curtos e, consequentemente, um custo mais elevado.
Porém, para que o provedor possa garantir esses prazos curtos com segurança, sua própria operação interna precisa ser ágil. Isso destaca a importância de utilizar softwares de gestão e monitoramento que possibilitem um atendimento rápido.
Mais do que isso, a tecnologia certa permite uma atuação proativa, onde a equipe do provedor identifica e resolve um problema antes mesmo que ele seja reportado pelo cliente final, superando qualquer expectativa do SLA.
3- Responsabilidade por danos e perdas
É fundamental que o contrato também defina quem será responsável por danos físicos, mau uso ou perda dos equipamentos, caso ocorram durante o período de vigência contratual. Essa cláusula será útil para proteger o patrimônio da provedora, bem como garantir critérios objetivos para reposição ou cobrança.
P.S. A cláusula deve estar acompanhada de uma política clara de vistoria técnica e documentação da entrega.
4- Prazo e condições de renovação
A cláusula de prazos e condições de renovação deve ser estabelecida em cima de uma análise técnica dos ativos e da projeção de uso do cliente.
Através dessa ferramenta, o provedor pode identificar proativamente que um cliente está utilizando recursos de forma intensiva (como memória RAM ou processamento), indicando a necessidade de um upgrade.
Esse caminho que os dados mostram, cria um cenário de benefícios: justifica um ajuste no valor do contrato para o provedor, enquanto garante que o cliente tenha sempre a performance para sua operação.
5- Penalidades e rescisão
Estabelecer penalidades para descumprimento de cláusulas contratuais é uma forte recomendação para a empresa provedora garantir a seriedade do acordo. As multas podem ser aplicadas em caso de atraso no pagamento, por exemplo, violação de SLA ou até mesmo quebra antecipada do contrato sem justificativa.
Já a cláusula de rescisão precisa prever em quais condições o contrato pode ser encerrado por ambas as partes, sendo determinados os prazos para retirada dos aparelhos e cálculo de multas proporcionais, caso existam.
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Como fazer um contrato de locação para construir relações de longo prazo
Elaborar um contrato justo e transparente é muito importante para a empresa provedora construir relações sólidas e duradouras com seus clientes. Por isso, para ajudar nesse processo, o time NDD também selecionou as etapas, consideradas pré-requisitos, para formalizar o documento.
Coleta de dados com o cliente
A empresa deve realizar um levantamento minucioso de dados com o cliente para construir um contrato customizado e que realmente respeite sua realidade operacional: volume de uso, horários críticos de operação, necessidades específicas de manutenção, expectativas sobre atendimento. Todas as informações são importantes.
Estruturação jurídica com apoio técnico
Com os dados em mãos, o contrato deve ser elaborado pelas áreas técnica, comercial e jurídica, para que a empresa traga uma linguagem acessível ao cliente e evite ambiguidades.
Validação interna e apresentação ao cliente
Antes de apresentar o contrato ao cliente, é importante que o documento passe por um processo de revisão e validação interna, de preferência com as lideranças envolvidas, para checar prazos, obrigações contratuais e, claro, garantias.
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Agora, após saber como fazer um contrato de locação, aproveite também para ler nosso material sobre serviço de digitalização de documentos. Nele mostramos quanto terceirizar faz sentido e como estruturar uma oferta que responda às necessidades do seu cliente.
