Já pensou quanto tempo (e dinheiro) uma empresa perde ao realizar a digitalização de documentos internamente?

Para solucionar esse problema, surgiu o serviço de terceirização, que fica encarregado de realizar a transição do físico para o digital – enquanto o negócio direciona seus recursos para sua atividade-fim.

Neste conteúdo vamos entender quais são os impactos positivos de terceirizar esse processo e ainda dicas de como os provedores podem atrair mais clientes. Boa leitura!

Por que as empresas ainda enfrentam desafios com grandes volumes de papel?

Os documentos digitais são uma realidade de muitas empresas há vários anos, mas alguns ainda enfrentam desafios para conseguir fazer a transição dos papéis para os arquivos no computador.

O principal deles é o grande volume de documentos que precisam ser digitalizados e a falta de tempo e recursos necessários para isso.

Afinal, a digitalização de documentos não consiste somente em escanear papéis aleatoriamente. É necessário organização e critérios bem definidos.

Ou seja, para transformar tudo em arquivo digital, as empresas precisam dispor de mão de obra, recursos e bastante tempo. Como no dia a dia não sobra nenhum deles, a digitalização acaba ficando para trás no planejamento.

Além disso, os estabelecimentos precisam lidar com:

• Resistência à mudança dos gestores e colaboradores;
• Exigências legais impostas pelo Decreto Federal n.º 10.278;
• Escolha e implementação de sistemas de digitalização de documentos.

Por conta de todos esses desafios, e por desconhecer o serviço terceirizado de digitalização de documentos, muitas empresas continuam lidando com vários papéis – e atuando sob o risco de ter todas essas informações perdidas. 

Quando a terceirização da digitalização é a melhor solução para o cliente?

Para a digitalização de documentos, é necessário separar colaboradores somente para a função, contratar um sistema específico para facilitar a organização dos arquivos e planejar cada etapa com cuidado.

Se uma empresa possuir somente alguns papéis, em pouco tempo esse processo será finalizado, sem impactar muito a sua produtividade.

Por outro lado, se um empreendimento adota desde o início das atividades processos 100% físicos, haverá caixas e mais caixas de documentos – e perda da eficiência de toda a equipe.

Nesses casos, a melhor solução é terceirizar esse serviço. Com essa escolha, a empresa terá acesso a:

• Estrutura e equipe para dar conta do alto volume de documentos;
• Menos riscos de perdas de arquivos ou indexação incorreta;
• Conformidade com exigências legais e de compliance;
• Digitalizadora de documentos profissional, software de gestão e servidores seguros.

Ou seja, essa é uma alternativa mais rentável para negócios que não possuem a estrutura necessária nem querem prejudicar a produtividade do negócio durante esse processo.

Como estruturar uma oferta eficiente de digitalização como serviço?

A terceirização da digitalização de documentos é uma alternativa eficiente para empresas que precisam fazer essa transição sem sobrecarregar suas equipes.

No entanto, para conquistar novos clientes, quem fornece esse serviço precisa ir além da promessa de economia. É importante mostrar como a digitalização pode resolver problemas reais de negócio.

O primeiro passo é mapear as dores dos seus potenciais clientes, como:

• Falta de espaço físico para armazenar documentos;

• Dificuldade ou lentidão no acesso a informações;

• Risco de extravio, danos ou vazamentos de dados;

• Pressões por adequação à LGPD e outras normas.

Com isso em mãos, sua proposta deve mostrar como o serviço oferecido atua diretamente sobre esses pontos. Um bom exemplo é demonstrar, com dados e casos reais, como a digitalização reduziu o tempo de resposta em auditorias ou aumentou a produtividade de equipes administrativas ao eliminar buscas manuais por arquivos.

Em empresas da área financeira, por exemplo, o acesso digital rápido a contratos e comprovantes pode diminuir o tempo de resposta a clientes e facilitar auditorias, reduzindo gargalos no atendimento e custos com retrabalho.

Além disso, uma boa proposta deve:

• Destacar diferenciais técnicos, como a segurança na captura e no armazenamento dos dados;
  
• Trazer provas sociais e resultados obtidos com outros clientes;
• Oferecer uma solução completa, que abrange desde a digitalização até a gestão contínua dos documentos digitalizados.

Evite o erro de padronizar tudo. A proposta deve ser personalizada com base no segmento, volume de documentos, nível de urgência e nas metas estratégicas do cliente. Só assim o serviço será percebido como parte da solução e não como um custo a mais.

O impacto da digitalização nos processos e na segurança das empresas atendidas

Por mais que os arquivos digitais estejam expostos a ciberataques de criminosos, os documentos físicos também podem ser danificados ou perdidos em diferentes situações.

Seja por conta de uma enchente ou até uma xícara de café derramada sobre a mesa, todas essas informações podem se perder em segundos, causando muitos prejuízos à empresa.

Desse modo, ao aprender o que é digitalização de documentos, descobrimos também que essa é uma solução que agrega maior segurança para as organizações.

Além disso, atualmente existem diferentes sistemas de proteção capazes de afastar a invasão de criminosos e garantir que todas as informações estejam seguras em um local onde não poderão ser perdidas – na nuvem ou no servidor, por exemplo.

A digitalização também acelera os processos, por permitir o acesso rápido aos documentos que o colaborador precisa.

Afinal, não será mais necessário se deslocar até o acervo para procurar esses papéis. Eles estarão a poucos cliques de você!

Como a NDD apoia provedores de digitalização com tecnologia e gestão?

Temos a solução ideal para a digitalização de documentos: o NDD Print Digital Shift!

Com esse software de digitalização inteligente, seu negócio poderá oferecer ao seu cliente automatização e padronização de processos.

Afinal, a solução permite que o cliente final elabore um fluxo documental automático, no qual o colaborador realiza a digitalização e o documento vai diretamente para a pasta configurada. 

Essa ferramenta facilita a organização e padronização de informações nas empresas — agregando maior valor ao serviço oferecido pelo seu negócio.

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