Cómo ayuda esta funcionalidad a las empresas con oficinas repartidas en muchas plantas, con muchas sucursales o con sedes muy grandes.
Imagínese un ejecutivo que trabaja en una empresa nacional y necesita celebrar reuniones con datos sensibles en varias sucursales. ¿Sería inteligente que imprimiera información confidencial y la llevara consigo en sus viajes? La respuesta es no, más aún si el documento se lleva a cada uno de los participantes en la reunión.
Ahora supongamos que envió los documentos a imprimir antes de viajar, llegó a la oficina, se conectó a un dispositivo, se autorizó mediante contraseña/biometría o credencial y llevó el informe a las plataformas de reunión. Esta es una de las ventajas de la impresión segura en las organizaciones: la garantía de confidencialidad de la información sólo para aquellos que deben tener acceso a esos datos.
Otro punto importante: considere que el mismo ejecutivo llegó a una sucursal con un control estricto de la impresión, con una limitación del volumen de páginas por usuario, siguiendo una política de impresión muy clara. ¿Qué pasaría? Nada.
Su impresión saldría normalmente, teniendo en cuenta el centro de costes específico en el que opera ese ejecutivo. Además, la contabilidad de los datos indicaría dónde se realizó la impresión, cuándo y quién fue el empleado responsable de su solicitud y de su publicación. De este modo, se garantiza la centralización de los datos y se evitan problemas en las sucursales con normas de impresión específicas.
Espacios grandes o separados
La liberación segura de la impresión no sólo es beneficiosa cuando se viaja, sino también en empresas e industrias con grandes sedes (y a veces con la necesidad de desplazarse en espacios abiertos) o incluso con oficinas divididas en numerosas plantas. Los empleados pueden enviar documentos a la cola de impresión y recogerlos en cualquier lugar de la empresa.
De este modo, se evitan situaciones muy comunes en el día a día del entorno corporativo, como el olvido de archivos en la sala/mesa y la necesidad de volver para recuperarlos. En muchos casos, no se dispone de ese tiempo, y el empleado acaba haciendo una doble impresión sin necesidad, lo que genera más costes.
Liberación segura paso a paso:
- El archivo se envía a imprimir.
- Sólo se imprimirá cuando la propia persona se dirija al dispositivo y lo autorice.
- La impresión puede realizarse en cualquier lugar.
- Esta información se archivarán y se llevará al centro de costes de ese empleado, sin cargar a otros departamentos o sucursales.
- Los datos se contabilizarán en un sistema para su posterior análisis por parte de los gestores.
¿Cómo funciona la impresión segura?
Los documentos enviados se conservan en una nube privada, que autoriza la impresión sólo después de una liberación segura. Estos archivos permanecen en una cola y no corren el riesgo de ser impresos por otros empleados, ya que se requiere una liberación individual, que puede ocurrir por contraseña, PIN, aplicación, credencial, biometría, entre otros medios.
Por ello, el sistema registra la información y la dirige al centro de costes adecuado de cada empleado, evitando que se generen dificultades entre sucursales o departamentos. La opción de las empresas por esta solución se debe a varias razones:
Flexibilidad – Da movilidad al usuario para realizar la impresión en el momento y lugar más adecuados.
Simplificación de la TI – en una nube específica, la cola de impresión puede ser única, lo que facilita el trabajo de este departamento.
Reducción de costes y apoyo al medio ambiente – Evita las impresiones desatendidas u olvidadas en las bandejas, optimizando el uso de insumos como los tóneres.
Seguridad – La confidencialidad de la información está garantizada.
Productividad – Se evitan las colas en las impresoras o la necesidad de volver para recuperar los documentos.
