A contabilização de impressões pode ser física ou lógica por spool, a depender do modelo do parque de impressão do cliente; sucesso nesta etapa é determinante para provedores de outsourcing e clientes
Um dos segredos para o sucesso de um serviço de outsourcing de impressão é que a contabilização seja feita de forma adequada. Muito se fala em inovação e no lançamento de novas funcionalidades pensando no futuro, mas a premissa principal para os dois lados envolvidos (próprio outsourcing e o cliente final) é a capacidade de monitorar o uso dos dispositivos e de seus recursos.
Para isso, uma das funcionalidades importantes a ser ofertada por um provedor de outsourcing é o monitoramento de agentes, tema que abordamos neste artigo. É por meio desta função que os provedores conseguem controlar a origem de cada impressão, em qual dispositivo foi feita e quem foi o responsável pela ordem.
Essa capacidade de monitoramento será determinante tanto para o provedor (que aumenta a sua capacidade de prever a necessidade de repor insumos e realizar manutenções, entre outras atribuições) quanto para o cliente final (que conta com dados atualizados e precisos para tomar decisões relativas à sua política de impressão).
É por meio da contabilização que se determina, quantifica e rastreia eventuais desperdícios – indicando departamentos, projetos, centros de custo ou pessoas responsáveis. Ao mesmo tempo, também oferece aos usuários a capacidade de acompanhar seu histórico de impressão, baseado em relatórios, dashboards e outros tipos de cuidados, dando uma visão geral aos gestores.
Quais os tipos de contabilização?
Existem dois tipos de contabilização que podem integrar uma solução para outsourcing de impressão: a física e a lógica por spool – no caso da física, ela pode ser dividida em embarcada ou direta. Veja, abaixo, o que significa cada uma delas e como elas podem se integrar ao seu negócio:
Contabilização física embarcada – Quando os agentes de monitoramento são instalados nos próprios equipamentos (tanto computadores quanto impressoras), garantindo o acompanhamento e coleta de informações precisas dos trabalhos realizados. As informações são enviadas diretamente para o MPS.
Contabilização física direta – Realiza-se uma comunicação direta com a impressora – normalmente, há a necessidade de instalação no servidor do cliente, que será usado para repassar os dados ao MPS.
Contabilização lógica por spool – A contagem e rastreamento são feitos por meio de informações provenientes de arquivos de spool dos sistemas operacionais. Também conhecido como spooler, trata-se da fila de impressão arquivada na memória do computador, indicando documentos que foram enviados para a impressora.
Qual a necessidade de diversidade?
Dependendo do parque de impressão, pode haver a necessidade de contar com mais de um desses modelos de contabilização, especialmente se houver impressoras locais para usuários específicos. Em muitos casos, pode ser o único caminho para conseguir ter uma visão completa da impressão como um todo de um negócio.
O planejamento de um outsourcing de impressão deve considerar todas as variáveis do ambiente do cliente e suas necessidades. Nesse sentido, a soma da contabilização física e da lógica por spool garante que sejam monitoradas todas as variáveis de uso das impressoras, incluindo a retirada de cópias, assim como dispositivos reservados a setores ou determinados usuários.
Entretanto, independentemente da forma usada, o cliente – e o próprio provedor – terão acesso único às informações. Dessa forma, permitem-se as análises necessárias pelos dois lados envolvidos, no caso do NDD Print, que está presente em mais de 520 mil impressoras e monitorou mais de 9,6 bilhões de páginas impressas.
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