Apoio especializado auxilia a gerenciar os custos variáveis, em especial os suprimentos, que podem interferir diretamente no retorno dos contratos
Uma das questões que envolve os provedores de outsourcing de impressão é como precificar o valor do contrato sem ter as informações do histórico de impressão. Os custos fixos são mais fáceis de projetar, caso de hardware, RH, licenças, energia, entre outros. Há outros valores, porém, que são imprevisíveis, como de impostos, assistência técnica (e gastos logísticos) e os suprimentos, é justamente nessa previsão em que se encontram alguns dos benefícios oferecidos por uma consultoria especializada.
Um dos problemas relacionados aos suprimentos é que, na rotina diária, eles não estão sob o controle da prestadora de serviço. É o cliente final que vai fazer o uso das impressoras e, por mais que possam ser estabelecidas regras em contratos, a relação pode ser comprometida caso passe a se estabelecer meios para impedir ou bloquear a impressão: afinal de contas, o outsourcing foi contratado com esse propósito.
A questão é: os suprimentos são uma parte determinante e fundamental para que o contrato se torne, de fato, lucrativo para o provedor de outsourcing de impressão. Além do uso depender exclusivamente do cliente final, os seus custos são tradicionalmente altos e, em muitos casos, indexados ao dólar, gerando mais uma situação que foge do controle do provedor.
Como uma consultoria especializada pode ajudar?
Por mais que a projeção de custos variáveis seja uma tarefa complexa, é possível tornar esse planejamento mais efetivo. É justamente essa atuação que a consultoria especializada consegue oferecer aos provedores, que vão ganhando mais inteligência para otimizarem a qualidade de seus contratos.
Conheça 4 benefícios trazidos por esse serviço:
1 – Monitoramento: a criação de um histórico
O controle do parque de impressões precisa ser totalmente efetivo e rastreável, administrando tanto os dispositivos quanto os seus suprimentos. Essas informações precisam ser coletadas em cada equipamento e enviadas para um sistema de gestão.
Em um primeiro momento, esses dados facilitam a tomada de decisão por parte dos gestores. E, ao longo do tempo, criam um histórico de consumo, o que torna o planejamento mais simples, prevendo com mais eficiência substituições, reposição de estoques e eventuais inconsistências, como trocas prematuras, entre outros pontos.
2 – Dados de mercado: acompanhe a sua performance
Especializada no mercado, a consultoria traz informações que permitem ao provedor de outsourcing de impressão fazer o benchmarking de seu desempenho em comparação com a performance do mercado.
Essa possibilidade, aliada ao monitoramento completo, permite aos gestores identificarem os problemas dos contratos e suas causas, simplificando a criação de um plano de ação para sanar ou minimizar problemas. Em muitas situações, é muito difícil ter sucesso para se chegar ao diagnóstico de um contrato, algo que não ocorre com dados precisos e conhecimento de mercado.
3 – Evite trocas prematuras
Em muitos casos, os toners são trocados de forma antecipada – como mencionamos antes no artigo, o próprio cliente pode fazer isso no dia a dia. Como estamos falando de um produto caro e cotado em dólar, é preciso tirar o máximo dele. Nesse sentido, o sistema NDD Print pode ser configurado para o uso completo do toner, respeitando as políticas de impressão.
Além disso, a possibilidade de uso do toner ao seu limite evita que o provedor de outsourcing de impressão parta para os suprimentos alternativos, visando unicamente a economia. Em muitos casos, os itens não originais têm desempenho pior e resultam em um aumento da manutenção dos dispositivos.
4 – Aumente a eficiência dos suprimentos
As funcionalidades previstas no NDD Print fazem com que os suprimentos relacionados a custos variáveis das impressões se tornem mais duradouros. Na prática, isso faz com que o provedor de outsourcing de impressão consiga reduzir o gasto dos toners, gerando redução de custos e mais rentabilidade aos usuários do sistema. E isso, sem afetar na qualidade da impressão!
Além disso, na maior parte dos escritórios, o uso do esmaecimento não interfere na capacidade analítica de interpretação de um documento, seja um gráfico ou um relatório.
