Quando as empresas de outsourcing de impressão surgiram, muitos podem ter pensado que não fazia sentido a contratação para fazer aquilo que eles mesmos poderiam executar. Com o passar do tempo, conforme a TI (Tecnologia da Informação) foi assumindo um papel cada vez mais estratégico nas empresas, os serviços começaram a ser melhor planejados, organizados e monitorados, as instituições começaram a entender que alguns deles, os mais operacionais são, de fato, terceirizáveis. E os serviços de impressão se enquadram perfeitamente nesse caso.

Um dos aspetos que fizeram as empresas passarem a ver o outsourcing de impressão como uma alternativa viável, foi a redução drástica no volume de impressões, ao mesmo tempo em que o prazo despendido em solucionar problemas e realizar manutenções nas impressoras crescia. Isso chamou a atenção para o fato de que gerenciar os serviços de impressão in-house divergia do foco de negócios da maioria das empresas, desviando recursos humanos importantes para tarefas pouco nobres, como trocar cartuchos de impressão ou configurar uma impressora na rede.

Ao mesmo tempo, uma empresa especializada nesse tipo de serviço consegue custos mais atrativos, tanto para materiais como para a prestação dos serviços em si. A mão de obra contratada especializa-se exatamente neste tipo de atividade, fazendo com que suas equipes se mantenham focadas em seu próprio negócio: impressões! Também consegue melhores negociações junto aos fornecedores, pois ao invés de comprar um cartucho de toner por mês, compra centenas deles.

Quando observamos as tendências no volume de impressões, a utilização do outsourcing passa a fazer ainda mais sentido. Enquanto que na maioria das empresas observamos uma tendência de redução nos volumes de impressão, ocasionada pela adoção cada vez mais ampla de comunicações digitais – inclusive com caráter formal e oficial – as empresas de outsourcing veem seus volumes sempre crescentes, em decorrência da captação de novos clientes.

Estoque sempre adequado

Mas o ponto principal que torna os serviços de outsourcing tão atrativos é a constante disponibilidade dos serviços, uma vez que as contratadas não só mantêm estoques dos suprimentos necessários, mas também de impressoras em si. Isso quer dizer que o tempo de indisponibilidade é mínimo para a empresa que contrata os serviços. Seja porque o toner acabou ou porque a impressora quebrou, o problema será solucionado rapidamente – de acordo com o nível de serviço estabelecido no contrato celebrado entre as duas empresas.

E não se pode deixar de mencionar que as empresas de destaque no mercado de outsourcing contam com ferramentas de gerenciamento excelentes, que dificilmente empresas que não têm seu foco na impressão iriam adquirir. Essas ferramentas permitem o constante monitoramento das impressões, uma maior rastreabilidade de quem solicitou a impressão e em qual centro de custo ela deve ser contabilizada, e ainda o acompanhamento do consumo de suprimentos (toner, tinta, papel, etc.).

Sua empresa já utiliza serviços de outsourcing? Compartilhe suas experiências, dúvidas e anseios com a gente, pelo campo dos comentários.

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