Sem padronização em todo o território nacional, recebimento e controle de Nota Fiscal Eletrônica de Serviços -NFS-e – se torna um verdadeiro martírio; soluções especializadas resolvem o problema 

A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) é o documento fiscal usado na prestação de serviços, conforme demonstramos neste artigo do blog. Assim como muitas empresas sentem dificuldades em compreender e gerenciar a emissão deste tipo de documento, há outras com limitações em relação ao recebimento de NFS-e. 

Isso é mais comum em organizações que não contam com ferramentas específicas para a emissão e recebimento de documentos fiscais.

Embora a tecnologia tenha simplificado o cumprimento de obrigações fiscais, não são todas as soluções que, de fato, auxiliam neste aspecto – pelo contrário. Muitas companhias apostam em desenvolver uma solução e acabam sentindo na pele dificuldades para torná-las eficientes e funcionais. Segundo a pesquisa Panorama do Mercado ERP 2020, 12,3% das companhias desenvolveram soluções internas em 2020. 

Neste artigo, vamos mostrar alguns cuidados necessários e dicas para o cliente final optar por uma ferramenta com essas atribuições – e a atenção especial que deve ser tomada com funcionalidades, caso opte pelo desenvolvimento interno. 

Espero que você possa aproveitar este artigo para compreender as vantagens em encontrar uma solução que traga tranquilidade e eficiência na gestão do recebimento da NFS-e, um documento fiscal que conta com inúmeras especificidades. 

Quer saber a melhor parte?  

Isso não precisa ser um tormento para o cliente final e nem mesmo para a sua software house.

Recebimento eletrônico de NFS-e tem desafios 

Uma das grandes dificuldades em relação ao recebimento de NFS-e está na falta de uma padronização em nível nacional. Ao contrário de outros documentos fiscais, como os relacionados ao Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) e mesmo a NF-e tradicional, não houve este mesmo movimento para a NFS-e, criando um desafio para companhias que operam em diversos municípios. 

Cada administração municipal pode estabelecer procedimentos variados, o que torna complexo desenvolver uma solução que abarque todas as possibilidades. Isso é ainda mais perigoso quando há muitos sistemas que exigem o lançamento manual, fazendo com que as empresas fiquem sujeitas a erros de digitação, reduzindo a produtividade e aumentando os custos deste processo. 

No Brasil, na prática, cada prefeitura conta com suas próprias regras, dificultando para as empresas que operam em diferentes municípios atuarem de forma automatizada no recebimento das NFS-e. Há administrações municipais que passaram a, inclusive, cobrar pela emissão dos documentos, caso de Ribeirão Preto (SP). 

Documentos perdidos, multas e prazos 

Soluções estabelecidas no mercado conseguem obter o recebimento de NFS-e de maneira imediata, emitir alertas quanto aos riscos relacionados à incidência de multas ou à perda dos prazos. 

As soluções in-house, por outro lado, podem ter dificuldade devido às mais de 5,5 mil regras específicas de municípios brasileiros. Se não houver essa tecnologia integrada, abre-se a possibilidade de que a organização acabe perdendo documentos. 

Nesse contexto, toda a gestão da empresa pode ser comprometida, visto que não há garantia de que todas as operações serão consideradas, atrapalhando processos de análise de resultados ou comparações entre os períodos. Sem uma tecnologia adequada, a companhia perde a capacidade de garantir a confiabilidade das informações, reduz sua produtividade e desperdiça tempo no melhor dos cenários. 

Na pior das hipóteses, além das desvantagens em termos competitivos, aumenta-se o risco de problemas com os órgãos fiscalizadores e de atrasos no pagamento de fornecedores ou clientes. Pela legislação, há necessidade em armazenar todos os documentos por cinco anos – além disso, perdem-se informações, como eventuais recolhimentos de ISS, entre outros. 

Em um cenário no qual cada prefeitura define suas próprias regras, a organização pode ter que arcar com o pagamento de juros ou multas, caso perca os prazos máximos para emissão de documentos. Em outras palavras, reduz-se o controle do compliance do negócio, algo perigoso em um país com tamanha complexidade fiscal como é o Brasil. 

O risco do trabalho manual e o tempo desperdiçado no recebimento de NFS-e

Há uma intenção das empresas em automatizar as operações manuais, como a emissão e recebimento de NFS-e. O motivo é simples: reduzir a possibilidade de erros (já que pessoas tendem a cometer esses equívocos, ainda mais em tarefas repetitivas), aumentar a produtividade e garantir que a força de trabalho humana esteja disponível para se focar nas tarefas consideradas estratégicas. 

No caso da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica, além do risco propriamente, há uma questão do tempo. Como cada município tem suas regras e lógica específica de acesso, os colaboradores perdem muito tempo na caça das NFS-e – assim como há necessidade de uma grande organização, visto que é preciso salvar logins e senhas de acesso para cada um deles. 

Em uma situação na qual não há automatização do recebimento, além de checar as notas, elas terão que ser incluídas em um sistema para que se possa ter uma visão 360º do negócio. Ou seja, sua força de trabalho está sendo desperdiçada em uma tarefa que poderia muito bem ser executada por sistemas e plataformas eficientes. 

E pior:

Uma das principais reclamações relacionadas à NFS-e é a instabilidade dos sites municipais. Imagine o seu colaborador não conseguindo concluir as tarefas dentro dos prazos estabelecidos, visto que não existe a possibilidade de obter os dados necessários naquele momento. 

Coragem para investir em um desenvolvimento 

Mesmo em um cenário como esse, muitas companhias tentam desenvolver suas próprias soluções fiscais para gerenciar as NFS-e – pelo menos uma a cada dez, conforme a pesquisa do Portal ERP. Por um lado, entende-se o benefício que esse tipo de plataforma traz para o negócio, mas, de outro, acaba criando novas dificuldades, como explicaremos a seguir: 

Planejamento e aporte de recursos

Implantar uma solução própria não é barato e exige um planejamento por parte da empresa tanto do ponto de vista econômico quanto na implantação da solução. Muitos gestores esquecem que, em alguns casos, suas companhias não têm expertise nesta área, dividindo a atenção das áreas estratégicas do negócio. 

Horas de desenvolvimento

Mesmo em um cenário no qual a empresa conta com uma equipe de TI capaz e especializada, será preciso desviar a atenção desses profissionais das atividades que influenciam o dia a dia da empresa. Vale a pena desperdiçar essas horas em uma solução que pode não cumprir com todos os objetivos? 

Cuidados com o armazenamento da NFS-e

Como já mencionamos anteriormente neste artigo, o sistema precisa ser capaz de receber automaticamente e armazenar as NFS-e pelo prazo mínimo de cinco anos. Essa possibilidade dá tranquilidade à empresa e também permite checar, filtrar e analisar as informações das NFS-e, dando uma visão geral para os gestores e otimizando a tomada de decisão. 

Mudanças de legislação

Se em tributos federais (PIS/Cofins) e estaduais (ICMS) já há grande dificuldade em acompanhar as alterações na lei, pense em conseguir fazer o monitoramento de legislações de cada município. Não se pode esquecer também eventuais alterações nos sistemas para emissão, assim como regras específicas estabelecidas em cada cidade. 

Integração com ERP 

Além do sistema ser funcional, ele precisa ser integrado com o ERP – uma das principais dificuldades do desenvolvimento de plataformas como essa. De acordo com a pesquisa Panorama do Mercado ERP 2020, a adequação fiscal/tributária apareceu como a terceira resposta mais comum dada pelas empresas brasileiras para o uso desses sistemas. 

Os únicos objetivos que ficaram à frente foram “melhorar a gestão da organização”, citada por 56% das companhias, e “atualização tecnológica”, com 15%. Sabe o que é melhor? Essa situação não precisa se tornar um tormento para o seu cliente final – e sua software house pode oferecer uma solução White label que atenda a todos esses requisitos.