El trípode de los procesos, la calidad del producto/solución y las personas son factores determinantes para el éxito de esta iniciativa; conozca las ventajas de NDD Print Digital Shift.
El proceso de transformación digital se ha convertido en un camino sin retorno, especialmente después de la pandemia de Covid-19. Para muchas organizaciones, especialmente las que están acostumbradas a manejar grandes volúmenes de documentos en papel, la digitalización de la información se ha convertido en un paso fundamental y se espera que crezca con fuerza en los próximos años, como señalamos en este artículo.
Aunque parezca sencillo, hay que organizarlo adecuadamente y comunicarlo a los recursos humanos. De lo contrario, cada empleado adopta un procedimiento específico, ya sea en relación con la calidad de los escáneres o con los lugares/directorios de guardado y la forma de nombrar los archivos, lo que dificulta su localización en el futuro.
La digitalización de documentos depende de un trípode de información:
Procesos – Es necesario crear un flujo de trabajo sencillo, con un flujo de trabajo fácil de usar e intuitivo.
Producto/solución – Los procesos deben ir acompañados de una solución tecnológica capaz de garantizar el funcionamiento de este flujo. Además de la agilidad, es necesario ofrecer flexibilidad y seguridad, especialmente en un momento en que la seguridad de los datos es primordial.
Personas – Los nuevos procesos y tecnologías deben ser definidos por la dirección y comunicados a los empleados. El éxito de la estrategia de digitalización depende de las personas.
NDD Print Digital Shift
Mientras muchas empresas luchan por dar el paso inicial hacia el futuro, Digital Shift ha surgido como facilitador. La funcionalidad de NDD Print proporciona un apoyo muy necesario a las organizaciones en este momento de transición, al igual que las empresas que han definido políticas de impresión:
Escanea desde donde estés – ¿Estás en la oficina? ¡Genial! Puede utilizar uno de nuestros escáneres o impresoras. ¿En la oficina de casa o de viaje? El propio smartphone puede ser utilizado por la aplicación NDD, a través de la cámara del dispositivo.
Organización – Una de las dificultades para las empresas es organizar los documentos digitalizados. Con Digital Shift, el flujo de trabajo puede configurarse de forma personalizada: es decir, cada departamento envía información a uno o varios repositorios. De este modo, la empresa garantiza la centralización de información similar en un solo lugar.
Flujo por usuario – El flujo de trabajo predefinido impide que cada empleado tenga la libertad de renombrar los archivos y elegir la ubicación para guardarlos, creando su propio estándar. Este flujo lo determina el usuario y no el equipo.
Uso intuitivo – Otro aspecto importante es la facilidad de uso. La configuración del flujo de procesos debe ser rápida, fácil e intuitiva. En el otro extremo, el usuario – ya sea en el escáner, la impresora o el teléfono móvil – también debe ser fácil de usar.
Independientemente de su tamaño, Digital Shift aporta eficiencia y productividad a empresas de todos los tamaños y sectores. Cualquier tipo de empresa puede confiar en los flujos de escaneo para crear, personalizar y enviar archivos a diferentes repositorios.
Cómo funciona NDD Print Digital Shift en tres pasos
Paso 1 – La creación y configuración del formulario en el propio sistema – el flujo de escaneo. Esto se puede hacer en segundos, seleccionando los detalles, la ubicación de guardado, la calidad del archivo, entre otras precauciones.
Paso 2 – Todo lo que el usuario tiene que hacer es seleccionar el flujo deseado y rellenar la información solicitada. Cada departamento puede crear su flujo específico. En este paso, el empleado incluye si es un escaneo a doble cara, la orientación del documento, la calidad y el color. Si la empresa lo prefiere, se puede predeterminar.
Paso 3 – Haga clic en escanear. En instantes, el archivo será procesado y estará en el destino predeterminado del flujo.
