Una de las principales dificultades que tienen las empresas, en relación a la productividad, es cómo saber qué se imprime. Más que eso, gestionar esta demanda se volvió esencial, pues en la situación actual se ha convertido en un motivo de ahorro para muchas organizaciones. El proveedor de outsourcing de impresión puede – y debe – ayudar a las empresas en este sentido. 

Según una encuesta realizada por La Universidad de Tufts y la organización no gubernamental Forest Ethics también estiman que un empleado de oficina de USA usa una hoja de papel cada 12 minutos. 

Otro estudio, realizado en Estados Unidos, Japón y Europa, revela que cada persona consume entre 250 y 300 kilos de papel al año. Esta investigación realizada en otros países, es un parámetro para cualquier organización, cuando no existe la correcta gestión de la impresión. 

Las empresas tienen dificultades para controlar las impresiones. 

Sin embargo, una de las principales dificultades que tienen las empresas es la gestión de la impresión. Primero, por falta de tiempo, segundo, por pensar que el gasto en impresiones es bajo. La firma de investigación Gartner Inc. estima que casi el 3% de las ganancias de una empresa se gasta en papel, impresión, archivo, almacenamiento y mantenimiento de documentos. 

Las organizaciones aún no pueden dejar de usar papel, ya que muchos documentos requieren impresión. Para solucionar estos problemas, la solución es gestionar. No solo asignar costos, reglas y contabilidad, el análisis de informes de gestión sigue siendo esencial para que este proceso funcione. 

La presentación de informes es esencial en la gestión 

Hoy en día, las organizaciones pueden, con un software específico – implementado a través del outsourcing de impresión -, controlar toda la operación de impresión. Pero el análisis de datos debe ser fácil y ágil. Un informe complejo desanima a muchos gerentes. Al analizar lo que imprimieron los empleados, por ejemplo, entre los factores que es necesario tener en cuenta, durante este análisis, están: 

• Color: Sepa si el usuario imprimió en color o en monocromo; 
• Papel: Qué tipo de papel utilizó, A4, A3, Carta, etc.; 
• Modo de impresión: simple o dúplex, ya que afecta el ahorro de papel y tinta; 
• Aplicación: Desde qué programa está imprimiendo: Word, Excel, Bloc de notas, etc. 
• Tipo: ¿Está imprimiendo o copiando? 

Además de estos factores, es importante saber de qué departamento están hechas las impresiones. Analizar no es difícil y puede marcar la diferencia. Es un papel importante para los proveedores de outsourcing enseñar a las empresas cómo administrar y ahorrar de esa manera.