Apesar das regras específicas de alguns estados, há um padrão geral para garantir a emissão da NFC-e; É possível otimizar esses processos e dar mais agilidade e segurança ao dia a dia do negócio
Nascida para substituir as notas fiscais de venda ao consumidor, a NFC-e foi uma das iniciativas do governo para digitalizar a emissão de documentos fiscais e simplificar a comunicação das transações com o fisco.
Cada venda realizada é informada à Secretaria de Fazenda Estadual e o consumidor recebe o espelho dessa informação, o Danfe-NFC-e. Nele é possível consultar a transação via QR Code.
A maior parte dos estados já têm bem definido o seu processo de NFC-e. Mesmo assim, ainda existem exceções em situações muito peculiares, caso de Ceará, Minas Gerais, Santa Catarina e São Paulo. No entanto, como acontece com outros documentos no país, caso da Nota Fiscal de Serviço Eletrônico (NFS-e), cada estado pode definir as suas próprias regras sobre o tema.
Para organizações que operam de forma nacional ou regional, essas especificidades podem travar a geração de notas ou a confirmação de negócios, gerando problemas na rotina da companhia.
Nesse contexto, muitas organizações contratam empresas especializadas para garantir que as necessidades específicas de cada estado sejam atingidas. Isso otimiza processos e as permite focar em seu core business.
Como emitir NFC-e?
Como mencionamos anteriormente, cada estado define o próprio trâmite para a emissão da NFC-e. Entretanto, costuma-se haver passos comuns em todas as unidades da federação:
Conexão com a internet
É preciso que os dispositivos ligados ao ponto de venda (PDV) estejam conectados à internet.
Documentação em dia
Seja um estabelecimento novo ou uma empresa ampliando as suas operações em outro estado, é necessário estar com as documentações em dia para conseguir emitir a NFC-e. Um dos registros mais importantes é o da Inscrição Estadual.
Certificado Digital de Pessoa Jurídica
Entre os requisitos está este certificado, no Padrão ICP-Brasil. Na maior parte dos casos, basta o número do CNPJ para liberar a emissão de NFC-e em qualquer estabelecimento, sem a necessidade de autorização para novas lojas.
Liberação da Sefaz
Na maioria dos estados, há uma exigência de credenciamento nas Secretarias de Fazenda de cada unidade da federação. Elas são as entidades responsáveis por autorizar a emissão. Cada estado estipula documentações, prazos, taxas e outras regras para obter este aval.
Sistema Emissor
É possível desenvolver ou contratar um sistema para fazer a emissão de NFC-e e a gestão de documentos fiscais. Devido às peculiaridades de cada estado e mudanças de legislação, criar uma ferramenta pode não ser a opção mais inteligente. Além disso, muitos softwares de prateleira não conseguem atender às reais necessidades dos estados com exigências distintas, caso dos quatro já mencionados.
Neste momento, o que dá mais segurança aos negócios é a possibilidade de contar com um parceiro especializado, capaz de se adequar a cada um desses requisitos.
Impressoras não fiscais
Como o consumidor recebe um espelho da operação, é eficiente ter um dispositivo para entregar essa informação no ato da compra ou enviá-la junto com a mercadoria, no caso de compra por meios digitais.
E no caso de rejeição?
Quando uma transação é realizada, a NFC-e passa por uma aprovação, rejeição ou fica em contingência. No caso de rejeição, o varejista tem prazo de 24 horas para fazer as adaptações necessárias e enviá-las à Sefaz. Se o período não for cumprido, a empresa fica sujeita à aplicação de multas. Em geral, a rejeição ocorre por motivos como falhas nos dados do varejista ou do cliente e erros no cadastro dos produtos.
Nesse contexto, é relevante que a escolha pelo sistema de gestão adotado pela empresa tenha conhecimento destas nuances, fazendo correções ou enviando alertas de erros já no cadastro dos itens. A integração das informações de diferentes departamentos – estoque, logística, compras, vendas – garante a confiabilidade dos dados.
Além disso, a automatização de tarefas, como a geração de dados para envio ao consumidor e o salvamento dos arquivos nos locais estipulados pela empresa, torna o processo mais simples, rápido e seguro.
O que significa NFC-e em contingência?
Um dos possíveis significados da palavra contingência no dicionário é: “fato imprevisível ou fortuito que escapa ao controle”. Por mais que as regras estejam estipuladas, há sempre algo que possa fugir, como, por exemplo, a perda de acesso à internet em uma queda de luz, uma falha no sistema operacional do PDV, entre outras inúmeras possibilidades.
Dessa forma, a contingência representa uma nota que foi emitida sem a autorização da Sefaz. Nesse tipo de situação, assim como na rejeição, o prazo para envio das informações ao fisco é de 24 horas após a emissão da NFC-e. É preciso que o documento em contingência traga todas as informações, como data, hora e o detalhamento da transação.
Quais as vantagens da NFC-e?
Com todas as barreiras e dificuldades que envolvem este documento fiscal, por que os negócios deveriam se focar em emiti-la? Além da obrigação legal na maioria do país, a NFC-e traz uma série de benefícios, seja para o empreendedor quanto para o consumidor:
Empresário:
– É mais simples para manter o negócio dentro dos aspectos legais;
– Economia, visto que dispensa a impressão de documentos e reduz custos com desperdícios;
– Qualquer máquina pode fazer a emissão na maioria dos estados do país, inclusive a integração com dispositivos móveis;
– Emissão em qualquer hora ou local – essencial nas transações virtuais;
– Possibilidade de acompanhamento em tempo real;
– Simplicidade de armazenamento dos dados em meio digital, o que gera mais controle para obter as informações, caso haja algum tipo de questionamento por parte do fisco;
Consumidor:
– Recebe apenas um cupom fiscal com todas as informações relevantes;
– Facilidade de consulta dos dados via QR Code;
– Em muitos casos, é possível optar por receber o extrato por e-mail ou SMS, evitando o acúmulo de papéis;
– Agilidade no atendimento no PDV;
– Garantia de que a operação foi contabilizada e não participou de um ato de sonegação fiscal.
