Os documentos fiscais estão presentes na vida de todo mundo, seja no dia a dia das pessoas, seja nas rotinas de trabalho das empresas, de diferentes tamanhos e qualquer área de atuação. Desta forma, conhecê-los é indispensável para estar em dia com as obrigatoriedades fiscais, sejam elas quais forem. Afinal, o que são documentos fiscais? Os documentos fiscais servem para comprovar as mais variadas negociações, desde uma simples compra no supermercado até a liberação do transporte de uma carga. Entre as principais funções desses documentos está o pagamento de impostos, que em sua maioria são recolhidos nas negociações de compra e venda por meio da nota fiscal. Quem não fizer a emissão correta desses documentos está sonegando impostos, um crime previsto pela Lei 4.729, de 1965. A pena é de detenção de seis meses a dois anos e multa de duas a cinco vezes o valor do tributo devido. Além disso, é necessário guardar cada um deles no formato digital (XML) por, no mínimo, cinco anos, período que a Receita Federal tem para fiscalizá-los. Outro ponto importante sobre eles é a validade jurídica, garantida somente pela assinatura digital do emissor, feita por meio de um certificado digital, e pela autorização de uso da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) estadual ou municipal, de acordo com o tipo de documento. Quer saber mais sobre esses documentos fiscais eletrônicos? Então venha com a gente! Nota fiscal eletrônica (NF-e): um dos principais documentos fiscais Um dos documentos fiscais eletrônicos mais conhecidos é a NF-e. Ela é usada para as negociações de produtos e deve ser encaminhada para a Sefaz do estado em que a empresa está registrada. Ela possui um padrão único e atende todos os ramos de atividades. É gerada e armazenada em formato digital, o XML, e veio para substituir os modelos físicos de nota fiscal 1, 1-A e 4, incluindo, por exemplo, a nota fiscal de entrada, operações de importação, operações de exportação, operações interestaduais ou ainda operações de simples remessa. Nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e) A principal diferença em relação à NF-e é que a NFS-e é específica para os prestadores de serviços. Sobre ela incide o Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISSQN), um tributo municipal. Caso a NFS-e já esteja sendo usada na cidade onde sua empresa está registrada, as notas fiscais devem ser emitidas desta forma. Cada município, por meio das secretarias de finanças, pode desenvolver o leiaute que mais se adapta às suas necessidades. Assim, deve disponibilizá-lo aos contribuintes para que possam fazer a emissão da NFS-e. O contribuinte também pode usar um sistema próprio, mas deve fazer a integração com o sistema municipal. É importante lembrar que após a adoção do formato digital, as notas de papel não têm mais validade. Assim, não adianta guardar cópias impressas. Nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e) A NFC-e tem o objetivo de documentar as operações comerciais de venda presencial ou de entrega em domicílio. Ela substitui a nota fiscal de venda ao consumidor, modelo 2, e o cupom fiscal emitido por ECF. Ela pode ser conferida pela internet, pois tem um QR Code, mas também pode ser enviada ao consumidor por e-mail. As duas formas, inclusive, contribuem com a natureza, pois reduzem o consumo de papel. Outra vantagem é a redução do custo operacional, já que as impressoras não precisam ser credenciadas, o que facilita a criação de novos caixas. Esse sistema já chegou a boa parte do Brasil, mas alguns estados ainda não adotaram. Para saber mais sobre a NFC-e, consulte a Sefaz do seu estado. Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e) O CT-e tem o objetivo de documentar, para fins fiscais, uma prestação de serviço de transporte de cargas feito por qualquer modal (rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário e dutoviário). Ele substituiu os seguintes documentos: Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8; Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9; Conhecimento Aéreo, modelo 10; Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11; Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27; e Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7, quando utilizada em transporte de cargas. Assim com as outras notas, o CT-e pode ser consultado on-line, nos sites das secretarias da Fazenda ou no Portal Nacional do Conhecimento Eletrônico. O CT-e deve ser conservado tanto pelo prestador quanto pelo tomador do serviço pelo prazo de cinco anos, conforme a atual legislação tributária. Ele vale em todo o país e está regulamentado pelo Ajuste SINIEF 09, de 2007. Mesmo estados que ainda não estão preparados ou não estão aptos a autorizarem seus contribuintes a serem emissores de CT-e podem receber os documentos que contenham destinatários da carga em seus estados. Manifesto de documentos fiscais eletrônicos (MDF-e) O MDF-e é um documento fiscal eletrônico que substituiu a emissão do Manifesto de Carga, modelo 25. Ele é obrigatório desde 2014 para empresas prestadoras de serviço de transporte quando há a emissão de mais de um conhecimento de transporte (CT-e) ou pelas demais empresas nas operações com mais de uma nota fiscal (NF-e), cujo transporte seja realizado em veículos próprios, arrendados ou mediante contratação de transportador autônomo de cargas. Seu objetivo é agilizar o registro em lote de documentos fiscais em trânsito e identificar a unidade de carga utilizada e demais características do transporte. Carta de correção eletrônica (CC-e) A carta de correção eletrônica (CC-e) é um serviço criado para as empresas que já utilizam a NF-e para corrigir erros em campos específicos do documento. Porém, esses erros não podem estar relacionados com as variáveis que determinam o valor do imposto (base de cálculo, alíquota, valor da operação, entre outros); a correção de dados cadastrais que implique mudança do remetente ou do destinatário; e a data de emissão da NF-e ou a data de saída da mercadoria. Como a CC-e não foi implantada em todos os estados, é preciso consultar a Sefaz para verificar a disponibilidade na área de atuação da sua empresa. Naqueles em que ainda não houver o modelo digital, a carta de correção pode ser