Ivan Ernandes - Analista de Negócios e Processos na NDD, Autor em NDD

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NDD Copiloto: um dos melhores investimentos no negócio de outsourcing

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Com a consultoria estratégica da NDD para provedores de outsourcing, a Canon Brasil recuperou mais de R$ 450.000 em trocas prematuras e obteve mais de 600% de retorno sobre investimento. Nos anos 2000, explodiu a necessidade de existir uma fonte externa para gerenciar as impressoras, aqui no Brasil. O aumento da complexidade das novas tecnologias de impressão, a necessidade de reduzir custos e maior eficiência do atendimento técnico fez com que o mercado necessitasse terceirizar este tipo de serviço. Com isso, as empresas não viam mais motivo para manter uma equipe de técnicos especializados em impressoras, comprar e preservar os equipamentos de impressão, uma vez que elas poderiam alugar os equipamentos e o serviço técnico. Com o tempo esta ação de locação de impressoras ficou conhecida como outsourcing de impressão. Com o passar dos anos, o provedor precisou ser ainda mais estratégico: seu foco passou a ser em soluções e não simplesmente vender produtos ou serviços. Foi preciso compreender quais são as reais dores dos seus clientes e encontrar mecanismos para minimizá-las e, se possível, eliminá-las -sobretudo em um tipo de negócio que exige parceria com seu cliente. Nesse ínterim, a NDD (empresa líder de mercado na América Latina no fornecimento de software de monitoramento de parques de impressão), desenvolveu uma consultoria para gestão de negócios voltada ao mundo do outsourcing de impressão, tendo como missão: melhorar a rotina operacional, estratégia de negócios e ganhos financeiros de seus clientes. O conhecimento compartilhado por especialistas no mercado de impressão corporativa permite que o provedor entenda como está o seu desempenho em relação à concorrência, otimizando o processo de tomada de decisões e compreendendo os pontos fortes e fracos de sua operação. Além disso, é papel do fornecedor educar o cliente quanto às funcionalidades que podem tornar a operação mais inteligente e barata. Empresas que pretendem manter-se competitivas e apresentar diferenciais em relação a seus concorrentes devem desenvolver algum meio de acompanhamento do desempenho de seus processos. Uma consultoria frequentemente emerge como uma escolha viável para alcançar esse objetivo. A consultoria Há alguns anos, a NDD identificou a oportunidade de aproveitar ao máximo todo o seu conhecimento no mercado de outsourcing, ofertando uma consultoria especializada e direcionada especificamente às particularidades da prestação de serviços em MPS. Qual o papel do consultor? Consultores são como analistas simbólicos, que apresentam alguns formatos em suas práticas: No âmbito do planejamento estratégico do serviço consultivo, existem etapas essenciais que os especialistas devem seguir. Estes passos desempenham um papel fundamental ao permitir que os especialistas identifiquem e analisem os problemas, proponham soluções apropriadas e auxiliem na realização das metas estabelecidas. Resultados obtidos Com nossas consultorias, o NDD Copiloto já conquistou uma série de resultados positivos, bem como a fidelização de seus clientes. Atualmente, com um índice de retenção de 100%, os clientes manifestam feedbacks favoráveis e não mencionam qualquer intenção de encerrar os projetos de consultoria. A seguir, apresento alguns dos resultados notáveis alcançados pelos clientes do NDD Copiloto: + R$ 450.000,00 recuperados em trocas prematuras; + 10 milhões de páginas recuperadas em trocas prematuras; + 95% de impressoras online; + 500% de Retorno do Investimento;13 meses de consultoria NDD Copiloto; + 22% de economia com gestão de papel; + 4.400 resmas economizadas; + 39% de economia de envios de suprimentos; Redução da taxa de cobertura de 14% para 5% utilizando o Ecotoner. Score Único Nossos especialistas desenvolveram uma abordagem para avaliar o desempenho operacional das equipes das revendas, permitindo que os gestores acompanhem e monitorem a performance das equipes de forma contínua por meio de um único indicador: o Score Único. É destinado à avaliação das camadas de monitoramento e suprimentos. Essa métrica tem como propósito refletir a qualidade das operações realizadas pelas revendas. O Score é composto por indicadores significativos em cada camada, sendo que para cada indicador, há um valor de referência de mercado e um peso de importância atribuído. A combinação desses indicadores permite uma métrica de cálculo que resulta em um índice único com uma pontuação variando de 0 a 100 pontos. Selo Score Dado que a consultoria disponibiliza um Score que avalia o desempenho operacional das equipes das revendas, é apropriado recompensar aquelas que se destacam. Assim, a NDD criou o Selo Score, um reconhecimento destinado aos clientes da consultoria NDD Copiloto que demonstram excelência operacional de forma consistente. De maneira simplificada, quando um cliente atinge uma pontuação média superior a 70 pontos nas camadas de monitoramento e suprimentos, ele se torna elegível para receber o Selo Score. Em 12 de outubro de 2023, a Canon do Brasil tornou-se a pioneira a conquistar o Selo Score em um evento realizado em São Paulo. Para verificar a conquista, clique aqui. Assista o vídeo e descubra outros ganhos que a Canon Brasil obteve: Se quiser mais informações sobre o Selo Score, basta deixar seu comentário no artigo ou entrar em contato com nossa equipe de Consultoria pelo e-mail: consulting@ndd.tech Estou totalmente à disposição para compartilhar outras informações sobre nossa consultoria.

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Quais resultados a PNL e gestão de tempo podem trazer para um projeto de outsourcing de impressão?

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Definir metas inteligentes e trabalhar com o engajamento do time, são estratégicas que podem ser tornar grandes aliadas para trazer resultados consistentes para a operação do provedor Um grande desafio no mundo do outsourcing de impressão é trazer engajamento dos colaboradores nas metas das empresas. Os gestores perguntam, por exemplo: “Como motivar uma pessoa a recuperar uma troca prematura de suprimento?”Já o colaborador pensa: “Uma troca fará mesmo a diferença?”“Irão notar se eu conseguir recuperar apenas uma troca prematura?” É preciso lembrar que pessoas são fundamentais no mundo dos negócios. Como dizia Simon Sinek: “100% dos clientes são pessoas. 100% dos funcionários são pessoas. Se você não entende de pessoas, você não entende de negócios”. No mundo do outsourcing de impressão, percebo outro grande obstáculo de nossos parceiros: conseguir padronizar seus processos operacionais. Para tal, faz-se necessário a elaboração de um efetivo plano estratégico. Por esse motivo, quando realizamos um projeto para algum processo do cliente na consultoria estratégica, com o NDD Copiloto, focamos muito no planejamento estratégico. Ele contribui com o desenvolvimento de conceitos como objetivos, metas, estratégias, criação de valor, planos operacionais, entre outros. Ou seja, totalmente alinhado com o que nossos clientes do mundo de MPS precisam, para organizarem suas operações. Planos de ação É muito comum ouvirmos de nossos clientes “Nós sabemos o que precisa ser feito, só não sabemos como”. As empresas sabem que: para uma boa gestão de contratos de outsourcing de impressão, precisam manter seus equipamentos monitorados e serem eficazes na gestão de suprimentos, mas na prática não é tão simples. Aí vem o questionamento … Como executar todas essas tarefas com assertividade? O primeiro passo é definir metas inteligentes. Nada de objetivos genéricos como: “ter mais equipamentos monitorados”, “enviar menos suprimentos aos clientes” ou “controlar os estoques dos clientes”. Quando for traçar uma meta, uma ótima opção é utilizar a metodologia S.M.A.R.T. Um acrônimo em inglês que diz que uma meta deve ser: Specific (específica)Measurable (mensurável e tangível)Attainable (alcançável, possível de ser atingido)Relevant (relevante, traga algo positivo na sua vida)Time-based (com um tempo de execução definido) Uma vez que o objetivo foi definido, é necessário ter um plano de ação para atingi-lo. Um bom plano de ação contém, no mínimo: um projeto (esforço temporário, com recursos delimitados e com a finalidade de um resultado único), as ações, os responsáveis, os prazos e os status. Como traçar um bom plano de ação? Dentre diversos métodos, vou citar a famosa ferramenta 5W2H. Ela está muito presente em artigos ou livros sobre gestão. WHAT — O que será feito?WHEN — Quando será feito?WHERE — Onde será feito?WHY — Por que será feito?WHO — Quem fará?HOW — Como será feito?HOW MUCH — Quanto custa? Não há segredo! Definindo uma ação e respondendo essas sete perguntas, você consegue estabelecer os principais parâmetros para a execução da ação. Isso lhe trará a tranquilidade de estar fazendo a coisa certa na hora certa. Repita o processo do 5W2H em todas as ações do plano e você terá muito bem construído o plano de ação das suas metas. É algo muito simples, mas que mitiga muito o risco de as pessoas não entenderem as suas responsabilidades. Gestão de tempo e produtividade O mercado de outsourcing de impressão é muito competitivo, com projetos que possuem margens normalmente baixas. Então, as empresas necessitam ter seus custos reduzidos ao máximo. Isso, obviamente, reflete nas equipes operacionais. É muito comum que as equipes sejam mais enxutas e por isso, os colaboradores desempenham diversas atividades. Nesse cenário, realizar a gestão de tempo é fundamental para ter produtividade. Você sabia que sete em cada dez pessoas não consegue completar sua lista de atividades diárias? Isso demonstra a dificuldade da maioria das pessoas em administrar seu tempo e suas atividades. Muitas passam o dia inteiro ocupadas e mesmo assim não conseguem finalizar todos os seus compromissos. Ser ocupado não é ser produtivo. Deste modo, é essencial identificar o nível de importância e urgência das tarefas, pois assim, você pode dar a atenção correta a cada atividade. Em nossa consultoria, quando temos esse cenário nos clientes, utilizamos a famosa matriz de Eisenhower, uma ferramenta eficaz no diagnóstico de prioridades. Matriz Eisenhower Eisenhower foi ex-presidente dos Estados Unidos e considerado um mestre na administração de tempo. Tinha a habilidade de fazer tudo quando era necessário fazê-lo. Seu principal método nessa gestão é a sua matriz, que levou seu nome. Para entender essa matriz é necessário ter em mente os seguintes conceitos: Importante: Contribui para objetivos de longo prazo. Coloca-nos em um modo proativo, que nos ajuda a ficar calmos, racionais e abertos a novas oportunidades. Urgente: Precisa de atenção imediata. Coloca-nos em um modo reativo, o que nos mantém na defensiva e preocupados. Com os conceitos em mente, divide-se a matriz em quatro quadrantes, podendo ser classificados da seguinte forma: Essenciais: São as mais importantes no momento; se não forem feitas, haverá problema; outras tarefas ou pessoas dependem delas. Importantes: Também precisam ser feitas, mas não têm resultado imediato; levam mais tempo para serem feitas; por serem grandes, podem assustar e gerar procrastinação (e podem se tornar urgentes se forem postergadas demais). Circunstanciais: Surgem de forma inesperada; no primeiro momento, não está claro do que se trata; podem se tornar essenciais, importantes ou desejáveis; Desejáveis: São vontades suas e não demandas obrigatórias; podem te ajudar a crescer e se destacar; trazem benefícios, mas não há risco se não forem feitas. Qualificando as atividades em um dos quadrantes, você conseguirá gerenciar suas atividades conforme o nível de prioridade. Não desperdiçar tempo com atividades desnecessárias já será um grande ganho na sua gestão de tempo. Propósito Há um dado do Fórum Econômico Mundial, que demonstra: 65% das crianças hoje no ensino fundamental, irão exercer uma função que ainda não existe. Por isso, é extremamente importante que nossa mente esteja preparada para reagir a um mundo em constante transformação, usando as dificuldades a nosso favor e transformando-as em aprendizados. Outro ponto a ser considerado é o perfil das pessoas que estão

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O que é preciso para garantir eficiência em suprimentos?

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Um dos principais desafios de estimar custos e resultados em projetos de longa duração é identificar quais serão os gastos durante todo o contrato Planejar o custo fixo pode ser mais tranquilo, pois se bem planejado, se torna previsível. Contudo, ao falarmos de custos variáveis a dificuldade de projeção aumenta, justamente pela imprevisibilidade. Em projetos de outsourcing de impressão não é diferente, sendo um grande desafio projetar os custos. Se perguntarmos aos gestores de empresas de MPS qual o grande vilão do seu negócio, o calcanhar de Aquiles dos projetos de impressão, a resposta será, majoritariamente: o suprimento. Por isso, é necessário aprofundar a análise e entender o motivo pelo qual suprimento é um fator tão relevante e difícil de ser controlado. Hardwares, softwares, são exemplos de despesas fixas, com valores previsíveis. Já impostos, logística, assistência técnica, suprimentos, são custos variáveis. Agora, por que suprimento é um problema maior que as demais despesas variáveis? Suprimento: a principal despesa variável Primeiramente, consumíveis representam um valor muito relevante em projetos de MPS, por serem muitas vezes o maior custo do contrato. Eles são caros, muitos importados e sofrem com a variação do dólar. Sem falar no custo de logística para levá-los até o cliente final. Em nosso país, logística tem um valor elevado. O segundo ponto, é porque o uso dos suprimentos não está no controle da prestadora de serviço. É o usuário final quem imprime e realiza a substituição dos cartuchos de toner e cilindros de imagem. Sendo assim, a empresa não tem como proibir ou limitar, por exemplo, um usuário de imprimir uma foto chapada (termo usado quando há impressão de toda área do papel). Também não pode impedir um usuário de substituir um cartucho de toner que ainda possui, por exemplo, 25% de capacidade de impressão. Não tendo esse controle, a perda de suprimentos é inevitável. Se pensarmos nesse cenário em contratos maiores, com milhares de usuários, a dificuldade aumenta numa alta escala. Mas calma, é possível mitigar esse risco. Vou explicar sobre isso mais para adiante. Como determinar a capacidade de um cartucho de toner? Suprimentos são dimensionados pelos fabricantes com base em um padrão. Um cartucho tem uma quantidade limitada de pó de toner. Sua capacidade irá depender do que será impresso. Se imprimirmos uma página com apenas uma linha de texto, esse cartucho terá duração em número de páginas muito maior se comparada com impressões de fotos chapadas. A norma ISO/IEC 19752:2017 padronizou todos os procedimentos para definição da capacidade de toner, estabelecendo, inclusive, uma página padrão utilizada para esse fim. Assim, as fabricantes ajustam a impressora e o driver conforme os parâmetros da norma e imprimem sequencialmente a página padrão da ISO até o pó de toner acabar. Após algumas amostragens, também definida na norma, é possível determinar a capacidade média em páginas daquele suprimento. As prestadoras de serviço normalmente projetam seus custos com suprimentos utilizando como base as capacidades nominais dos suprimentos, por consequência, consideram que seus clientes irão ter média da taxa de cobertura em 5%. No entanto, dificilmente encontra-se clientes que imprimam com média igual ou menor que 5%. É muito comum que essa média seja acima do valor de referência. Por exemplo, se um cliente tiver média de 10% na taxa de cobertura (o dobro da norma), significa que os suprimentos terão suas capacidades de impressão reduzidas pela metade. Será que a prestadora estava preparada para um prejuízo de 50% nos suprimentos? Só esse fato já seria suficiente para justificar o título de vilão, mas ainda há outros pontos em suprimentos que trazem ainda mais dor de cabeça aos gestores. Trocas prematuras Ocorre quando o usuário substitui o cartucho quando ele ainda possui pó de toner restante. Isso é corriqueiro e uma grande dor para as prestadoras de serviço. Conforme descrito acima, normalmente o suprimento já tem uma perda de seu rendimento devido à taxa de cobertura, imagine então ter mais um prejuízo simplesmente pelo fato de o usuário trocar o suprimento antes da hora. Relembro que, infelizmente, suprimentos não estão no controle do provedor de outsourcing. E por isso, é comum ouvirmos os seguintes relatos: – Foi realizada a troca do suprimento porque a impressora sinalizou pouco toner;– O cliente achou que a impressão estava mais clara;– Houve a troca do kit inteiro de cartuchos coloridos (preto, amarelo, ciano e magenta), mesmo quando apenas uma cor deveria ser substituída. Eficiência dos suprimentos Além da média da taxa de cobertura, já citado anteriormente, há outros parâmetros que interferem na eficiência do suprimento. A quantidade de pó de toner que o equipamento coloca em cada ponto impresso é um fator importante. Isso é controlado pelo contraste e resolução das impressões. Ambos são configurados no driver de impressão. Para o contraste, quanto mais escuro a impressão for selecionada, maior será a quantidade de pó de toner utilizado. Considerando que no ambiente corporativo o maior volume de impressão é de documentos, gráficos e relatórios, não há necessidade de utilizar o recurso com maior contraste. Já para resolução, sabe-se que uma impressão é formada pela junção de inúmeros pontos. Em equipamentos com tecnologia laser, é comum termos resoluções de até 1.200×1.200 dpi (dots per ich). Ou seja, 1.440.000 pontos numa área de uma polegada quadrada. Essa resolução é realmente necessária para impressão de documentos corporativos? Se diminuirmos a resolução para 600×600 dpi (diminuindo em 75% a quantidade pontos impressos, consequentemente reduzindo a quantidade de toner utilizado) a qualidade da impressão será afetada? Já foi comprovado que o olho humano, a uma distância de 25 cm, não distingue pontos separados com menos de 0,1 mm. Esse intervalo entre os pontos já é alcançado em resoluções de 300×300 dpi. Desse modo, fica evidente que: realizar impressões de documentos com altas resoluções não é uma necessidade em trabalhos do ambiente. Taxa de cobertura Já conversamos sobre taxa de cobertura no início desse artigo, mas o tema é tão relevante que merece um complemento. Com certeza, é a variável que mais interfere na eficiência dos suprimentos. A média

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