Fazer o gerenciamento correto de todos os documentos fiscais de uma empresa é fundamental tanto para a manter o controle das atividades diárias quanto para prestar contas ao governo. Nesse sentido, um dos processos de extrema relevância é exatamente a entrada desses arquivos na empresa. Parece um processo difícil, não é mesmo? Ele não chega a ser simples, mas há soluções que podem ajudar. Por exemplo, se a sua empresa usa o ERP da SAP, desenvolvedora alemã de softwares para gestão, você pode descomplicar esta atividade com a solução de automação de entrada para SAP da nddConnect.

Essa solução se propõe a atender todos os processos de entrada de mercadoria em qualquer tipo de organização, realizando isso por meio dos métodos disponíveis dentro do SAP R/3. Entre os principais cenários e processos atendidos pela automação de entrada para SAP estão:

• Pedidos de compras com e sem entrada de mercadorias
• Split de recebimento (um XML para atender vários documentos de compras e seus vários itens)
• Sugestão fiscal do pedido de compra versus XML
• Validação fiscal unitária de cada item dos documentos de compras versus XML recebido
• Validação de Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM )
• Validação de unidade de medida
• Entrada de embalagem retornável
• Entrada de material de manutenção
• Nota fiscal de fatura de triangulação (produto entregue no cliente)
• CT-e referente à compra de mercadorias
• CT-e com pedido de compras de frete
• Subcontratação com ordem de produção (uma nota fiscal):
  – Matéria-prima cliente + matéria-prima fornecedor + produto industrializado
  – Matéria-prima cliente + produto industrializado
• Retorno de itens:
  – Devolução de material não utilizado em subcontratação
  – Retorno de armazenagem em depósitos de terceiros

Para ver a lista completa dos cenários e processos atendidos, acesse: http://www.nddconnect.com.br/solucoes/sap

Padronização e melhoria do processo

Ao utilizar a automação de entrada para SAP, as empresas visam uma redução contínua das operações de processos para poderem reduzir a digitação dos documentos de entrada física e fiscal, adequar o processo para empresas que possuem várias áreas produtivas e de distribuição e garantir a execução correta do processo físico iniciado na chegada dos veículos na portaria da empresa. Desta forma, elas conseguem melhorar todas as etapas de trabalho que envolvem os documentos fiscais.

Além disso, as empresas também alcançam uma padronização de processos que ajuda a fortalecer a rotina de trabalho e a melhorar os resultados. Entre os padrões conquistados estão:

• Centralização de processamento, informações e documentações em um único repositório (SAP R/3)
• Integração com o SAP R/3 sem o uso de programas ABap’s considerados Z’s
• Gerenciamento de todos os eventos de erros nos documentos eletrônicos disponíveis e obrigatórios ligados às obrigações fiscais atuais da legislação (NF-e, CT-e e NFS-e) e seus eventos (CC-e, MD-e e MDF-e), garantindo a automação sem risco fiscal
• Comprovação da diminuição do OPEX dos colaboradores hoje destinados para a tratativa manual do recebimento físico e fiscal dentro da plataforma SAP R/3
• Fornecimento de várias validações de dados para garantir o recebimento físico e fiscal sem nenhum risco e prejuízo para o cliente

Características da automação de entrada para SAP

Para você entender melhor como essa integração com o SAP vai ajudar sua empresa na prática, listamos as principais características deles e descrevemos as vantagens. Confira!

• Centralização de dados e gestão operacional: todos os arquivos no formato XML enviados pelos fornecedores são armazenados dentro da base de dados do SAP R/3.
• Facilidade de implantação do sistema: foi desenvolvido em módulos exatamente para tornar todo o processo o mais simples possível e, assim, reduzir o tempo do projeto de consultoria.
• Solução modular: permite ao administrador agir rapidamente em qualquer evento ou incidente.
• Tecnologia de OCR: essa tecnologia permite a digitalização de documentos com a geração de dados. Assim, a entrada de documentos para SAP R/3 está integrada à entrada de daqueles em papel, atendendo às demandas de nota fiscal de serviços e documentos gerais que devem ser recebidos e pagos dentro do ERP.
• Segurança na plataforma SAP: o sistema foi projetado utilizando o conceito de Authority Check do próprio SAP. Assim, durante um projeto existe a parametrização, ou seja, são incluídos objetos no próprio usuário SAP da empresa, sendo determinado nele quem tem acesso ou não.
• Atendimento a qualquer versão SAP (R / 3R / 3): atende às diversas versões do SAP.

Com a solução de automação de entrada para SAP, sua empresa pode operar de forma mais segura e tranquila em relação à parte de documentação fiscal. Com isso, seus profissionais podem dedicar mais tempo para outras atividades importantes para o crescimento do seu negócio. Se você ficou interessado ou tem alguma dúvida, entre em contato conosco, pois nossa equipe está pronta para avaliar as suas necessidades e oferecer as melhores alternativas para o seu dia a dia.