Vivemos atualmente uma grande evolução na gestão de documentos fiscais, a partir do uso de documentos fiscais eletrônicos. Antes, a empresa se perdia entre tantos papeis a serem manuseados. Além do alto risco de falhas humanas e até do extravio de documentos, também era preciso manter uma organização muito grande caso fosse necessário localizar um deles, seja para comprovação, ou para correção de algum erro.

Em contrapartida, nos dias de hoje, os documentos fiscais eletrônicos que manuseamos no mundo virtual também são gerenciados ao mesmo tempo, on-line, pelas autoridades tributárias, no caso, por exemplo, das notas fiscais eletrônicas (NF-es), notas fiscais de serviços eletrônicas (NFS-es) ou conhecimentos de transporte eletrônico (CT-es). Claro que esse fato representa um controle rígido por parte da fiscalização da Receita, em todas as suas esferas (federal, estadual e municipal).

O acompanhamento on-line do Fisco ficou bastante facilitado com os documentos fiscais eletrônicos e a cada dia aumentam as notícias sobre pesadas multas referentes às NF-es e às autuações provenientes de erros nos arquivos do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital).

As penalidades começam com notificações, concedendo prazo para que os contribuintes regularizem determinada situação. No entanto, a depender da inadequação do documento eletrônico, o Fisco poderá enquadrar ato como um crime contra a ordem tributária, de acordo com a Lei 8137/1990 do Código Penal Brasileiro. É fundamental, portanto, que as empresas se adequem da melhor forma ao novo cenário na busca de não serem autuadas.

A corresponsabilidade na entrada de documentos

A gestão de entrada de documentos fiscais na empresa precisa ter visibilidade tanto física como eletrônica, uma vez que ainda estamos em fase de transição entre as duas modalidades de documentos. É essencial, também, que faça a detecção de registros de documentos conforme a lista da respectiva Sefaz, tanto para a entrada física como para a entrada em ERP (Sistema de Gestão Empresarial).

Pode-se dizer que a maior parte da responsabilidade da empresa receptora começa na entrada de documentos fiscais, ou seja, ao aceitar uma nota fiscal ou um conhecimento de transporte. No caso dos documentos fiscais eletrônicos, a legislação vigente determina, por exemplo, que, ao dar o seu aceite, o receptor da nota (eletrônica ou não) torna-se corresponsável pelo documento do ponto de vista fiscal.

Isso significa que o receptor, ou seja, a empresa que aceita a entrada do documento deve verificar rigorosamente sua legitimidade para evitar futuros problemas tributários. Isso implica, ainda, em assegurar seu acesso futuro a ela, eletronicamente, para sanar eventuais falhas que possam vir a ser constatadas em relação ao documento.

A recepção de documentos fiscais, portanto, pode ser considerada um ponto crucial da gestão de documentos eletrônicos. É importante que a empresa se apoie em ferramentas tecnológicas que promovam uma recepção de documentos fiscais automática e que já faça uma triagem na entrada para saber se esse documento está autorizado e válido diante dos órgãos de fiscalização, as Secretarias da Fazenda (Sefaz).

É bom destacar que apenas os documentos fiscais autorizados são considerados válidos. Com isso, automaticamente, suas informações passam a ser armazenadas de forma segura e de acordo com a legislação. No caso da fiscalização, quaisquer arquivos de clientes compradores ou tomadores de serviços (XMLs) precisam ser disponibilizados.

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