La plataforma tecnológica combina beneficios, escalabilidad y accesibilidad.
Muchas empresas piensan que desarrollar soluciones tecnológicas es un camino más sencillo que contratar productos ya existentes en el mercado. En la mayoría de los casos, se trata de un pensamiento erróneo, excepto, por supuesto, en los departamentos estratégicos de la empresa. En el mercado de impresión, la opción de buscar una solución ya establecida es una decisión inteligente, especialmente en las plataformas SaaS.
Las mejores plataformas de servicios administrados de impresión (MPS) funcionan como software como servicio (SaaS – Software as a Service), lo que supone una ruta sencilla para la mayoría de los clientes, ayudándoles a superar los obstáculos del día a día. Es fácil explicar cómo funciona: en lugar de comprar software, la empresa paga para “alquilar” una solución, teniendo en cuenta su nivel de uso, volumen de usuarios y otros criterios.
En la mayoría de los casos, la instalación e integración de las soluciones SaaS son sencillas, sobre todo teniendo en cuenta la evolución y difusión de las tecnologías en la nube en los últimos años, lo que simplifica las rutinas diarias. Otra ventaja es la posibilidad de escalar o reducir los contratos, ajustando los acuerdos corporativos a las necesidades de ese momento.
Las soluciones SaaS deberían convertirse en la práctica del mercado, incluyendo nuevas e importantes funcionalidades como los procesos de escaneo y la liberación segura de la impresión (pull printing).
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¿Cuáles son las cinco ventajas de una solución SaaS?
Enumeramos cinco ventajas de contar con una herramienta SaaS para la gestión de impresión.
1 – Coste
La empresa puede eliminar los costes de eliminación, así como el mantenimiento y las eventuales actualizaciones. De este modo, los precios son más accesibles que los de las soluciones físicas, como el hardware, que exigen tiempo de implantación. Además, en algunos casos, no es necesario adquirir licencias de uso.
2 – Escalable
La empresa puede contratar el volumen que se ajuste a la necesidad del momento. Si hay un aumento de la mano de obra o de la demanda, es posible aumentar; en el caso de un menor volumen de trabajo, el cliente puede renegociar en relación con futuras solicitudes. Teniendo en cuenta esta flexibilidad, las soluciones SaaS también se convierten en una posibilidad para las organizaciones medianas y pequeñas.
3 – Accesible
Las herramientas SaaS son fáciles de usar para el usuario final. En la mayoría de los casos, todo lo que se requiere es acceso a Internet y un navegador para tomar el control de los dashboards. Indican la posibilidad de hacer un seguimiento de las métricas e informar de cualquier problema.
4 – Optimización del tiempo
Con una implementación rápida y sencilla, la organización gana tiempo al invertir en una plataforma SaaS. El departamento de informática del cliente final deja de preocuparse por la funcionalidad del servicio, considerando que esta responsabilidad recae en la empresa contratada para esta función.
De este modo, el personal interno puede centrarse en actividades estratégicas, como el desarrollo de productos para sus propios clientes, además de mejorar su experiencia.
5 – Actualización sencilla y eliminación de los problemas de compatibilidad
Con las soluciones físicas, los días reservados a las actualizaciones estaban rodeados de tensión y miedo. En la mayoría de los casos, estas exigencias generaban dolores de cabeza y muchos días productivos desperdiciados.
Las plataformas SaaS suelen tener actualizaciones sencillas y rápidas: la mayoría de ellas pueden hacerse automáticamente, por la noche o en horas no laborables. Es habitual planificar que la actualización se produzca simultáneamente en todos los dispositivos, lo que evita otra situación habitual en los sistemas locales: los problemas de compatibilidad.
Si su empresa está considerando invertir en una solución de gestión de impresión, las plataformas tecnológicas desarrolladas y distribuidas como SaaS, como NDD Print, son más baratas, ágiles y rápidas.
