Saiba como preparar os sistemas para o aumento do volume de vendas esperado para uma das principais datas do varejo nacional.
Uma pesquisa realizada pela Méliuz mostrou que 95,2% dos entrevistados envolvidos com a startup estão interessados em fazer algum tipo de negócio na Black Friday. Como demonstramos neste artigo, o faturamento desta data importante para o varejo foi de R$ 6,2 bilhões, sendo a metade disso apenas na sexta-feira. Ao total, foram quase 29 milhões de itens comercializados.
Como fazer uma preparação adequada de gestão fiscal na Black Friday? Listamos 11 dicas abaixo!
– Foco na infraestrutura – É natural que os sites de e-commerce registrem um aumento do tráfego em comparação à média do ano. Por isso, é importante fazer uma análise e estudos a respeito de como a infraestrutura – tanto a relacionada ao consumidor quanto a interna e fiscal – pode se expandir para sustentar esta demanda.
– Faça testes – O desafio do setor de TI é realizar testes para simular como será o desempenho da estrutura. Nesse sentido, a adoção de tecnologia, como a nuvem, oferece flexibilidade e capacidade de se expandir conforme a demanda. Nas simulações, busque entender como cada segmento vai responder a nova demanda, incluindo a fiscal.
– Estimativas reais – Como determinar qual será o aumento do tráfego em relação a dias normais? Use o seu histórico de negócios, de emissão de NFes para fazer projeções que estejam alinhadas à realidade. A partir dessa base, estipule um cenário otimista, com o qual o seu negócio será desafiado a lidar. Se as projeções se cumprirem ou forem abaixo, a estrutura estará preparada para operar.
– Gestão de pedidos – Integrações entre sistemas de gestão de pedidos e sistemas de processamento de pagamento garantem que os pedidos sejam processados de forma eficiente, respeitando as exigências legais. Isso tudo pode ser ajustado à sincronização de preços, que pode ser realizada acompanhando as movimentações de buscas nos diversos canais de venda, sem esquecer os impostos aplicáveis.
– Classificação adequada de produtos – É preciso que os itens estejam alinhados ao sistema de códigos fiscais apropriados, o que resulta na determinação de alíquotas de impostos adequadas. Nesse quesito, é preciso tomar os cuidados necessários com o cálculo de tributos, especialmente o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) dentro dos prazos.
– Atenção às notas fiscais de entrada – Não são apenas as vendas que aumentam nesse período. Há a necessidade de fazer a gestão de estoque, incluindo a aquisição de itens de fornecedores, o que requer mais cuidado com as notas de entrada. O foco está em evitar divergências entre o que foi pedido e o que foi incluído no documento fiscal.
Um outro ponto que requer atenção é acompanhar a Manifestação do Destinatário de NF-e, controlando todos os documentos fiscais emitidos contra um CNPJ.
– Disponibilidade de documentos – O alto volume de pedidos de entrada e de saída requer soluções que organizem a administração desses documentos. Mas não se trata apenas de gerenciá-los: é preciso que eles estejam disponíveis tanto às equipes envolvidas em cada etapa, caso da logística, quando encaminhá-los aos sistemas para que possam ser monitorados pelos consumidores.
– Cuidado com o fechamento contábil – Como ocorre na última sexta-feira de novembro e, dependendo do segmento, estende-se até a segunda-feira na Cyber Monday, a Black Friday corresponde ao período de fechamento contábil. O aumento de notas fiscais e as verificações de tributos e de impostos precisam ser automatizados para reduzir a chance de equívocos e penalidades.
– Compliance total – Além das questões fiscais, o compliance deve ser pensado sob todas as suas perspectivas, incluindo na proteção aos Direitos do Consumidor. Por isso, todas as informações sobre os termos de venda, prazos de entrega, políticas de devolução e garantias devem estar expostas de forma transparente.
– Um olhar sobre a cibersegurança – Os cibercriminosos visam com mais frequência o e-commerce nestas datas em função do maior volume de compras. Não é incomum a tentativa de ataques para roubar dados de clientes, como CPF e informações bancárias, o que aumenta a demanda de cuidados como criptografia para preservar os dados do negócio e dos clientes, respeitando a LGPD.
– Sistema centralizado – Com base na lei, é importante que cada negócio armazene os documentos fiscais por cerca de 5 anos. É possível incluir no software de gestão um mecanismo de controle e manutenção de todos os documentos referentes à Black Friday em arquivos com validade jurídica e organização.
Seu negócio está preparado para fazer a gestão fiscal na Black Friday? A tecnologia e o uso de softwares adequados contribuem para tornar este planejamento mais simples.
Assista ao vídeo abaixo, um rápido bate-papo com dicas para a temporada de emissão de altos volumes de notas fiscais:
