Nota fiscal de entrada é um assunto que merece plena atenção por parte de empreendedores, gestores e contadores responsáveis por manter a regularidade da empresa e adequação dos controles financeiros. Vamos falar com detalhes sobre este tema. Acompanhe!

O que é uma Nota Fiscal de Entrada?

Quando falamos sobre a nota fiscal de entrada, este documento refere-se à comprovação formal quanto ao recebimento de uma mercadoria ou contratação de um serviço. O objetivo é garantir um rastreamento ágil e eficaz das transações tributárias/financeiras.

Quais informações a Nota Fiscal de Entrada deve ter?

• Dados sobre o fornecedor e comprador. Ex.: razão social, CNPJ, endereço, etc.;
• Data de emissão da nota de entrada;
• Número de identificação único (disponibilizado pelo emitente);
• Especificações quanto ao produto ou serviço;
• Valor total e descrição dos impostos;
• Forma de pagamento acordada entre fornecedor e comprador.

Em quais situações a Nota Fiscal de Entrada precisa ser emitida?

Situações práticas nas quais emitir nota fiscal de entrada é obrigatório:

• Quando um produto entra para o estoque da empresa. Ex.: aquisição de matéria-prima;
• Contratação de serviços de limpeza;
• Importação de equipamentos ou demais mercadorias;
• Devolução de um produto por parte do cliente;
• Quando um profissional autônomo processa ou industrializa um produto em uma empresa;
• Quando o produto é arrematado de leilão ou concorrência pública;
• Quando a mercadoria é direcionada para eventos como feiras de negócios ou exposições e posteriormente retorna ao estoque.

Importância de emitir Nota Fiscal de Entrada

Por diversas razões, a emissão da NF de entrada é uma operação essencial nas empresas. Vejamos as principais.

Confiabilidade dos registros internos

O controle fiscal é imprescindível para a ordenação e confiabilidade dos registros internos, o que repercute positivamente nos setores contábil e financeiro. 

Melhores condições para o controle financeiro

A eficiência do setor financeiro da sua empresa depende bastante da qualidade dos controles fiscais/contábeis. Dessa forma, os gestores conseguem atuar com parâmetros seguros para decisões gerenciais assertivas.

Conformidade com a legislação tributária

A nota fiscal de entrada é uma das obrigatoriedades que devem ser cumpridas para evitar irregularidades que podem acarretar penalidades financeiras para a empresa.

Passo a passo de como emitir a Nota Fiscal de Entrada

Quando se trata da emissão da nota fiscal de entrada, há 3 situações nas quais ela é emitida considerando o passo a passo que comentaremos a seguir:

Nota Fiscal de Entrada emitida pelo fornecedor

É necessário preencher estes campos:

— Natureza da operação. Consiste na razão para a geração da NF ou NFS-e;

— Informações sobre o fornecedor (razão social, CNPJ, endereço, etc.);

— Descrição do produto ou serviço, o que inclui valor, quantidade e demais especificações;

— Identificação da natureza de circulação do produto (CFOP – Código Fiscal de Operações e Prestação);

— Tributação dos itens (CST – Código de Situação Tributária).

Nota Fiscal de Entrada por importação

Nesta situação, a nota de entrada é emitida por você quando o fornecedor que já vendeu a mercadoria para sua empresa fornece a NF-e. Dessa forma, é preciso importar o arquivo XML da nota, registrar a entrada no controle de tributos e no estoque. É necessário seguir estes passos:

— Acessar o Portal Nacional da Nota Fiscal;

— Escolher a opção “consultar NF-e”;

— Digitar a chave de acesso;

— Clicar na opção de download;

— Selecionar o certificado digital correspondente à sua empresa;

— Aguardar a finalização do download.

Considerando estes passos, após ter acesso ao arquivo XML emitido pelo fornecedor, é possível dar entrada pelo ERP, realizando o controle fiscal de maneira adequada. 

Nota Fiscal de Entrada por emissão

É elaborada pelo próprio emissor de notas que a sua empresa possui. Após marcar que se trata de uma nota fiscal de entrada, basta preencher o formulário considerando a especificação de cada dado. O caminho é o mesmo que aquele realizado para emitir uma nota de saída.

Quais as implicações legais de não emitir Nota Fiscal de Entrada?

É de suma importância saber o que pode ocorrer ao não emitir nota fiscal de entrada de maneira adequada. Vejamos quais são:

Apreensão de mercadorias

É um dos riscos que as empresas correm quando as notas de entrada não são emitidas ou há falhas no preenchimento desse documento fiscal tão importante. Além da apreensão de mercadorias, pode ocorrer a incidência de multas expressivas.

Comprometimento do CNPJ da empresa

O CNPJ da empresa pode ser prejudicado em razão de problemas fiscais ocorridos pela ausência de registros de notas fiscais de entrada, o que pode ocasionar muitos inconvenientes para a empresa.

Dificuldades de obter crédito

Problemas ocorridos na área fiscal podem dificultar bastante o acesso a créditos, seja em instituições financeiras públicas ou privadas.

Multas e demais penalidades que prejudicam as finanças e a credibilidade

Multas, apreensões e risco de prisão de proprietários e gestores são consequências da ausência de emissão de nota fiscal de entrada, fatores que podem prejudicar seriamente a credibilidade da empresa.

Dúvidas frequentes sobre Nota Fiscal de Entrada

Respostas que você precisa saber e compartilhar com seu time:

É obrigatório emitir nota de entrada?

Sim. Nas situações indicadas pela lei e boas práticas fiscais nas empresas, é obrigatória a emissão dessa nota fiscal.

O que acontece se vender sem nota de entrada?

• Dificuldades quanto ao controle de estoque, contábil e financeiro;
• Irregularidades fiscais que comprometem a credibilidade da empresa;
• Multas, apreensões e até mesmo risco de prisão

Qual a diferença entre nota fiscal de entrada e nota fiscal de saída?

— Nota Fiscal de Entrada. Diz respeito à aquisição de produtos ou serviços.

— Nota Fiscal de Saída. Refere-se às vendas e receitas obtidas pela empresa.

NDD Space: uma solução assertiva para o controle fiscal nas empresas

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