Em um momento de redução de custos generalizada, como o enfrentado atualmente pela indústria, comércio e setor de serviços, é comum que se iniciem verdadeiras “caças às bruxas” com o objetivo de reduzir os custos. Muitas vezes, não escapa nem o cafezinho! O que se dirá então de impressões?

Por uma série de motivos, as impressões passaram a ser vistas como grandes vilãs da economia e do uso racional de recursos. A facilidade com que elas são feitas, algumas vezes sem muito critério, facilita o aumento dos custos, não só com papel, mas também com suprimentos e mesmo em serviços, como manutenção de impressoras.

A verdade, entretanto, é que as impressões não são as grandes inimigas da produtividade e da lucratividade. Pelo contrário, existem muitos contextos em que impressões de qualidade são essenciais, como em processos comerciais, vitais para manter fluxos de receitas das empresas. O que ocorre é que uma má gestão das impressões, associada a escolhas equivocadas de fornecedores, pode resultar em altos custos, de fato desnecessários.

Muitas empresas sequer conhecem seus custos de impressão. Como, então, cortar despesas com algo sobre o qual não se sabe o gasto? Será que a economia por meio de cortes é de fato producente?

Cortes com gastos em impressão, aliás, muitas vezes são mal vistos pelos funcionários, que percebem outros pontos que geram gastos ainda maiores e que não agregam o valor equivalente ao negócio.

Conhecendo os custos

O primeiro passo para se avaliar o que fazer em relação a custos de impressão é conhecê-los, de fato. Isso é possível através de soluções que permitam monitorar as impressões, contabilizá-las e atribuí-las de forma correta aos centros de custos responsáveis.

Normalmente os fabricantes de impressora têm soluções como essa. A adoção de uma ferramenta ligada a um determinado fornecedor, entretanto, nem sempre é uma boa ideia, pois faz com que a empresa fique presa a esse a ele.

O ideal é contar com uma solução independente, que funcione com múltiplos fabricantes de impressora e em diversas plataformas (Windows, Mac, Linux). De maneira geral, pode-se dizer que a melhor alternativa atualmente é buscar um outsourcing de impressão, que, ao mesmo tempo em que gerencia a continuidade dos serviços de impressão por meio da manutenção das impressoras e do fornecimento de suprimentos, forneça soluções de controle e monitoramento que permitam à empresa calcular seus custos e atribuí-los corretamente aos setores responsáveis pelas impressões feitas.

Controlando os custos

Uma vez que se conheçam os custos, é possível controlá-los. Quando se atribui custos de impressão a pessoas, projetos ou centros de custos, isso, por si só, altera o comportamento que as pessoas têm, passando de um uso indiscriminado e, por vezes abusivo, para um uso racional dos recursos.

Porém, é possível ir além. Com um sistema de controle atuando, é possível atribuir cotas de uso de impressões, as quais, uma vez exauridas, precisam ser remanejadas mediante solicitação, momento em que pode ser solicitada uma justificativa. Dessa forma, de um corte indiscriminado que pune todos pelo abuso de poucos, institui-se uma política clara de uso racional de recursos, que, via de regra, irá encontrar amparo entre a ampla maioria dos usuários.

Esse tipo de controle tende a trazer outros resultados positivos. Um exemplo de ação decorrente do monitoramento de impressões e cópias é a possibilidade de se avaliar o impacto ambiental. Conhecer e controlar esse impacto ajuda a empresa a se tornar mais sustentável, ao mesmo tempo em que se torna mais lucrativa.

Com a solução Job Accounting do NDDPrint, é possível controlar os custos de impressão de forma inteligente e racional. Conheça a solução e as vantagens de utilizá-la com outsourcing de impressão.