Por mais que a tecnologia tenha evoluído bastante nos últimos tempos, tendo como uma de suas promessas o banimento do uso de papel nas empresas, o velho hábito de imprimir documentos ainda não deixou de existir. Mas os maus hábitos de trabalho, somados à descentralização dos processos, têm levado as empresas a sofrerem com o aumento dos custos de impressão e com a diminuição de sua rentabilidade.

E por não controlarem os processos de impressão de maneira eficiente, muitos gestores acabam sofrendo com os impactos negativos que o desperdício de suprimentos e o consumo exagerado de papel provocam sobre o seu negócio. Neste post, mostraremos oito dicas que você deve seguir para reduzir substancialmente os custos de impressão na sua empresa e, assim, evitar os inúmeros impactos negativos causados pelos gastos exorbitantes. Conheça-as:

1. Adote impressoras multifuncionais

O uso de impressoras individuais, com funções distintas, pode gerar inúmeros problemas para a empresa, tais como o congestionamento dos ambientes onde elas ficam posicionadas, o risco de heterogeneidade do parque (configurações diferentes) e os custos adicionais com tinta e manutenção. Daí a importância de adotar impressoras multifuncionais, que realizam diversos trabalhos em um só equipamento.

2. Ative o modo econômico

Usar o modo econômico (ou rascunho) da máquina é uma ótima maneira de poupar tinta e reduzir custos com impressão. Este recurso é interessante principalmente em situações em que a empresa deseja imprimir documentos que não requerem a melhor qualidade de impressão. E com menos tinta sendo utilizada, mais documentos poderão ser impressos. Para ativar o modo, basta acessar o software da impressora e fazer a configuração.

3. Ative as máquinas periodicamente

Quando uma impressora fica muito tempo sem ser usada, seus cartuchos e sua lubrificação podem ressecar e gerar altos gastos de manutenção para a organização. Por isso, os gestores ou os próprios funcionários devem realizar pelos menos uma impressão a cada semana para evitar o ressecamento. Esta dica é importante principalmente em períodos de férias, em que as máquinas passam algumas semanas sem serem utilizadas.

4. Use suprimentos de qualidade

Sempre dê preferência à toners e cartuchos originais de fábrica e que nunca foram usados por outras empresas. Por mais que as tecnologias para remanufaturar estes suprimentos tenham avançado muito nos últimos anos, somente aqueles de ‘primeiro uso’ ou ‘virgens’ poderão garantir a melhor performance no momento da impressão, não causar danos ao equipamento para não comprometer o seu tempo de vida útil.

5. Estimule a impressão frente e verso

De acordo com uma pesquisa realizada pela consultoria Gartner, o uso do modo frente-verso (impressão duplex) pode reduzir até 30% o consumo de papel nas empresas. Por isso, é importante que os gestores avaliem a ideia de utilizar esse modo para economizarem mais papel e estimulem seus funcionários a aderi-lo. Vale lembrar que esta medida, além de reduzir os custos com papel, ainda torna a empresa mais sustentável.

6. Escolha uma impressora adequada à sua demanda

Muitas organizações de médio e grande porte utilizam impressoras que não suportam um grande volume de impressões, e isto acaba elevando o custo por página impressa e fazendo com que os gastos com suprimentos sejam drasticamente elevados. Para que isso não aconteça, é importante que seja analisado o tipo de impressora mais adequado ao perfil da organização, para que assim os custos de impressão sejam reduzidos.

7. Conte com uma solução de bilhetagem de impressão

A solução de bilhetagem de impressão controla de forma integral todo o fluxo de impressão da empresa, por meio de informações precisas sobre a contabilização das impressões. Ela dá ao gestor a possibilidade de saber quem imprimiu um documento e quando, podendo assim ver quantas impressões cada colaborador faz. Aos poucos, ele pode promover uma cultura de conscientização na empresa e estimular toda a equipe a imprimir apenas o necessário.

8. Contrate um serviço de outsourcing de impressão

Na atualidade, as empresas de outsourcing de impressão surgem como uma alternativa bastante viável para aquelas organizações que desejam reduzir custos com documentos impressos e ainda elevar a sua qualidade. Isso porque, ao contratarem o serviço, elas transferem a gestão operacional de seu parque de impressão ao terceiro, que passa a administrar as impressoras e a monitorar todos os seus suprimentos.

Acompanhou todas as nossas dicas? Agora é hora de colocar todas elas em prática e reduzir os custos de impressão na sua empresa! Caso tenha ficado com alguma dúvida ou queira compartilhar outra dica conosco, aproveite o campo de comentários abaixo!