Gerenciar bem os recursos, seja em tempos de crise, seja em bons períodos da economia, deve ser um dos pilares da administração de uma empresa. Nesse sentido, além da preocupação com compra, nível de estoque e armazenamento, evitar gastos desnecessários é uma tarefa extremamente importante. Isso não inclui apenas a matéria-prima utilizada para a produção, mas, também, os materiais de escritório. E no centro dessa questão está um item que, muitas vezes, passa despercebido: o desperdício de recursos para impressão. Se ele não for bem controlado, pode acabar se tornando um vilão.
O descontrole no consumo de recursos para impressão leva a dois problemas. Um deles é o custo que isso representa para o caixa da empresa. O outro está relacionado à sustentabilidade. Mais papel circulando significa também mais árvores derrubadas, lixo desnecessário e poluição, pois as tintas possuem material tóxico e suas embalagens são feitas de plástico, que demora para se decompor e tem um processo de reciclagem que gasta muita água.
Para se prevenir desse desperdício, as empresas precisam adotar medidas de controle. Para fazer isso de forma eficiente, nada melhor do que contar com um parceiro especializado e que pode fazer toda a diferença. A NDDPrint, por exemplo, conta com a solução Policy, que utiliza políticas que restringem ou disciplinam os usuários com relação ao uso dos recursos de impressão. Dessa forma, é possível racionalizar os materiais e melhorar o aproveitamento dos recursos.
Por meio de um painel web, o sistema permite que a empresa construa sua política de impressões e faz o gerenciamento on-line dentro de um único lugar, simplificando e uniformizando o gerenciamento.
A construção da política é feita por meio de uma série de filtros ou a partir de suas combinações. Entre as possibilidades estão a padronização da qualidade de impressão dos documentos e a definição do horário permitido, do número máximo de cópias e páginas, do tamanho máximo do arquivo e do formato do papel.
O gestor também pode escolher entre notificar o usuário em relação ao seu trabalho de impressão gerado ou bloquear e não permitir que ele acesse as impressoras. Essa escolha depende de cada empresa e deve ser avaliada conforme sua realidade.
A solução ainda possibilita definir quais funcionários serão incluídos na política criada, podendo ser aplicada para um usuário específico ou a um grupo, uma impressora ou um conjunto de impressoras ou a uma pessoa em um determinado equipamento.
Além de possibilitar a criação das políticas, também há a opção de configurar para conversão automática. Mesmo que o usuário encaminhe para impressão um documento colorido, por exemplo, ele passará automaticamente para tons de cinza, assim como converterá uma impressão simplex para duplex.
A solução Policy possui mais algumas funcionalidades, como interação com o usuário, rastreabilidade e bloqueio direto na impressora. Para conhecer todos os detalhes da solução, entre em contato conosco. Estamos prontos para atuar como parceiros da sua empresa, ajudando na redução de custos e no desenvolvimento de um trabalho mais sustentável, que realmente respeita o meio ambiente. Conte com a gente!
