Nos bastidores de uma empresa, existem atividades indispensáveis para o funcionamento de tantas outras, mas que muitas vezes passam despercebidas por estarem já incorporadas na rotina e serem realizadas de forma bastante natural, como é o caso das impressões. Pode até não parecer, mas se não forem bem gerenciadas, podem resultar no desperdício de recursos e impactar negativamente nos gastos corporativos. Bem sabemos que cuidar de todos os processos relacionados às soluções oferecidas não é uma tarefa fácil, então imagina dar conta também das atividades secundárias. É por este motivo que o outsourcing de impressão está ganhando cada vez mais espaço no dia a dia empresarial.

Esse procedimento corresponde à terceirização de processos não estratégicos de uma empresa, com o objetivo de que ela direcione toda a energia nas principais ações para o seu desenvolvimento. Com isso, aumenta o foco dos negócios e, consequentemente, otimiza os resultados e os gastos são controlados.

Como o outsourcing de impressão faz o controle e o gerenciamento

Um projeto de outsourcing exige um trabalho planejado que esteja em harmonia com as políticas corporativas. De modo geral, a implantação acontece em cinco etapas:

1. Levantamento: São levantados dados em relação ao volume de impressões feitas em um determinado período (semanal ou mensal) e aos custos para a produção de documentos, a reposição de materiais e a manutenção dos equipamentos. Nesta fase, observam-se quais são as configurações utilizadas e qual é o modelo do parque de impressoras.
2. Proposta: A partir da análise dessas informações, desenvolve-se um projeto específico que atenda às necessidades identificadas.
3. Implantação: Em seguida, são implantados e configurados os equipamentos e softwares indicados pela empresa de gerenciamento de impressão.
4. Treinamento: O passo seguinte é o treinamento dos colaboradores. Assim, eles adquirem o conhecimento dos principais processos a serem executados para que tenham documentos com ótima qualidade.
5. Operação: Por fim, é realizado o acompanhamento e o gerenciamento dos serviços no ambiente de produção, visando sempre aprimorar o trabalho e buscar a evolução deles.

Com a última etapa, uma nova fase se inicia na empresa. Os softwares utilizados permitem um controle melhor das impressões, sem prejudicar, claro, a demanda. A seguir mostramos como acontece o gerenciamento:

Formulação de uma política de impressão

Se seu empreendimento ainda não tem uma política de impressão, elaborar esse documento é um dos primeiros passos a ser dado. Ela é importante porque reúne as normas que regem a atividade, determinando o volume de páginas e os tipos de arquivos que podem ser impressos, além de definir a qualidade usada, por exemplo. Esse documento é a base para todo o processo de gerenciamento.

Acompanhamento de perto

Ter um controle de tudo o que é impresso não é uma tarefa simples, o que dificulta entender com precisão quais são os gastos relacionados a essa atividade e o porquê deles. O software de bilhetagem e gerenciamento ajuda exatamente nessa questão, permitindo comparar períodos, descobrir se há desperdício de material e indicar automaticamente as medidas para combater o problema.

Otimização dos processos e dos custos

Os softwares organizam a impressão de forma fácil e intuitiva, possibilitando o cálculo das despesas relacionadas a cada departamento. Deste modo, é pode-se registrar quem imprimiu o arquivo, monitorar os ativos e estabelecer uma cota (individual ou por departamento). Tudo isso incentiva o uso consciente, evitando desperdícios.

Ter o controle do que acontece no seu empreendimento é fundamental e isso também inclui a impressão de documentos. Então fique atento e administre essa atividade. Certamente sentirá uma economia maior dos seus recursos. E caso você tenha mais dúvidas sobre o tema, entre em contato conosco! Temos uma equipe de especialistas prontos para ajudá-lo.