Bem sabemos que a nossa legislação muda quase na mesma proporção com que os cidadãos trocam de roupa, ainda mais quando falamos das leis fiscais. Os detalhes, aqueles que mais parecem se tratar das “letras miúdas”, são alterados constantemente e, muitas vezes, se não estivermos realmente preparados, nossas empresas podem sofrer com as penalidades. Por isso, fazer uma gestão de documentos eletrônicos eficiente é fundamental para manter o negócio sustentável e longe de problemas.

Antes de explicar como fazer essa administração, vamos relembrar quais são esses documentos:

• Nota fiscal eletrônica (NF-e);
• Nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e);
• Nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e);
• Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e);
• Manifesto de documentos fiscais eletrônico (MDF-e);
• Carta de correção eletrônica (CC-e);
• Código identificador da operação de transporte (CIOT).

Escolha um software especializado para a gestão dos documentos eletrônicos

A forma mais consistente de fazer essa gestão é contar com softwares especializados, desenvolvidos especificamente para isso. Quanto mais funcionalidades eles tiverem, mais fácil e assertiva será a administração dos documentos eletrônicos. É essencial que esses sistemas apoiem o serviço de mensageria com a geração, a emissão, a recepção e o armazenamento de todos os arquivos de maneira segura.

Além disso, é interessante que a própria solução faça a conciliação de entrada de documentos, tanto da lista da Secretaria da Fazenda (Sefaz) quanto dos demais processos envolvidos. Desta forma, ganha-se tempo com os procedimentos, pois não é necessário fazer digitações repetitivas, e aumenta-se a credibilidade, já que tudo é feito automaticamente e sem intervenções, praticamente anulando a possibilidade de ocorrerem erros.

Muito mais vantagens

As vantagens não se resumem a essas duas que citamos. Usar um software para a gestão eletrônica de documentos traz muitos benefícios ao seu negócio, independentemente do tamanho e do segmento de mercado em que ele está inserido. Olha só:

• Elimina a dependência do e-mail: Por ser tudo automatizado, acaba a dependência do e-mail e a necessidade dos apelos junto aos fornecedores e parceiros para o envio dos documentos;
• Identifica fraudes: Ao capturar as notas fiscais diretamente da Sefaz, o próprio sistema identifica se o CNPJ está sendo usado por terceiros para praticar algum crime, como a geração de títulos frios para compensação bancária;
• Evita penalidades: Ao custodiar e gerir 100% dos XML, o sistema também confere a autorização e a validade da NF-e junto à Sefaz;
• Armazena os documentos fiscais de forma organizada: A solução é desenvolvida para guardar as notas fiscais em banco de dados interno ou externo, deixando as informações disponíveis a qualquer momento;
• Antecipa problemas do fechamento do caixa: Por estarem todos organizados, é possível identificar com antecedência quais documentos ainda não foram lançados no sistema financeiro, evitando que sejam esquecidos;
• Disponibiliza os documentos a qualquer momento: Ao utilizar um sistema de guarda de documentos, você não precisa imprimir os documentos para guardá-los. Os documentos auxiliares de NF-e (Danfes) e os documentos auxiliares do CT-e (Dactes) estarão sempre disponíveis para impressão.

Já deu para perceber que contar com um sistema de gestão de documentos eletrônicos pode fazer a diferença para o seu negócio, não é mesmo? Então conte conosco para ajudá-lo! Nós temos a solução ideal para este tipo de gestão, que atende os processos de compra, venda, logística e transporte. Estamos à disposição para atendê-lo: clique aqui e entre contato conosco.00