A nota fiscal é o principal documento fiscal em operação. Ela tem a missão de registrar os dados de compras e vendas de produtos e serviços em todo o país e, com base neles, facilitar o recolhimento de impostos. Não há como fugir dela, pois está presente na vida das pessoas de diferentes formas, como nos comprovantes das compras no varejo, por exemplo. Por isso, é essencial conhecer e entender como funcionam as obrigações fiscais ligadas à nota fiscal.
Para cumprir com todos esses compromissos é fundamental que as empresas contem com uma gestão fiscal eficiente , para estarem sempre em dia com a legislação, seja para gerar a nota fiscal, seja para armazená-la adequadamente. Toda essa dedicação ficou ainda mais necessária com a chegada da nota fiscal eletrônica (NF-e).
A NF-e foi implantada para tornar a emissão, o gerenciamento e o arquivamento dela mais prático para as empresas. No entanto, essa facilidade passou a exigir ainda mais cuidado com esses procedimentos, já que a NF-e facilitou também a fiscalização. Por isso a necessidade de conhecer e cumprir as obrigações fiscais, evitando, assim, multas e sanções.
As obrigações fiscais e suas penalidades
- Emitir a nota fiscal – É obrigatório para qualquer empresa. Para aquelas que ainda não estão emitindo, a multa é de 50% do valor da operação, e para o destinatário, 35% do mesmo valor. O cliente também é responsável pela má conduta do fornecedor, por isso o consumidor deve sempre exigir a nota fiscal.
- Enviar a nota ao consumidor – Não basta gerar a NF-e, ela precisa ser enviada ao comprador do produto ou do serviço. Deixar de fazer isso rende multa de 50% do valor da venda.
- Verificar as informações na NF-e e no Danfe – É preciso conferir se as informações da NF-e e do Danfe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica – uma representação em papel da NF-e que deve acompanhar o trânsito de mercadorias) estão iguais. Se houver divergências, a empresa terá que pagar o equivalente a 100% do valor da operação como multa.
- Cumprir os prazos do Sped Fiscal – O Sped exige que o arquivo digital que reúne todos os documentos fiscais e as informações afins seja enviado dentro do prazo estipulado. Não fazê-lo, além de render multa, impede a empresa de participar de licitações e demais concorrências públicas.
- Descrever os tributos incidentes nas operações – Desde 2015, as empresas tem que discriminar na nota fiscal os tributos relativos às operações de venda de mercadorias ou prestação de serviços. Quem não cumprir a regra está sujeito a penalidades como multa, apreensão e proibição de fabricação de produtos e suspensão temporária de atividades.
- Guardar as NF-e por, pelo menos, cinco anos – Este é o período que a Receita Federal tem para fiscalizar as obrigações relacionadas às NF-e. Elas devem ser armazenadas em formato XML , pois as notas impressas não são mais válidas. Se os documentos não forem apresentados quando solicitados, a pena é de detenção de seis meses a dois anos e multa de duas a cinco vezes o valor do tributo devido.
Já deu para perceber que armazenar e gerenciar de forma eficiente as notas fiscais é essencial para o bom andamento dos negócios, não é mesmo? Então venha falar conosco e conhecer soluções ideias para a gestão dos seus documentos ficais!
