Nas últimas décadas houve uma grande evolução tecnológica que criou soluções versáteis para muitos problemas da vida moderna. Dentre as suas inúmeras soluções, a tecnologia nos trouxe o mundo digital, em que a necessidade do uso de papel impresso foi reduzida exponencialmente. O envio de cartas, por exemplo, foi substituído pelo email; os extratos bancários, contas e outros documentos não precisam mais necessariamente ser impressos, não é mesmo? Você pode acessar praticamente tudo o que quiser através da tela de um computador ou smartphone. Além de ser mais prático, é também mais sustentável.
Infelizmente, ainda existem ramos onde o uso do papel continua sendo um forte hábito. A impressão de documentos, contratos, folhas de pagamento, ponto de funcionários, relatórios, escalas de trabalho, entre tantas outras impressões do cotidiano de uma empresa comum, quando não são geridas adequadamente, podem elevar o custo operacional de forma exorbitante, diminuindo até mesmo a rentabilidade do empreendimento. Por isso é muito importante fazer uma gestão inteligente a respeito da forma como a sua empresa lida com as suas impressões, para evitar o desperdício de recursos como papel, tinta e outros suprimentos para impressoras, e evitar gastos desproporcionais.
Continue lendo o texto para saber como economizar em até 30% os seus custos com impressão!
O que fazer para reduzir os meus custos de impressão?
Através de todo o avanço em tecnologia nas últimas décadas, vivemos atualmente em uma realidade onde as pessoas valorizam o visual. Entretanto, ainda há uma forte necessidade daquilo que é palpável, que se poder tocar, e por isso os custos com impressão permanecem elevados. Além deste motivo, um dos principais fatores que faz com que os custos de impressão sejam altos em uma empresa é a dificuldade de controlar certos aspectos em relação ao que cada usuário pode ou não imprimir.
A primeira decisão a ser tomada para que você possa reduzir os seus custos de impressão:
Quanto você pretende economizar com impressão?
A NDD pode oferecer soluções diferentes que se adequem de acordo com o perfil de sua empresa, equilibrando economia, qualidade e quantidade. Como citamos acima, existem aspectos relevantes que tornam o custo de impressão elevado, mas se forem bem geridos, a sua empresa pode otimizar os seus custos em pouco tempo e sem muito esforço.
- Políticas de Impressão:
Com a utilização das soluções propostas pela NDD, você passará a definir como cada usuário poderá imprimir (rascunho, P&B, duplex, alta qualidade, entre outros). Você pode autorizar ou bloquear o tipo de impressão de não somente um usuário específico, como de todo um departamento de acordo com as suas prioridades.
- Cotas de Impressão:
Você poderá definir também a quantidade de páginas que usuário ou departamento irá imprimir e passa a ter o poder de estabelecer os parâmetros de quantidade de impressão. Por exemplo: pode limitar o gasto com impressão de um departamento em R$ 50,00 ao mês; limitar a impressão 250 páginas por mês, além de também estabelecer a quantidade páginas a serem impressas de acordo com o seu tipo (colorida, P&B, etc).
- Releaser:
O usuário somente poderá imprimir mediante a uma solicitação no sistema, o que proporciona mais controle de suas impressões, evita desperdícios com folhas impressas sem necessidade e posteriormente descartadas, elimina a possibilidade de um usuário enviar uma impressão grande (500 páginas ou mais) para uma impressora de pequeno porte, além de outros problemas decorrentes semelhantes.
Como e o que posso gerir nas políticas de impressão da minha empresa?
Toda a gestão do sistema de outsourcing de impressão pode ser realizada 100% online, ou seja, você poderá definir as políticas e cotas de impressão a qualquer hora e em qualquer lugar onde estiver de forma segura, eficaz e sem a necessidade de um suporte técnico. Além de também restringir características específicas e minuciosas em cada folha a ser impressa.
Você poderá controlar os seguintes fatores das impressões:
- Horário
- Aplicativos (Power Point, Excel, Word, etc)
- Título
- Palavras
- Dimensões do Papel
- Qualidade de Impressão
- Tamanho do arquivo
- Cor
- Duplex
- Total de Páginas
Por exemplo: você pode limitar um usuário ou departamento específico de sua empresa a não imprimir nenhum documento colorido que contenha a palavra “Faturamento”, no programa Excel depois das 17 horas.
