Manter a logística de um outsourcing de impressão pode parecer simples à primeira vista. Presume-se que os ganhos de escala e em produtividade por volume de serviços sempre justificam os investimentos necessários. Os custos associados à gestão de um outsourcing, entretanto, são desafiadores e a logística é bastante complexa.

A manutenção de estoques e a própria logística incorrem em elevados custos, diretos ou indiretos. Esses custos, se não forem adequadamente gerenciados, podem ser grandes o suficiente para comprometer a lucratividade de um ou mais contratos de outsourcing.

Os custos diretos são aqueles necessários para a compra de material, como folhas, maquinário, toners, etc. Já os custos indiretos, que não se relacionam diretamente com os produtos ou serviços comercializados, e sim à operação como um todo, são mais suscetíveis à qualidade da gestão realizada.

Dentre alguns dos tipos de custos indiretos que devem ser considerados na gestão de um outsourcing, podemos destacar:

• Custos de oportunidade: um estoque de segurança superdimensionado pode gerar um custo à empresa, associado ao capital parado sem necessidade naquele momento. Esse capital, além de deixar de ser utilizado para outras finalidades, pode ainda vir com um custo de captação junto ao mercado financeiro, dependendo do fluxo de caixa e da saúde financeira da empresa.
• Custo dos riscos: produtos armazenados estão sujeitos às mais diversas situações. Podem ser furtados, sofrer desvios por parte de funcionários desonestos, danificarem-se devido a condições inapropriadas de armazenamento, ou a incidentes de natureza climática (alagamentos, condições extremas de temperatura, etc.).
• Custos de fornecimento: muitas vezes, para se obter condições favoráveis numa negociação junto a um fornecedor, é preciso se arcar com certos volumes que podem gerar um custo adiantado para a empresa mais alto do que seria o ideal. Outra despesa comum é o custo de desenvolvimento de um fornecedor, que pode ser mais oneroso durante o início do relacionamento.
• Custo de quebra de estoque (SLA): ao firmar contratos de outsourcing, a empresa assume certos compromissos de prazo de atendimento e de entrega de equipamentos ou suprimentos, que, se quebrados, geram multas. Isso pode ocorrer se não houver o estoque apropriado ao atendimento dos contratos existentes.

Tendo em vista todos esses custos, é essencial que as empresas de outsourcing façam um excelente planejamento e monitoramento de seus estoques. A melhor forma para isso, sem dúvida, é a utilização de um sistema de gestão de suprimentos e demanda. Com a utilização de um sistema desses, a empresa não só consegue planejar e controlar melhor seus próprios estoques, mas também monitorar os disponíveis nos próprios clientes, acompanhando o consumo conforme ele ocorre. Essa capacidade representa um grande diferencial na gestão dos contratos existentes.

Com um acompanhamento tão próximo, torna-se mais simples avaliar o consumo histórico e projetar os níveis de estoque adequados e os momentos corretos para a compra de cada tipo de material, sem prejudicar o bom andamento dos contratos e evitando o estoque excessivo de materiais.

Sua empresa de outsourcing monitora de forma adequada o consumo de materiais e suprimentos? Compartilhe conosco suas experiências sobre o tema através dos comentários abaixo.