A migração das obrigações em modelo físico para eletrônico resultou no controle muito maior por parte da fiscalização para com as empresas. E, como já falamos aqui, não se adequar pode gerar diversos problemas, inclusive penalidades que começam com notificações, concedendo prazo para que os contribuintes regularizem determinada situação. No entanto, dependendo da inadequação do documento eletrônico, o Fisco poderá enquadrar o ato como um crime contra a ordem tributária, de acordo com a Lei 8137/1990 do Código Penal Brasileiro. Por isso que é fundamental que as empresas se adequem da melhor forma ao cenário para não serem autuadas.

O formato eletrônico trouxe mais segurança, principalmente para o governo fiscalizar, mas isso não significa que para os setores fiscais das empresas a tarefa de manter o processo limpo e organizado tenha mudado. Continua se tratando de um desafio diário, que requer muito cuidado ou: a falta de conhecimento sobre a situação tributária de cada item pode gerar passivos fiscais monstruosos.

Pensando nesse cenário, preparamos 3 formas de reduzir o passivo fiscal começando pelos documentos de entrada, veja:

Automatize os processos

A automatização de processos torna tudo mais simples, rápido e seguro no setor fiscal de uma empresa. Como? Organizando as etapas do processo de lançamento e manifesto de notas, por exemplo. Se a empresa tem as etapas mapeadas e cadastradas para acontecerem de forma automática, isso reduzirá trabalho de pessoal (e principalmente tempo dos colaboradores) e também a possibilidade de passivo fiscal e falha humana.

Manifestar-se sobre cada operação pode ser um processo moroso, visando reduzir o desperdício de tempo e pessoal, é necessário uma solução que aplique o processo automático de manifestação do destinatário da seguinte forma: manifestação positiva – toda vez que uma nota for escriturada (lançada) no ERP, a solução interpreta que essa operação ocorreu e que a nota não possui nenhuma pendência, dessa forma é enviada para a SEFAZ a manifestação “Confirmação da Operação”. Em contraposição, se a nota foi recepciona e não foi escriturada no ERP em um determinado intervalo de tempo, é enviada para a SEFAZ a manifestação negativa “Operação não realizada”.

Ou seja, automatizações ampliam as possibilidades de fazer melhorias no setor fiscal, ao mesmo tempo que previnem erros humanos e falhas no meio do processo de conhecimento/manifestação de um documento.

Tome ações com base no controle dos processos

A falta de controle de processos, infelizmente, é comum dentro de muitas empresas, configurando dificuldade na gestão, já que o rastreio dos documentos fica impossibilitado. Mas, imagine um cenário em que a empresa tem total visão do andamento e das situações de documentos eletrônicos e, assim, pode tomar decisões estratégicas baseadas em dados e % que serão destinados em documentação. Neste cenário, é possível tomar decisões com base no controle de processos, correndo menos riscos de perder investimento e mais chance de tomar as melhores decisões.

Se a empresa tiver controle, poderá assegurar itens como:

• Indicadores sobre comportamento de participantes da operação (empresas/ fornecedores)
• Indicadores da operação
• Identificação da saúde fiscal da empresa
• Planejamento coerente com a realidade
• Auditoria interna de processos
• Redução de condutas fraudulentas
• Possibilidade de consulta
• Redução de falhas
• Redução de custos operacionais
• Controle de entrada/conferência de mercadoria
• Controle e precisão orçamentária (Redução de riscos com passivo fiscal)

Pense: o que acarreta a não escrituração de um documento fiscal? Pois é, sonegação fiscal. Ninguém quer passar por isso, portanto, é preciso ter controle dos processos.

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Tenha visão geral

Para ter visão ampla dos processos e implantar melhorias de verdade é necessário também aproveitar ao máximo o potencial dos recursos que já se tem dentro da empresa. Por exemplo; potencializar as competências das equipes para que tenham confiança em agilizar processos, e/ou integrar novas ferramentas ao ERP da empresa, podendo capturar informações e transformá-las em indicadores para a tomada de decisão. Podemos citar o processo de gestão de pedidos que possibilita um controle total dos itens comprados e recepcionados pela empresa.

Para fechar nossas recomendações, lembramos que podemos ajudar sua empresa a obter o máximo de clareza e saúde fiscal. Saiba como aqui!