Soluções desta área resultam em mais produtividade e organização rumo à transformação digital
Organizar fluxos e processos é uma das estratégias adotadas pelas companhias para aumentar a sua produtividade. Para tal, a padronização é um dos caminhos fundamentais e precisa ser adotada nas atividades mais simples, como a maneira de salvar documentos digitalizados e caminhar em direção à transformação digital.
Como mostramos recentemente, o mercado de MPS (Managed Print Services) prevê uma expansão considerável para os próximos anos, inclusive agregando novos serviços e funcionalidades aos contratos. Para conseguir se manter competitivo, há, então, a necessidade de acompanhar essas tendências.
Embora tenha um conceito distinto de um outsourcing de impressão – já que vai na contramão, digitalizando documentos em um alinhamento com os direcionamentos de sustentabilidade –, trata-se um mercado no qual esses players se posicionam e oferecem soluções definitivas para os clientes finais.
Muito além da digitalização
Como mencionamos anteriormente neste artigo, uma estratégia bem definida de digitalização é fundamental do ponto de vista da gestão de uma organização.
Imagine se cada colaborador definir o nome e onde salvar cada documento? Torna-se quase impossível encontrá-los, quando houver necessidade. Esse cuidado precisa ser tomado em todos os setores: de notas fiscais, comprovantes de compras e vendas, recursos humanos, entre outros.
Por isso, as soluções propostas pelos provedores de outsourcing para os clientes finais devem mostrar este tipo de vantagem. Em última análise, a padronização de digitalização – seja para um colaborador ou para um departamento – permite que as informações estejam centralizadas no local adequado e dão mais produtividade ao dia a dia: afinal de contas, ninguém gosta de perder tempo em atividades que podem ser automatizadas.
Nesse sentido, é importante que haja esse tipo de configuração, garantindo que a organização dos documentos digitais se mantenha, independentemente do equipamento usado – respeitando apenas os critérios do colaborador ou departamento.
O primeiro passo para a transformação digital
Muitas organizações esperam competir em um ambiente de transformação digital, mas sofrem com inúmeros aspectos, entre eles a dificuldade em estruturar os seus documentos. Em muitos casos, a principal limitação está em não contar – ou desconhecer – a solução adequada para a sua necessidade.
No momento de escolher por um sistema para auxiliar nessa tarefa, é importante levar em conta alguns aspectos:
Personalização – A padronização das configurações deve ser customizada, com base no acesso do usuário. Ou seja, cada colaborador terá um salvamento específico – ou a possibilidade de selecionar o diretório. Detalhes como frente e verso, orientação do documento e cor podem ser fixados ou selecionados no ato da digitalização.
Qualidade – Entre os aspectos de customização estão alguns detalhes que não podem passar despercebidos. Deve-se estabelecer padrões de qualidade, que devem ser seguidos sempre. Isso é importante do ponto de vista da guarda dos documentos e do armazenamento das informações digitais (pensando no espaço necessário para backup e arquivos).
Integração – É importante que esses dados sejam integrados aos sistemas usados pelas empresas, seja o ERP ou outros softwares de gestão.
Mobilidade – Em um universo de ambientes de trabalho híbridos, a mobilidade é fundamental. Se a solução tiver aplicações mobile, capazes de digitalizar documentos a partir da câmera do celular, trata-se de um diferencial importante para o cliente final.
Segurança – Esses dados serão salvos em diretório local, na nuvem ou em ambos? Em um contexto de LGPD, é importante proteger as informações, conforme estabelece a legislação.
Em um ambiente de competição, ganhar tempo e produtividade nas pequenas coisas, como a digitalização de documentos, pode se tornar o diferencial de um negócio. Colaboradores mais focados em atividades estratégicas, com organização definida e informações centralizadas nos diretórios corretos, são o princípio de um processo de inovação e gestão bem definido.
