Ter sucesso é fundamental em momentos de dificuldade financeira, o que é possível, quando falamos de gestão de outsourcing, com um monitoramento adequado, que dê tranquilidade e não afete o desempenho para o cliente
Em tempos de dificuldade financeira, muitos negócios voltam os seus olhos para as questões internas para encontrar meios de reduzir custos. Nem sempre o foco está necessariamente em eliminar tarefas, reduzir contratos ou diminuir a operação, mas em identificar pontos de melhoria para garantir qualidade e efetividade. Isso é possível melhorando a gestão de um outsourcing de impressão com o apoio de uma consultoria estratégica.
Diante desse cenário, o foco dessa parceria está em quatro elementos-chave: o monitoramento de dados, o acompanhamento de indicadores, a gestão de suprimentos e o fechamento. Esses quatro elementos permitem ter informações suficientes para fazer uma gestão inteligente do outsourcing em tempos de crise em uma relação positiva entre os provedores de outsourcing e o propósito dos seus clientes com a adoção dessa solução.
Com mais controle e dados precisos de suas operações, as decisões se tornam mais simples de serem executadas. Mais do que isso: é possível ajustar a realidade do negócio ao uso dos recursos de outsourcing.
Veja, abaixo, os quatro pilares oferecidos pelo NDD Copiloto que resultam em benefícios para os clientes e tornam mais simples a operação do outsourcing de impressão:
Monitoramento de dados
– Mapeamento de processos e busca por oportunidades de melhoria;
– Recomendações de configurações de maneira que sejam aderentes a cada tipo e aos propósitos das organizações;
– Otimização de processos dentro dos clientes;
– Priorização de clientes críticos, que exigem mais cuidado e atenção;
– Capacitação e orientação de analistas envolvidos no processo;
– Monitoramento de performance.
Gestão de suprimentos
– Análise preditiva de suprimentos, baseada no gasto médio, simplificando o planejamento de insumos;
– Otimização de compra e envio de estoques;
– Garantia de existência de estoque, impedindo que ocorram rupturas que afetem o dia a dia do cliente.
Informações para fechamento
– Recomendação para otimização de uso de toners, um dos custos mais elevados para um outsourcing e insumo importante para o cliente;
– Capacitação e orientação por parte dos analistas envolvidos;
– Otimização de processos dentro dos clientes, impedindo deslocamentos desnecessários por parte do provedor;
– Fechamento mais ágil, confiável e otimizado, com informações atualizadas.
Acompanhamento de indicadores
– Obtenção de dados de valor, que permitem analisar o desempenho da solução;
– Emissão de alertas de forma proativa, de acordo com as configurações;
– Acompanhamento de metas e resultados por meio de dashboards exclusivos e dinâmicos, simplificando a realização de análises sobre o rendimento do outsourcing.
Quais os resultados de uma consultoria estratégica?
Esses quatro pontos – monitoramento de dados, gestão de suprimentos, informações para fechamento e acompanhamento de indicadores – permitem a administração de um outsourcing de forma inteligente, de acordo com os propósitos do cliente e otimizando os recursos humanos e tecnológicos do próprio provedor, a partir de relatórios assertivos baseados em informações confiáveis.
No caso de um momento de crise, como o que se vive atualmente, a possibilidade de monitorar e acompanhar indicadores permite que o serviço continue operando, mesmo que com novos parâmetros voltados à redução de custos: seja na qualidade dos documentos, impressão em frente ou frente e verso, entre outras diversas possibilidades para reduzir gastos sem afetar o core da solução.
Além disso, o envolvimento de uma consultoria estratégica resulta em informações complexas de serem obtidas por outros meios: como o seu outsourcing desempenha na comparação com outras companhias do setor? A presença de profissionais especialistas, familiarizados com as boas práticas do outsourcing, permite entender a performance da solução em relação à média do setor.
A expertise e conhecimento desses profissionais auxiliam em um benchmarking do outsourcing, compreendendo se os níveis esperados de performance e de economia estão sendo atingidos, especialmente na comparação com concorrentes ou empresas com um mesmo perfil de negócio.
A consultoria estratégica também auxilia a compreender os movimentos do mercado e as funcionalidades esperadas pelos clientes, especialmente em ambientes de trabalho híbrido ou com a prevalência de home office.
