Sucesso nesta etapa garante bons rendimentos ao outsourcing de impressão e a satisfação do cliente final, que terá seus equipamentos em plena operação
A base de um serviço de outsourcing de impressão é a capacidade de realizar o monitoramento de impressoras. Em uma de suas definições no dicionário, o verbo monitorar traz dois possíveis sentidos: “rastrear, medir e/ou analisar” e “vigiar, verificar, visando a determinado fim”. Trata-se de uma qualidade determinante para um outsourcing de impressão: vigiar um parque de impressão em sua plenitude.
Acompanhar o uso de cada dispositivo, permite ter uma visão individual e completa do negócio: as informações de cada impressora somam um conjunto de dados que possibilita ao provedor ter uma percepção completa do parque de impressões. Dessa maneira, é possível tomar decisões mais inteligentes, assertivas e estratégicas.
Cada centavo gasto por uma empresa em uma impressora é um recurso que poderia ser destinado a outro fim, tornando a companhia mais competitiva – ainda mais em tempos de crise. Por isso, a análise precisa ser feita individualmente, sobre cada dispositivo, e de forma global também, permitindo um parâmetro completo do funcionamento do parque de impressão.
Na prática, isso gera benefícios para o provedor, que consegue atuar de maneira mais inteligente, e para o cliente, que tem seus dispositivos sempre em operação quando há a necessidade. Para tornar o monitoramento de impressoras mais eficiente, vamos abordar algumas etapas deste processo. Antes disso, vamos falar do tripé para o sucesso de um monitoramento de impressoras:
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– Um olhar sobre a contabilização
Os contadores são usados para verificar o volume de páginas que estão sendo impressas. A soma de cada dispositivo permite determinar a volumetria de um parque de impressões. Isso torna possível elaborar contratos mais alinhados à realidade e saber exatamente os custos relacionados ao consumo de papel e outros insumos, especialmente os toners.
– Eventos
Quando se sabe o volume impresso via monitoramento de impressoras, torna-se mais simples fazer planejamentos preditivos em relação a eventos que fujam do padrão, como as manutenções. Os reparos, independentemente de preventivos ou restauradores, costumam englobar os contratos de um outsourcing de impressão.
O alerta de eventos pode indicar problemas diversos: falta de insumos (papel ou toner), se a impressora parou de se comunicar com o sistema ou mesmo se não está sendo usada no parque de impressão, algo que pode ser reajustado no contrato.
Diante dessa situação, pode-se estabelecer mecanismos de manutenção dentro do ciclo de uso do equipamento. Esse cuidado evita uma situação desconfortável: falhas que impedem o cliente final de usar os seus equipamentos, algo que contraria o propósito de um outsourcing de impressão, e permite otimizar a troca de dispositivos com antecedência.
– Gestão de suprimentos
No caso do abastecimento das impressoras, os suprimentos são um custo variável de difícil gestão e que depende em sua totalidade da capacidade de monitoramento do parque. O sucesso dos contadores e dos eventos permite otimizar o uso dos toners e a garantia de que o contrato terá o seu maior rendimento.
A gestão de dados atualizados – obtidos pelo uso real de cada dispositivo – aumenta o sucesso das previsões e de obter o melhor rendimento de cada impressora.
Quais os cuidados no monitoramento?
Existem alguns cuidados que precisam ser tomados para garantir que esse tripé, cujo fundamento principal é o acompanhamento das impressoras, funcione de maneira efetiva:
- Tecnologia – Uma das bases para o sucesso é o uso de uma solução capaz de fazer a contabilização de todas as impressoras usadas por uma empresa, independentemente de sua localização, marca ou situação específica.
- Estruturação da equipe – É preciso destacar um volume de pessoas que fiquem focadas no monitoramento desses dados. Eles têm um papel determinante para otimizar custos relacionados às manutenções (e logísticos) e ainda, aperfeiçoar a aplicação de suprimentos. Qual o tamanho da equipe? É preciso avaliar cada contrato individualmente, assim como capacitá-la para a tarefa.
- Solução de falhas do dia a dia – Soluções tecnológicas e pessoas podem falhar. O diferencial está em encontrar soluções de maneira rápida. Na escolha da tecnologia, é preciso levar em consideração as marcas de impressoras e a compatibilidade da solução aos dispositivos.
O monitoramento é a sustentação para os bons resultados de um outsourcing de impressão. Em muitos casos, as empresas se mostram receosas por não ter 100% do parque de impressões acompanhados, especialmente com a descentralização dos postos de trabalho. No entanto, esse investimento é extremamente necessário para beneficiar tanto o provedor, quanto o cliente final.
